Kezelje könnyedén és biztonságosan adatait.

Áttekintés

A vállalati tartalomkezelés - azaz az ECM - a szakemberek által 2005-ben definiált kifejezés, amely versenyben áll más fogalmakkal, mint például az EDRMS vagy az EIKR. Az irodalomban számos további dokumentumkezeléssel kapcsolatos kifejezés található,mint például: Az ECM, az EDRMS, az EIKR, a DM, a KM stb., melyeket inkább a marketing szabályok befolyásolnak, nem pedig objektív okok.

Az OpenKM egy ECM szoftver, habár mi az EDRMS (Enterprise Document and Record Management System) kifejezést részesítjük előnyben, a marketing világban talán kevesebb sikerrel, de véleményünk szerint ez a megfogalmazás sokkal pontosabb és reprezentatívabb.

Enterprise Content Management ( tartalomkezelő rendszerek ) célja:

  • Eszköz, amely támogatja a vállalati stratégiát.
  • Vállalatirányítási folyamatok egyszerűsítése.
  • Tartalom rögzítése, kezelése és megőrzése.
  • Lehetővé teszi a nem strukturált információk kezelését akár a teljes életciklus során.
  • Szervezeten belüli együttműködés mechanizmusai vagy eszközei.
  • Üzleti folyamatok kezelése a Workflow vagy BPM megoldások segítségével.
  • Szolgáltatásokat kínál számos információkezelési folyamat számára.

Előnyök

A Vállalati Tartalomkezelő Rendszer - azaz ECM szoftver - olyan kifejezés, amely ötvözi a dokumentumkezelést, az iratkezelést, a keresést, az együttműködést, a munkafolyamatokat, az adatgyűjtést, a digitális átalakítást, az elektronikus aláírást, az űrlapkezelést, a digitalizálást és a digitális vagyonkezelést (DAM).

A vállalati tartalomkezelő rendszerek - ECM szoftver - elsősorban az információk életciklusának kezelésére irányulnak a kezdeti létrehozástól, az archiváláson keresztül - az információk tárolása - és végül annak hatályának lejártáig.

A Vállalati Tartalomkezelés segít Önnek:

  • Egyszerűsíteni a vállalati információtartalom kezelését.
  • Egyszerűsíti a tárolási folyamatokat.
  • Globális és központosított biztonsági modellt állít fel az információk számára.
  • Egyszerűsíti és fejleszti az üzleti folyamatokat.
  • Meghatározza a megőrzésre, továbbításra és a megsemmisítésre vonatkozó irányelveket.
  • Támogatja a rendszerek közötti kapcsolatokat.
  • Elhárítja az akadályokat, melyek lehetetlenné tették a dokumentumok megosztását.
  • Költséghatékony.
  • Univerzális hozzáférést biztosít a tárolt információkhoz.
  • Növeli a szervezet hatékonyságát.
  • Könnyíti az információ ellenőrzésének folyamatát a szervezeten belül.
  • A Workflow-k segítségével egyszerűsítheti és kezelheti folyamatait.
  • Segít a vállalati kultúra kialakításában, amely a kölcsönös támogatásra és hatékonyságra épül.
  • Eszközöket biztosít az emberek és folyamatok eléréséhez.

"The process of automatic digitalization of invoices and their electronic distribution to our customers has allowed them to recover the investment quickly, reorganize the human resources in other task more productive and to be more respectful with the environment".

Telecom szolgáltató.

Az OpenKM segít a folyamatok minőségének és következetességének optimalizálásában, az iránymutatások automatizálásában, és segíti a szervezetet az eredmények kezelésében (információkezelés).

Az OpenKM-et kifejezetten a vállalat számára kritikus tartalom kezeléséra és a szabályozásoknak való megfelelésre fejlesztették ki.

Jellemzők

File plan

A File Plan modul egy átfogó tervet biztosít, amely magában foglalja a kialakítandó aktákat, a szervezet fájljait, az fájlok helyét, fájlátviteli instrukciókat, fájl megőrzésére és diszpozíciójára vonatkozó utasításokat és az akták kezelésére vonatkozó egyéb hatékony útmutatásokat.

Az openKM egy olyan aktakezelő szoftver, amely meghatározza, hogy a létrehozott vagy már létező aktákat, hogyan érdemes szervezni. Gyakorlatilag egy "térképet" ad arról, hogy melyik szervezet milyen aktákat alakított ki és tart karban, illetve, hogy meddig kell azokat megőrizni és milyen törlési eljárás alkalmazható.

Kollaboráció

  • Hozzáférés több eszközről. (web alapú tartalomkezelés)
  • Feladatkezelés.
  • Naptár.
  • Fórum.
  • Wiki.
  • Jegyzet és annotáció a dokumentumon.
  • Kollaboratív szerkesztési lehetőség.
  • Elektronikus aláírás.
  • Űrlap feldolgozás.

Modulok

  • Multitenant.
  • Email archiváló.
  • Digitális aláírás és kriptográfia.
  • Integrált folyamat motor.
  • Nyomda ( Vízjel ).
  • Jelentést készítő motor.
  • Kereső motor.
  • Digitális transzformáció.

Automatikus csoportosítás

Az OpenKM-ben a feladatok dokumentumokhoz kapcsolódó eseményeken alapulnak - mint például tűzfal paradigma koncepció, szabályérvényesítés, műveletvégrehajtás - segít az üzleti logika automatikus felállításában. A kapcsolódó események alapján beállíthatja a vonatkozó szabályokat, például dokumentum áthelyezhezése az új rendeltetési helyre, biztonsági irányelvek ódosítása vagy akár dokumentum transzformációt hajthat végre (pl. dokumentum konvertálása PDF formátumba a 4. csoportos tömörítéssel). Az OpenKM plug-in architektúrájának köszönhetően könnyen bővíthető a megoldás.

Automatikus metaadat rögzítés

Az OpenKM Zone OCR lehetővé teszi az adatgyűjtést és -feldolgozást. Úgy került megtervezésre, hogy bármilyen struktúrájú dokumentumfolyamatot üzleti használatra kész adatokká alakítson. Az OpenKM architektúrájának köszönhetően üzleti technológiákkal is integrálható a megoldás mint például: Abby Flexicapture, Kofax, Cognitive Forms (többek között).

Üzleti tevékenységek csoportosítása

Az üzleti tevékenységek osztályozása hatékony eszköz, amely elősegít az üzleti tevékenység és az akták kezelésével kapcsolatos számos folyamatban:

  • Különböző akták közötti hivatkozások kialakítása.
  • Biztosítja, hogy az akták az idő elteltével is konzisztens módon kerüljenek elnevezésre.
  • Segít egy adott funkcióra vagy tevékenységre vonatkozó összes akta lekérésében.
  • Meghatározza az aktákhoz való biztonságos hozzáférést.
  • Felhasználói engedélyek kiosztása az akták az azokkal kapcsolatos műveletek elvégzéséhez.
  • Az akta kezelésére vonatkozó irányelvek meghatázoása.
  • Akták csoportosítása.
  • Megőrzésre és a diszpozíciós műveletekre vonatkozó szabályok meghatározása.

Verziókezelés

A verziókezelés a dokumentumok módosításait,valamint azok új példányként való rögzítését jelenti. A változásokat általában egy szám- vagy betűkód jelöli, amelyet "verziószámnak" hívunk. Minden egyes módosításhoz időbélyeg és a változást végrehajtó személy társul. A javítások grafikusan összehasonlíthatók és visszaállíthatók.

Kapcsolat

REST, SOAP és CMIS Webszolgáltatások

Támogatott protokollok: CIFS, FTP és WebDAV.

Az OpenKM könnyedén és gyorsan integrálható harmadik féltől származó alkalmazásokkal.Elérhető integrációs megoldások: Bonitasoft BPM, Microsoft Office, Vtiger.

Speciális előnézet

Az OpenKM speciális előnézetet biztosít az AutoCAD és a DICOM kiterjesztásű fájlok megtekintéséhez. Az OpenKM architektúrájának köszönhetően könnyen kiterjeszthető más formátumokra is.

Naplózás

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer teljes és konfigurálható audit trail funkciót tesz elérhetővé. Ez lehetővé teszi, hogy dokumentált bizonyítékkal rendelkezzen azon tevékenységek sorozatáról, amelyek érintenek egy adott műveletet, eljárást vagy eseményt.

Integráció

Az OpenKM könnyedén és gyorsan integrálható harmadik féltől származó alkalmazásokkal.Elérhető integrációs megoldások: Bonitasoft BPM, Microsoft Office, Vtiger.

Kapcsolatfelvétel

Általános információk

Respondeo Kft.

Email:
email
Telefonszám:
+36 20 449 0363 ( Hungary )
Központ:
H-9061, Vámosszabadi, Újtelep Utca 30.

Hungary: Kérlek hívj +36 20 449 0363.
Munkarend:
Hétfő - Péntek: 08:00 - 16:00 CEST sürgős segítség kérése. Jelenleg Szombat 18:15 pm óra van itt: Győr-Moson-Sopron, Magyarország.

OpenKM világszerte:

China: https://www.openkm.cn
France: https://www.openkm.fr
Germany: https://www.openkm.de
Hungary: https://www.openkm.hu
Indonesia: https://www.openkm.id
Italy: https://www.openkm.it
Malaysia: https://www.openkm.my
Middle East: https://www.openkm.me
North Africa: https://www.openkm.me
Poland: https://www.openkm.pl
Serbia: https://www.openkm.rs
Spain: https://www.openkm.com
USA: https://www.openkm.us