Papíralapról digitálisra: hogyan segíti az OpenKM az ajánlatok és szállítólevelek kezelését

Papíralapról digitálisra: hogyan segíti az OpenKM az ajánlatok és szállítólevelek kezelését

Szerző: Ana Canteli – 2024. május 13.

Dokumentumkezelés: az átállás a papíralapú rendszerekről a digitális megoldásokra az OpenKM segítségével

A dokumentumkezelés mindig is komoly kihívást jelentett a vállalatok számára, különösen akkor, amikor a cél a papíralapú folyamatok leváltása digitális rendszerekkel. Ebben a cikkben azt vizsgáljuk meg, hogyan segíti az OpenKM, a fejlett dokumentumkezelő platform a digitalizációt – különös tekintettel az ajánlatok és szállítólevelek kezelésére.
Az optikai karakterfelismerés (OCR) történeti háttere
Az OCR (Optical Character Recognition) gyökerei a 20. századra nyúlnak vissza, amikor Emanuel Goldberg 1914-ben kifejlesztett egy olyan gépet, amely képes volt karaktereket beolvasni és azokat szabványos távírókóddá alakítani. Az OCR technológia jelentős áttörése azonban 1974-ben történt, amikor Ray Kurzweil olyan rendszert fejlesztett ki, amely nyomtatott karaktereket tudott felismerni, elsősorban látássérültek számára készült olvasórendszer céljából.

Az OCR és a dokumentumfolyamatok automatizálásának előnyei

Az OCR technológia és a folyamatautomatizálás kulcsfontosságú előnyöket kínál a vállalatok számára:

• Folyamatok automatizálása: Az OpenKM lehetővé teszi a dokumentumok beolvasásának, osztályozásának és archiválásának automatizálását, csökkentve az ismétlődő manuális feladatok számát és növelve a működési hatékonyságot.

• Papírmentes működés: Az OpenKM segítségével a vállalatok digitalizálhatják dokumentumaikat, ami megkönnyíti a tárolást, a szervezést és az információk visszakeresését.

• Időmegtakarítás és termelékenységnövelés: Az automatizálás időt takarít meg, csökkenti az emberi hibák számát és gyorsabb hozzáférést biztosít az információkhoz.

• Biztonság és nyomon követhetőség: Az OpenKM olyan fejlett biztonsági funkciókat kínál, mint a digitális aláírás vagy a tevékenységnaplózás, amely biztosítja a dokumentumok hitelességét, sértetlenségét és bizalmasságát.

Kapcsolatok funkció: ajánlatok és szállítólevelek kezelése az OpenKM rendszerben

Az OpenKM Kapcsolatok (Relationships) funkciója kulcsszerepet játszik az ajánlatok és szállítólevelek összerendelésében és nyomon követésében. Az alábbi példa bemutatja ennek gyakorlati alkalmazását:

Használati példa

A felhasználó kétféle dokumentumtípust tölt fel: ajánlatot és szállítólevelet. Ezek közös azonosítót tartalmaznak, amely lehetővé teszi az OpenKM számára, hogy automatikusan kapcsolatot hozzon létre közöttük. Ehhez két OCR-sablont és egy automatizálási szabályt definiálnak, amely bármelyik dokumentumtípus feltöltésekor felismeri és összekapcsolja őket.

• Az OCR sablon egyik mezője a „Ajánlatkérés” címet azonosítja mint érvényesítőt.
• Más mezők például: Ügyfél neve, Hivatkozás, Tétel, Oldalszám stb. – szintén beolvasásra kerülnek.
• Az azonosító mező – amely általában betűkkel kezdődő alfanumerikus kód – szolgál kulcsként a dokumentumok összekapcsolásához.

A rendszer még akkor is képes a beolvasásra, ha a dokumentumon például kiemelővel jelöltek bizonyos mezőket.

Automatikus összekapcsolás folyamata

1. A felhasználó feltölt egy ajánlatot – az OCR motor automatikusan azonosítja a dokumentumot, kinyeri a metaadatokat és kitölti az ajánlathoz rendelt metaadatcsoportot.
2. Ezt követően a felhasználó feltölt egy szállítólevelet – az OpenKM ismét felismeri a dokumentumtípust, kinyeri a kapcsolódó adatokat, és összeköti az ajánlattal.
3. A Kapcsolatok (Relationships) fül alatt a rendszer kétirányú kapcsolatot jelenít meg: a szállítólevél az ajánlathoz, és viszont.

Ez a szülő-gyermek kapcsolati modell lehetővé teszi, hogy egy ajánlathoz több szállítólevél is kapcsolódjon.

Teljesen testreszabható megoldás

Az itt bemutatott példa teljes mértékben testreszabható:

• OCR sablonok kialakítása
• Metaadatmezők definiálása
• Kapcsolattípusok meghatározása
• Automatizálási szabályok konfigurálása

Szeretne többet megtudni?

Vegye fel velünk a kapcsolatot, és kérjen személyre szabott online demót