Alakítson ki hiteles, megbízható és könnyen használható aktákat

Áttekintés

Az OpenKM támogatja az aktakezelést. A vállalati tartalomkezelés - azaz az ECM - a szakemberek által 2005-ben definiált kifejezés, amely versenyben áll más fogalmakkal, mint például az EDRMS vagy az ERMS. Az irodaloman számos dokumentumkezeléshez kapcsolódó kifejezés található még, mint pl.: ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM.

Mi sokkal inkább az EDRMS (Enterprise Document and Record Management System) kifejezést részesítjük előnyben, talán a marketing világában kevésbé sikeres, de nézőpontunk szerint sokkal reprezentatívabb és kifejezőbb.

Az akta menedzsmentben az információkezelés: a vezetés olyan területe, amely felelős az iratok/akták létrehozásának, átvételének, karbantartásának, felhasználásának és diszpozíciójának hatékony és szisztematikus ellenőrzéséért, ideértve az üzleti tevékenységekkel és tranzakciókkal kapcsolatos bizonyítékok és információk begyűjtésének és megőrzésének folyamatait is. Az akták olyan információkat tartalmaznak, amelyeket egy szervezet vagy személy bizonyítékként és információként hozott létre, kapott és tartott fenn, jogi kötelezettségének és az üzleti tevékenységének eleget téve.

Az aktamenedzsment szoftvermegoldások szabályozzák az aktakezelők és minden olyan személy gyakorlatát, aki üzleti tevékenységük során létrehoznak vagy használnak aktákat. Az elektronikus aktakezelés része:

  • Irányelvek és standerdek felállítása.
  • Felelősségek és hatáskörök hozzárendelése.
  • Eljárások és iránymutatások létrehozása és felállítása.
  • Információ menedzsment.
  • Az akták kezelésével és felhasználásával kapcsolatos szolgáltatások széles skáláját biztosítja.
  • Az akták kezelésére szolgáló speciális rendszerek tervezése, bevezetése és adminisztrálása.
  • Az akta menedzsment integrálása az üzleti rendszerekbe és folyamatokba.

Minden szervezetnek meg kell határoznia a tevékenységét befolyásoló szabályozásokat és a tevékenységek dokumentálására vonatkozó követelményeket. A szervezetek irányelveinek és eljárásainak tükrözniük kell üzleti folyamatokra vonatkozó szabályozásokat.

A szervezetnek akták kezelésére vonatkozó irányelveket, eljárásokat és gyakorlatokat kell kidolgoznia, dokumentálnia, fenntartania és közzétennie annak biztosítása érdekében, hogy teljesüljenek az üzleti bizonyítékokra, valamint az elszámoltathatóságra vonatkozó követelmények.

Előnyök

Az ekektronikus aktamenedzsment alapján, aktákat hozhatunk létre, őrizhetünk meg és használhatunk fel az üzleti aktivitásnak megfelelően. Ennek érdekében a szervezeteknek átfogó nyilvántartás-kezelési programot kell létrehozniuk és végrehajtaniuk, amely magában foglalja:

  • Meghatározza, hogy milyen akták kell létrehozni az egyes üzleti folyamatoknak megfelelően és milyen információkat kell ennek az aktának tartalmaznia.
  • Meghatározza, hogy milyen struktúrájú aktát kell létrehozni és milyen technológia alkalmazásával.
  • Definiálja, hogy milyen metaadatokat kell létrehozni az aktával az üzleti folyamatok révén, és hogy ezeket a metaadatokat hogyan lehet folyamatosan összekapcsolni és kezelni.
  • Akták megőrzése és idővel elérhetővé tétele az üzleti követelmények és a közösségi elvárások teljesítése érdekében.
  • Biztosítja, hogy az aktákat biztonságos környezetben és módon tároljuk.
  • Azonosítja a folyamatok, döntések és tevékenységek hatékonyságának, minőségének javítását célzó lehetőségeket.
  • Az akta megőrzésére és továbbítására (üzleti folyamatok és emberek között) vonatkózó követelményeket határozza meg és azt, hogy mennyi ideig szükséges megőrizni azokat ezen követelmények elérése érdekében.
  • Döntést kell arról hozni, hogy hogyan lehet az aktákat úgy rendezni, hogy támogassák a felhasználási követelményeket.
  • Kockázatok felmérése, amely a hiteles akta hiányából fakadva.
  • Betartja a jogi és szabályozási követelményeket, valamint megfelel az alkalmazandó szabványok és a szervezeti irányelveknek.
  • Biztosítja, hogy az akta csak addig kerül megőrzésre amíg az szükséges és kötelező.

File plan

A File Plan modul egy átfogó tervet biztosít, amely magában foglalja a kialakítandó aktákat, a szervezet fájljait, az fájlok helyét, fájlátviteli instrukciókat, fájl megőrzésére és diszpozíciójára vonatkozó utasításokat és az akták kezelésére vonatkozó egyéb hatékony útmutatásokat.

Az openKM egy olyan aktakezelő szoftver, amely meghatározza, hogy a létrehozott vagy már létező aktákat, hogyan érdemes szervezni. Gyakorlatilag egy "térképet" ad arról, hogy melyik szervezet milyen aktákat alakított ki és tart karban, illetve, hogy meddig kell azokat megőrizni és milyen törlési eljárás alkalmazható.

Jellemzők

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer File Plan modulja a szervezetben lévő összes aktatípust jellemzi, definiálja, hogy hol kell őket tárolni, a hozzájuk kapcsolódó megőrzése vonatkozó és egyéb szabályokat, a diszpozíciós eljárásokat és az akta menedzseléséért felelős személyt is. A következő lépésekből áll:

  • Akta elemeinek meghatározása.
  • Akták kategóriákba rendezése.
  • Akta tárolási helyének meghatározása.
  • Akta megőrzési idejének meghatározása.
  • Rekordokhoz tartozó felelősök definiálása.
  • Elektronikus és nem elektronikus aktákkal való munkafolyamat kialakítása.

Öröklődés

Lehetővé teszi a fájlok különböző verziója közötti öröklődést.

  • Szülő-gyermek fájl közötti öröklődés.
  • Fájl verziók kibővítése.
  • Fájl verziók klónozása.

Biztonság

Az akta fájl verziója alapján történő biztonsági szint beállítása.

  • A biztonsági szint az OpenKM plugin rendszerén alapszik.
  • Hozzon létre akár dinamikus biztonsági beállításokat a fájl verziója pl. egy adott metaadat érték alapján.

Akta menedzsment

  • Az akta menedzser az OpenKM plugin rendszerén alapszik.
  • Hozzon létre saját dinamikus logikát minden egyes fájl sorozathoz, például a metaadat értékek alapján.
  • Dinamikus logika a "felvétel rekordként" feladat kiértékeléséhez.

Keresés

Definiáljon gyakori keresési feltételeket az akta fájlverzióinak alapján.

Üzleti aktivitás osztályozása

Az üzleti tevékenységek osztályozása hatékony eszköz, amely elősegíti az üzleti tevékenységeket és segít az akták kezelésével kapcsolatos számos feladatban:

  • Különböző akták közötti hivatkozások kialakítása.
  • Biztosítja, hogy az akták az idő elteltével is konzisztens módon kerüljenek elnevezésre.
  • Segíts egy adott funkcióra vagy tevékenységre vonatkozó összes akta lekérésében.
  • Meghatározza az aktákhoz való biztonságos hozzáférést.
  • Felhasználói engedélyek kiosztása az akták az azokkal kapcsolatos műveletek elvégzéséhez.
  • Az akta kezelésére vonatkozó irányelvek meghatázoása.
  • Akták csoportosítása.
  • Megőrzésre és a diszpozíciós műveletekre vonatkozó szabályok meghatározása.

Osztályozó rendszer

A besorolási rendszer tükrözi annak a szervezetnek az üzleti tevékenységét, amelyből származik, és általában a szervezet üzleti tevékenységének elemzésén alapul. A rendszer számos aktakezelési folyamat támogatására használható.

Osztályozás

  • Az osztályozás az OpenKM beépülő rendszerén alapszik. ( lehetővé teszi az automatikus dokumentum és aktamenedzsmentet ).
  • Dinamikus célértékek meghatározása az akta értékei alapján.
  • Dinamikus varázsló, amely megköveteli a felhasználótól a metaadat-értékeket a rekord fájl sorozata alapján ( a létrehozás vezérlése ).

Diszpozíció

  • A diszpozíció az OpenKM beépülő rendszerén alapszik.
  • Megőrzési időszak beállítása (megőrzési időszak).
  • Diszpozíció dinamikus beállítása az akta értékei alapján.

Kapcsolatfelvétel

Általános információk

Respondeo Kft.

Email:
email
Telefonszám:
+36 20 449 0363 ( Hungary )
Központ:
H-9061, Vámosszabadi, Újtelep Utca 30.

Hungary: Kérlek hívj +36 20 449 0363.
Munkarend:
Hétfő - Péntek: 08:00 - 16:00 CEST sürgős segítség kérése. Jelenleg Vasárnap 23:18 pm óra van itt: Győr-Moson-Sopron, Magyarország.

OpenKM világszerte:

China: https://www.openkm.cn
France: https://www.openkm.fr
Germany: https://www.openkm.de
Hungary: https://www.openkm.hu
Indonesia: https://www.openkm.id
Italy: https://www.openkm.it
Malaysia: https://www.openkm.my
Middle East: https://www.openkm.me
North Africa: https://www.openkm.me
Poland: https://www.openkm.pl
Serbia: https://www.openkm.rs
Spain: https://www.openkm.com
USA: https://www.openkm.us