Az OpenKM általában úgy van konfigurálva, mint egypéldányos - egy tenantos (ST) környezet, ahol minden tenant (példánytulajdonos) egyetlen példányt futtat, amelyet egy kiszolgálóra vagy clusterre telepítenek fel.
Ugyanakkor az is lehetséges, hogy több OpenKM-példányt is futtasson ugyanazon a szerveren, elválasztva a tárolókat egymástól és alakítson ki személyre szabott klienskörnyezeteket. Néhány előnye a következő:
A multi tenant lehetővé teszi több független tenant egyetlen példányon való futtatását, ami azt jelenti, hogy telepíthető egyetlen szerverre vagy clusterre. A fő példány logikailag úgy van felosztva, hogy minden tenant számára úgy tűnik, hogy egy teljesen különálló OpenKM példányhoz férnek hozzá.
A szuper felhasználó 'okmAdmin' a teljes környezethez hozzáfér. Az egyes tenantokat a szuper 'okmAdmin' tudja adminisztrálni a Tenant Admin Konzolon keresztül.
Amint a tenant elkészült és elérhető, a tenant adminja be tud jelentkezni és kezelheti azt az OpenKM adminisztrációs felületén keresztül. Például: amennyiben a szervezet/tenant az 'OKM' néven kerül létrehozásra, úgy az adminisztáror 'admin@OKM'-ként jelentkezhet be és létrehozhat olyan felhasználókat, mint pl. 'joe@OKM' vagy 'ralph@OKM'.
Ez a megoldás lehetővé teszi a tenant adminisztrátora számára az OpenKM-környezet testreszabását, ideértve a modelleket, a munkafolyamatokat és a webes kliens felhasználói felületét.
Az egyes tenantok tartalmát külön gyökérkönyvtárban tárolja a rendszer (esetleg külön csatlakoztatott meghajtón). Ez lehetővé teszi a pontos fizikai lemez használatát a gyökér helyén használt lemez megmérésével.
Mivel az összes tenant ugyanazt az adatbázis-sémát használja,ezért a hideg biztonsági mentés és a visszaállítás lépései hasonlítanak az egyszerű biztonsági mentési folyamathoz. A lépéseknél figyelembe kell venni a tenant alapú tartalomirányítást (Content Routing) is (ha van ilyen).