Számlakezelés optimalizálása az OpenKM fejlett OCR és mesterséges intelligencia megoldásával

Számlakezelés optimalizálása az OpenKM fejlett OCR és mesterséges intelligencia megoldásával

Szerző: Ana Canteli – 2024. szeptember 20.

A vállalati dokumentumkezelés jelentős fejlődésen ment keresztül az olyan technológiák bevezetésével, mint a mesterséges intelligencia (MI) és az optikai karakterfelismerés (OCR). Ezek az eszközök lehetővé teszik a folyamatok – például a dokumentumkezelés és a számlázás – optimalizálását, hatékonyabb működést és kevesebb hibát eredményezve. Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan használta ki egy vállalatcsoport az OpenKM dokumentumkezelő szoftverének fejlett OCR és MI modulját a számlák automatikus rögzítésére és feldolgozására, jelentősen javítva ezzel a rendszer teljesítményét.

Mi az a fejlett OCR?

Az optikai karakterfelismerés (OCR) olyan technológia, amely automatikusan azonosítja a karaktereket képként tárolt dokumentumokban. Széles körben alkalmazzák fizikai dokumentumok digitalizálására – például számlák feldolgozásánál vagy beszkennelt dokumentumok szerkeszthető, kereshető formátummá alakításánál. Az OCR segítségével a nyomtatott szöveg digitális, feldolgozható információvá válik, ami elengedhetetlen az elektronikus dokumentumok kezelésében.

Az OpenKM egy fejlett OCR modult fejlesztett ki, amely a mesterséges intelligenciával kombinálva tovább javítja az adatok kinyerésének pontosságát és hatékonyságát. Egy vállalatcsoport az OpenKM automatikus számlakezelő modulját integrálta egy zónás OCR-motorral, amely webszolgáltatásokon keresztül csatlakozik az OpenKM API-hoz. Ez lehetővé tette több vállalat számára, hogy számláikat automatikusan és hatékonyan kezeljék.

Esettanulmány: a számlakezelés automatizálása egy vállalatcsoportnál

A több telephellyel rendelkező vállalatcsoport komoly kihívásokkal szembesült a számlák kézi feldolgozása során. A napi szinten beérkező nagy mennyiségű számla jelentős adminisztrációs terhet jelentett, és megnövelte a hibalehetőségek számát a kézi adatbevitel során. A feldolgozási idő megnövekedése pedig késleltette a pénzforgalmat, és rontotta az operatív hatékonyságot.

A megoldást az OpenKM dokumentumkezelő szoftverének bevezetése jelentette, amelynek fejlett OCR és MI modulja lehetővé tette a számlák automatikus digitalizálását és feldolgozását. A beszkennelt számlákat a rendszer tartalmuk alapján automatikusan felismerte és besorolta, ezzel gyakorlatilag megszüntetve a kézi adminisztrációt. A zónás OCR képes volt az olyan kulcsmezők azonosítására, mint a számlaszám, a dátum vagy az összeg – ezáltal tömeges feldolgozást téve lehetővé.

A mesterséges intelligencia segítségével a rendszer automatikusan osztályozta és címkézte a dokumentumokat, ezzel növelve a pontosságot és csökkentve a feldolgozási időt. A vállalatcsoport így optimalizálta a számlák teljes életciklusát a beérkezéstől az archiválásig.

Az OpenKM fejlett OCR moduljának jellemzői

Az OpenKM fejlett OCR megoldása számos funkciót kínál, amelyek ideálissá teszik dokumentumkezelési folyamatok automatizálására:

• Nagy pontosságú karakterfelismerés a precíz adatkinyeréshez
• Tömeges feldolgozás, nagy mennyiségű dokumentum hatékony kezelésére
• Képelőfeldolgozás, amely javítja az olvashatóságot az elemzés előtt
• Közvetlen szkennerkapcsolat a zökkenőmentes integráció érdekében
• Támogatja a főbb képformátumokat: PNG, JPG, GIF, BMP, PDF
• Többféle exportformátum: XML, PDF, CSV

A mesterséges intelligencia az OCR által kinyert adatokat elemzi, és ezáltal képes automatikus jelentéskészítésre, dokumentumosztályozásra, valamint olyan mintázatok felismerésére, amelyek segítik az üzleti döntéshozatalt. Az eredmény: időmegtakarítás és kevesebb hibalehetőség az emberi beavatkozás csökkentésével.

Az OCR és a MI integrációjának előnyei

Az OCR és a mesterséges intelligencia kombinációja az OpenKM rendszerében az alábbi előnyöket biztosítja:

1. Ismétlődő feladatok automatizálása – Csökkenti a manuális adatbevitel szükségességét
2. Hibák csökkentése – Az automatikus adatfeldolgozás minimalizálja a téves adatbevitel kockázatát
3. Produktivitás növelése – A dolgozók stratégiai feladatokra koncentrálhatnak
4. Zökkenőmentes integráció – Az OCR modul könnyen integrálható meglévő rendszerekhez
5. Hatékony fájlkezelés – Dokumentumok digitalizálása, felhőalapú tárolása és biztonságos hozzáférés biztosítása

Összegzés

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver OCR és mesterséges intelligencia moduljának bevezetése fejlett megoldást kínál azoknak a vállalatoknak, amelyek szeretnék optimalizálni számlakezelésüket és dokumentumfeldolgozási folyamataikat. Az itt bemutatott vállalatcsoport példája is bizonyítja, hogy a számlakezelés automatizálása révén növelhető a hatékonyság, csökkenthetők a hibák, és időt takaríthatunk meg a rutinfeladatok során.

Ha Ön is szeretné fejleszteni dokumentumkezelését, javítani operatív hatékonyságát, és modern, felhőalapú megoldást bevezetni, az OpenKM az ideális választás. Kérjen demót, és ismerje meg, hogyan alakíthatja át vállalata működését ez az innovatív rendszer.