PDF-dokumentumkezelés optimalizálása az OpenKM PDF Tools segítségével

PDF-dokumentumkezelés optimalizálása az OpenKM PDF Tools segítségével

Szerző: Ana Canteli – 2024. február 19.

A mai, gyors ütemben fejlődő üzleti és dokumentumkezelési környezetben a PDF-fájlok hatékony és precíz kezelése elengedhetetlen. Az OpenKM PDF Tools bevezetésével – amely alapértelmezésként elérhető az OpenKM csomagban, külön díj nélkül – a szervezetek és felhasználók egy sokoldalú eszközhöz jutnak hozzá, amely a mindennapi dokumentumkezelési feladatokat jelentősen leegyszerűsíti.

Ebben a cikkben bemutatjuk az OpenKM PDF Tools által elvégezhető főbb műveleteket, azok gyakorlati alkalmazását, előnyeit, esetleges hátrányait, valamint azt, miért érdemes kipróbálni egy OpenKM demót a lehetőségek teljes kihasználása érdekében.

Oldalak törlése

Az egyik leggyakoribb PDF-művelet a felesleges vagy érzékeny oldalak eltávolítása. Képzeljünk el egy helyzetet, ahol egy cég ügyfélnek küldene jelentést, de ki szeretné hagyni a nem releváns vagy bizalmas információkat tartalmazó oldalakat. Az OpenKM PDF Tools segítségével ez a folyamat gyorsan és egyszerűen elvégezhető. Az esetleges adatvesztés megelőzése érdekében javasolt mentés vagy verziókészítés a módosítás előtt.

Oldalak kivágása és kinyerése

Amikor egy hosszú PDF-ből csak egy adott részletre van szükség – például egy diagramra vagy táblázatra – a kivágás és oldalkinyerés funkciók különösen hasznosak. Egy marketingcsapat például így tud egyetlen oldalt kinyerni egy jelentésből, amelyet prezentációban szeretne felhasználni. Az OpenKM verziókövetési funkciója itt is biztosítja, hogy az eredeti dokumentum integritása ne sérüljön.

Oldalak elforgatása

Gyakori probléma, hogy beolvasott dokumentumok helytelen tájolással kerülnek be a rendszerbe. Például egy ügyvédi iroda a beszkennelt szerződéseket szeretné megfelelő tájolásban archiválni. Az OpenKM PDF Tools lehetővé teszi az oldalak egyszerű elforgatását, ezzel biztosítva a dokumentum olvashatóságát és konzisztenciáját.

Oldalak beszúrása

Bizonyos esetekben új oldalakat kell beszúrni meglévő dokumentumokba – például egy frissített belső szabályzatot tartalmazó oldalt az alkalmazotti kézikönyvbe. Az OpenKM PDF Tools ezt a feladatot is hatékonyan és pontosan kezeli.

Gyakorlati példa: ha egy vállalat digitalizálja raktárkészletét, lehetőség van vonalkódot tartalmazó oldal beszúrására a beolvasott dokumentumcsomagba. Ez az oldal tartalmazhat például:

• cikkszámot,
• raktározási helyet,
• beszerzés dátumát,
• egyéb metaadatokat.

A vonalkódos információk segítségével ezek az adatok könnyen szkennelhetők és automatikusan feldolgozhatók, ami nagymértékben növeli az adatkezelés hatékonyságát.

Előnyök és hátrányok

Az OpenKM PDF Tools fő előnyei:

• gyors és pontos dokumentumkezelés,
• közvetlen integráció az OpenKM rendszerbe,
• teljes verziókövetés,
• költségmentes használat az alapcsomagban.

Potenciális hátrányok:

• helytelen használat esetén adatvesztés lehetséges,
• bizonyos funkciók elsajátítása betanítást igényelhet.

Megoldás: Az OpenKM Akadémia profilra szabott oktatásokat kínál, hogy minden felhasználó magabiztosan használhassa a funkciókat.

Miért érdemes OpenKM demót kérni?

Az OpenKM PDF Tools sokoldalúsága és teljesítménye miatt mindenképp érdemes demót kérni, hogy a vállalatok és egyéni felhasználók teljes képet kapjanak a lehetőségekről. Az OpenKM csapata készséggel válaszol a kérdésekre, és biztosítja a zökkenőmentes bevezetést.

Összegzés

Az OpenKM PDF Tools egy hatékony, intuitív és költséghatékony megoldás a PDF-dokumentumok kezelésére.
Akár oldalakat törölnél, beszúrnál, kivágnál vagy forgatnál – ez az eszköz egyszerűsíti a dokumentumkezelést, növeli a hatékonyságot, és csökkenti az adminisztratív terheket.

Próbáld ki az OpenKM demót – és tedd meg az első lépést a produktívabb dokumentumkezelés felé!