Számladigitalizálás: bevált gyakorlatok és gyakori kihívások

Számladigitalizálás: bevált gyakorlatok és gyakori kihívások

Írta: Ana Canteli, 2024. december 23.

A számlák digitalizálása ideális megoldássá vált a hatékonyság, a biztonság és a dokumentumkezelés teljeskörű ellenőrzésének biztosítására. Ebben a cikkben áttekintjük a legjobb gyakorlatokat és a szervezeteket leggyakrabban érintő kihívásokat a számladigitalizálás során, valamint azt, hogyan optimalizálhatják ezeket a folyamatokat olyan eszközök, mint az OpenKM segítségével.

Mi az a számladigitalizálás?

A számladigitalizálás a papíralapú számlák digitális formátumba történő átalakítását jelenti. Ez a folyamat nem csak a dokumentumok beolvasását foglalja magában, hanem az információ strukturálását is, hogy az könnyebben kezelhető, kereshető és elemezhető legyen.

Fejlett megoldások, mint az OpenKM esetében a digitalizálás túlmutat a digitális tároláson. Az OpenKM lehetővé teszi a számlák kategorizálását, indexelését és az azokhoz kapcsolódó folyamatok automatizálását, ezzel teljes körű megoldást biztosítva bármely vállalat számára.

Best practices a számladigitalizálásban

Automatizált beolvasási folyamat

Használj olyan eszközöket, mint az OpenKM, amelyek lehetővé teszik a számlák kötegelt beolvasását, majd a szoftver elvégzi a feldolgozást. Az OpenKM felismeri a dokumentumtípust, metaadatokat von ki és automatikusan kategorizálja a számlákat.

Metaadatok integrálása

A metaadatok alapvetőek a számlák rendszerezéséhez és kereshetőségéhez. Az OpenKM segítségével olyan adatokat társíthatsz, mint számlaszám, dátum, összeg, beszállító vagy ügyfél neve, elősegítve az előrehaladott keresést.

Felhőalapú védelem

Az OpenKM cloud verziója biztosítja, hogy a dokumentumok védettek legyenek olyan fizikai kockázatok ellen, mint tűz vagy vízkár. Emellett a granuláris biztonsági politika biztosítja, hogy csak az arra jogosult személyek férjenek hozzá.

Munkafolyamatok bevezetése

Az OpenKM lehetővé teszi testreszabott munkafolyamatok tervezését a számlák átvizsgálására, jóváhagyására és feldolgozására, ezáltal elősegítve a hatékonyságot és a jogszabályi megfelelést.

Értesítések és riasztások kezelése

Az OpenKM feliratkozási rendszere értesítéseket küld releváns eseményekről, javítva a kommunikációt az ügyfelek, beszállítók és belső csapatok között.

Gyakori kihívások a számladigitalizálás során

Ellenállás a változással szemben

A digitalizációs rendszer bevezetése ellenállást válthat ki a hagyományos módszerekhez ragaszkodó munkavállalóknál. Az OpenKM Academy különböző felhasználói profilokra szabott képzéseket kínál ennek megkönnyítésére.

Nagy adatmennyiség kezelése

A nagy mennyiségű dokumentumkezelés ijesztő lehet. Az OpenKM automatizálja a dokumentumok kategorizálását és osztályozását, továbbá gyors és pontos keresést biztosít.

Jogszabályi megfelelés

A vállalatoknak be kell tartaniuk a pénzügyi és jogi szabályozásokat a számlák kezelése során. Az OpenKM segít a megfelelés biztosításában a dokumentumok rendszerezésével és auditálásával.

Más eszközökkel való integráció

Sok szervezet használ már számlázó vagy könyvelő szoftvert. Az OpenKM API-jának és kiegészítő alkalmazásainak köszönhetően zökkenőmentes integrációt biztosít a többi rendszerrel.

A számladigitalizálás előnyei

Költségcsökkentés

A fizikai tárolás megszüntetésével jelentős megtakarítást érhetnek el a vállalatok hely és erőforrások tekintetében.

Gyors és biztonságos hozzáférés

Az OpenKM segítségével bármely számla azonnal megtalálható bármely hozzá kapcsolt adat alapján. A központosított dokumentumkezelés teljes körű áttekintést nyújt az összes kapcsolódó információról.

Javított együttműködés és kommunikáció

Az OpenKM feladatkezelője és e-mail archívuma javítja a csapatok és érintettek közötti együttműködést.

Testreszabott riportkészítés

Az OpenKM lehetővé teszi az olyan jelentések generálását, mint például egy adott beszállítótól érkezett számlák száma vagy a költési trendek elemzése.

Folyamatok automatizálása

A beolvasástól az indexelésig és kategorizálásig az OpenKM automatizálja az ismétlődő feladatokat, így a munkavállalók stratégiai tevékenységekre koncentrálhatnak.

Hogyan forradalmasítja az OpenKM a számlakezelést?

Fejlett OCR-technológia

Az OpenKM OCR megoldása automatikusan kinyeri a számlák adatát, csökkentve a hibákat és növelve a pontosságot.

A számlák teljes életciklusának kezelése

Az OpenKM kezeli a számlák teljes életciklusát a beérkezéstől a kibocsátásig és archiválásig.

Dokumentumkapcsolatok kezelése

Az OpenKM segítségével összekapcsolhatók a számlák szállítólevéllel, szerződéssel vagy e-mailekkel, teljes körű információáttekintést biztosítva.

ISO-szabványoknak és fenntarthatóságnak való megfelelés

A számlák digitalizálása nemcsak hatékonyságnövelő, de környezetvédelmi szempontból is előnyös, támogatva a fenntarthatósági stratégiákat.

Gyakorlati esetek és példák

• Elektronikus számlázás: Ismerd meg, hogyan segíti az OpenKM az elektronikus számlafolyamat kezelését.

• Automatikus adatkinyerés: Fedezd fel, hogyan automatizálható az adatkinyerés számlákból.

• OCR és AI alapú optimalizálás: Részletek az OCR és mesterséges intelligencia alkalmazásáról a számlakezelésben.

Következtetés

A számladigitalizálás alapvető lépés a vállalati modernizáció felé. A költségcsökkentéstől a biztonságon át a hatékonyságig rengeteg előnyt kínál. Olyan eszközökkel, mint az OpenKM, a vállalatok nemcsak digitalizálhatják, de versenyelőnyt is kovácsolhatnak dokumentumkezelésükből.

Ha szeretnéd megtudni, hogyan optimalizálhatja az OpenKM a számlakezelésedet, vedd fel velünk a kapcsolatot. Készen állunk megmutatni, hogyan oldhatjuk meg az összes dokumentumkezelési igényedet.