Vevő- és szállítókezelés

Vevő- és szállítókezelés

Írta: Ana Canteli 2022. október 24-én

Ezen a héten is itt az ideje, hogy a számunkra legérdekesebb témákról beszélgessünk. A kis- és középvállalkozások nemzete vagyunk, és tudjuk, hogy a Digitális Készlet már elérhető számunkra.

De hogyan?

Nos, az első lépés az, hogy lépjen kapcsolatba egy digitalizálással foglalkozó céggel, amely meg tudja mondani, hogy mit kell tennie a digitalizálásból származó előnyök megszerzéséhez.

Tekintsük át, hogyan segíthet Önnek az EU következő generációs támogatása. Kezdjük a Vevő- és szállítókezelés címszóval.

Ez a probléma minden szervezetet érint, különösen azokat, amelyeknek az ügyfélkörük létfontosságú a fennmaradásukhoz. Ennek eredményeképpen a különböző részlegek prioritásai az ügyfelek igényeire összpontosulnak. Mindazonáltal nem szabad figyelmen kívül hagynunk beszállítóink hozzájárulásának jelentőségét sem. Többek között a minőség és a kockázatkezelés szempontjából az ügyfél és a beszállító egyaránt kulcsfontosságú.

Lehetünk ügyfelek vagy beszállítók, sőt, az ágazatban elfoglalt pozíciónktól függően akár egyszerre is betölthetjük mindkét szerepet.

A szolgáltató számára az ügyféllel való kapcsolat a következő szempontokon alapul:

• Az ügyfél igényeinek elemzése.
• Az elégedettség mértéke.
• Jó pénzügyi irányítás.
• Innováció és fejlesztés.

A vevő szempontjából a szállítóval való kapcsolat a következőkön alapul:

• Fizetési pontosság – ebből a szempontból az online számlázás előnyt jelenthet.
• Az ügyfélszolgálat minősége.
• Kommunikációs csatorna.

Amint láthatjuk, vannak közös szempontok mind az ügyfél, mind a szolgáltató számára:

• A minőség az egyik közös szempont.
• Bár az ügyfelek és a szolgáltatók egymástól függő szerepet töltenek be, meg akarják őrizni és meg akarják védeni függetlenségüket.
• Mindkettőjük számára előnyös, hogy léteznek olyan szerződések, amelyek meghatározzák az egyes felek jogait és kötelezettségeit.
• A felek közötti kommunikációnak mindig gördülékenynek kell lennie, különösen konfliktus esetén, hogy az incidenseket a lehető leghamarabb és mindkét fél számára a legjobb megoldással tudják rendezni.

A két fél azonban eltérő módon értelmezi a közös pontokat és az önérdekeket:

• Elégedettség: az ügyfél megköveteli a szolgáltatótól, hogy az összes szükségletére és elvárására szinte maradéktalanul ügyeljen. Az ügyfél leghőbb vágya, hogy úgy érezze, hogy a szolgáltatója törődik vele. A beszállító számára az ügyféllel való kapcsolat elégedettsége a fizetések időszerűségén alapul. Egy ügyfél lehet nagyon igényes, de ha teljesíti a szerződés rá eső részét, akkor is jó ügyfélnek számít.
• Innováció: a vevő úgy fogyasztja és teszteli a szállító termékeit és szolgáltatásait, hogy azt a szállító nehezen tudja reprodukálni. A minőségi ügyfélkommunikáció az innováció és a fejlődés felbecsülhetetlen forrása lehet.
• Versenyképesség: olyan jellemzők, mint az ár, a termékek és szolgáltatások minősége, a hírnév, a technológiai fejlődés, a piaci trendek olyan elemek, amelyeket figyelembe kell venni a szállító kiválasztásakor. Másrészt a megrendelőnek lehetőség szerint rugalmasnak kell lennie a szállítójával szemben, hiszen a túl szigorú követelmények akár a szállítás minőségét is befolyásolhatják.

Az ügyfelek és a beszállítók közötti jó kapcsolat előnyei

Érdemes befektetni ezeknek a tipikus folyamatoknak a professzionalizálásába, mert a vevőkkel és beszállítókkal való kapcsolattartás olyan fontos lépés, amelyet egyetlen szervezetnél sem lehet figyelmen kívül hagyni.

A beszállítók és a vevők közötti jó kapcsolat eredményeként a következő előnyök emelkednek ki:

• Döntéshozatal: A digitális megoldásoknak köszönhetően biztosak lehetünk abban, hogy a tárgyalások sikeresek lesznek, naprakész információkkal alátámasztva, akár valós időben is.
• Prioritások felállítása: A rendkívül versenyképes és igényes környezetben a legjövedelmezőbb kapcsolatokban a megfelelő prioritások megválasztása szükséges.
• Folyamatfejlesztés: Az automatizálás révén a vételi és eladási ciklusok lerövidülnek, és a kevés hozzáadott értéket képviselő feladatok megszűnnek, ami az emberi hibák csökkenéséhez vezet. Emellett a szerződések, vásárlások, projektek stb. összes kulcsfontosságú munkafolyamatának felügyelete révén a HR a jövedelmezőbb megbízásokkal kapcsolatos folyamatokra összpontosíthat.
• Minőségfejlesztés: az ügyfél- vagy beszállítói profillal kapcsolatos összes információhoz való hozzáférés magas színvonalú szolgáltatást vagy kapcsolódó élményt biztosít, ami hozzájárul a felek lojalitásához.
• Kommunikációs fejlődés: A megosztott információk, naptárak és nyomon követési tevékenységek mindenkinek egyértelmű elvárásokat biztosítanak a következő lépésekkel kapcsolatban. A beszállító hozzáférhet a rendelési előzményekhez, hogy megértse az ügyfelek vásárlási szokásait és új értékesítési lehetőségeket azonosítson. Az ügyfelek is előre láthatják a piaci trendeket, és módosíthatják megrendeléseiket.

Nem szabad figyelmen kívül hagyni más szempontokat sem, mint például az információbiztonság és a munkatársak képzése. Jogi értelemben hazánk a fogyasztók számára leginkább garantáló jogi keretek élvonalába tartozik, ami azt jelenti, hogy a beszállítóknak magas jogi követelményeknek kell megfelelniük. (Spanyolországra vonatkozó ténymegállapítás).  A GDPR a legismertebb példa erre.

Emberi szempontból az alkalmazottakat túlterhelheti a feldolgozandó új információk mennyisége.  Megkeresések, új ügyfelek regisztrálása, kapcsolattartási adatok frissítése, folyamatok újra szabályozása, készenléti időbeosztás...  Tegyük fel, hogy ehhez hozzáadjuk egy új technológiai megoldás megfelelő támogatás nélküli bevezetését. Ebben az esetben jelentősen megnő a kudarc esélye az ügyfelekkel és beszállítókkal való kapcsolattartás javítását célzó új szoftver telepítésében.

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer ideális megoldás az ügyfelekkel és beszállítókkal való együttműködésből származó információk kezelésére, valamint az ezeknek a kapcsolatoknak köszönhetően létrehozott dokumentumok kezelésére. Az OpenKM segít betartani és garantálni vállalata dokumentumbiztonságát.

A dokumentumkezelő szoftver egy komplett dokumentumtárat tartalmaz, API-val és webszolgáltatásokkal, amelyekkel szükség esetén összekapcsolható a dokumentumkezelő a vállalatnál már jelen lévő egyéb alkalmazásokkal. Ezenkívül lehetőség van a felhasználói felület esztétikai és működési szempontból történő átalakítására is.  Ha a szervezet rendelkezik a szükséges technikai háttérrel, akkor a kívánt fejlesztéseket meg tudja valósítani.  Az OpenKM tanácsadási és fejlesztési szolgáltatásokat is kínál - mindezt a digitális bónuszból támogatva - az ezt igénylő telepítések számára.

A dokumentumkezelő emellett a vállalat szerverein állandó jelleggel is telepíthető, vagy felhőverzióban, szolgáltatásként is használható.

Célunk, hogy az OpenKM Academy platform segítségével képzési szinten elősegítsük a dokumentumkezelő rendszer bevezetését a vállalati szoftvercsomagon belül. Az e-learning felületen kifejezetten az egyes felhasználói típusok igényeinek megfelelően kialakított képzések találhatók.

Ahogy az elején említettük, ezzel a bejegyzéssel az a célunk, hogy a kkv-kat és a mikro-kkv-kat arra ösztönözzük, hogy a ”Digitális Készlet” támogatásnak köszönhetően javítsák üzleti folyamataikat. Az OpenKM-nél elkötelezettek vagyunk amellett, hogy termékeink és szolgáltatásaink árát a kedvezményben részesülők által kapott támogatáshoz igazítsuk.