Optimalizált dokumentumkezelés ChatGPT-vel: Automatikus szöveg- és metaadat-kinyerés

Optimalizált dokumentumkezelés ChatGPT-vel: Automatikus szöveg- és metaadat-kinyerés

Írta: Ana Canteli, 2024. október 30.

Az elmúlt években a dokumentumkezelés jelentős átalakuláson ment keresztül az olyan új technológiák megjelenésének köszönhetően, mint a mesterséges intelligencia (MI). Ez a változás kulcsfontosságú azoknak a vállalatoknak, amelyek a hatékonyság növelésére, a feladatok automatizálására és az információk kezelésére fordított idő csökkentésére törekednek. Ebben az összefüggésben a ChatGPT, egy fejlett mesterséges intelligencia-alapú ügynök, értékes eszköznek bizonyult többek között a szövegkinyerés, az automatikus összefoglalók készítése és a metaadatok kinyerése terén.

Miért jó választás a mesterséges intelligencia a dokumentumkezeléshez?

A vállalatok naponta hatalmas mennyiségű dokumentumot generálnak – szerződések, elektronikus számlák, jelentések és üzleti tartalmak formájában. Ennek az információnak a hatékony rendszerezése elengedhetetlen a zavartalan napi működéshez. A dokumentumok kézi keresése, tárolása és osztályozása azonban időigényes, költséges és hibalehetőségekkel járó feladat lehet.

Amikor a mesterséges intelligenciát dokumentumkezelő rendszerekbe integráljuk, az hatékony eszközzé válik, amely időt takarít meg és növeli a termelékenységet. A mesterséges intelligencia kulcsfontosságú előnyei:

1. Ismétlődő feladatok – például dokumentumosztályozás – automatizálása
2. Intelligens adatkinyerés, amely csökkenti az emberi hibák számát
3. Hatékonyabb együttműködés központosított és gyors dokumentumeléréssel
4. Gyorsabb keresés fejlett, metaadat-alapú keresőeszközökkel
5. Biztonságos dokumentumkezelés a szabályozási és adatvédelmi előírások betartásával
6. Virtuális asszisztensek, amelyek gyors választ adnak a dokumentumtartalommal kapcsolatos kérdésekre

Új fejlesztések az OpenKM és a ChatGPT integrációjában

Az OpenKM és a ChatGPT integrációja új szintre lépett: olyan funkciók jelentek meg, amelyek tovább egyszerűsítik az intelligens dokumentumkezelést. A legújabb fejlesztések lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy közvetlenül a rendszerben tárolt dokumentumok tartalmára vonatkozó kérdéseket tegyenek fel, amelyekre az MI pontos és koherens válaszokat ad.

Ezenkívül az integráció támogatja a digitális, gépelt vagy kézzel írott dokumentumok szövegének kinyerését fejlett optikai karakterfelismerő (OCR) technológia segítségével. A kinyert szöveg ezután a ChatGPT által feldolgozható, amely automatikus összefoglalókat készít, és azokat a rendszer „Leírás” mezőjében tárolja. Ez az ISO 15489 szabvány ajánlásaival is összhangban van, amely javasolja a dokumentumok rövid leírásának feltüntetését az információkezelés és -visszakeresés elősegítése érdekében.

ISO és dokumentumleírás

Az ISO 15489 a dokumentumkezelés egyik legfontosabb nemzetközi szabványa. Egyik fő ajánlása a dokumentumok világos és pontos leírásának fontosságát hangsúlyozza, amely megkönnyíti az információhoz való hozzáférést és a hatékony felhasználást. Az automatikusan generált, ChatGPT-alapú leírások révén a felhasználók gyorsan fel tudják mérni egy fájl relevanciáját, így elkerülhető a felesleges keresés.

Metaadat-kinyerés számlákból

Az egyik leginnovatívabb fejlesztés a ChatGPT azon képessége, hogy automatikusan kinyerje a számlákból a legfontosabb metaadatokat. A rendszer azonosítja és feldolgozza az olyan kulcsinformációkat, mint a számlaszám, a dátum, a szállító neve és az összeg, és ezeket automatikusan kitölti az OpenKM-ben definiált metaadat-mezőkben. Ez a folyamat nemcsak hatékonyabbá teszi a számlakezelést, hanem biztosítja, hogy a kritikus információk mindig rendelkezésre álljanak és rendszerezve legyenek.

Az OpenKM egyéb funkcióival – például a fejlett kereséssel és a munkafolyamat-automatizálással – kombinálva ez a metaadat-kinyerési lehetőség lehetővé teszi a dokumentum-életciklus hatékony kezelését. A pénzügyi osztály például gyorsan feldolgozhatja az elektronikus számlákat, jelentéseket generálhat vagy döntéseket hozhat pontos adatok alapján, emberi beavatkozás nélkül.

Gyakorlati felhasználási példák az OpenKM és a ChatGPT integrációjára

A ChatGPT dokumentumkezelésbe való integrálása számos gyakorlati előnnyel jár, amelyek jelentősen javíthatják a vállalatok működését:

• Elektronikus számlafeldolgozás: A rendszer automatikusan kinyeri a számlák kulcsadatait (összeg, dátum, szállító), és azokat a megfelelő mezőkbe menti. Ez gyorsítja a könyvelési folyamatokat és csökkenti a hibákat.

• Hatékony dokumentumkeresés: A leírás mezőbe mentett ChatGPT-összefoglalók révén a felhasználók pontos kereséseket végezhetnek, és elkerülhetik a dokumentumok egyenkénti átnézését.

• Automatikus jelentéskészítés: Az MI több dokumentumból is ki tudja nyerni a releváns információkat, és az OpenKM képes ezekből jelentéseket készíteni, időt megtakarítva és javítva a döntéshozatalt.

• Biztonságos, hozzáférhető tárolás: A dokumentumok biztonságban vannak az OpenKM-ben, miközben a ChatGPT interaktív módon válaszol a tartalmukra vonatkozó kérdésekre, így az alkalmazottak gyorsan hozzáférnek a szükséges információkhoz.

Összegzés

A ChatGPT dokumentumkezelésben való alkalmazása – különösen az OpenKM-mel való integrációban – fontos lépés az automatizálás és a munkafolyamat-optimalizálás felé. A szövegkinyerés és az automatikus összefoglalók elősegítik az információk jobb rendszerezését, míg a számlák metaadatainak automatikus feldolgozása hatékonyabbá teszi az adminisztrációs feladatokat. Ez a mesterséges intelligencián alapuló technológia nemcsak időt takarít meg, hanem nélkülözhetetlen eszközzé válik minden olyan szervezet számára, amely a hatékonyság növelésére és a dokumentumtár fölötti nagyobb kontrollra törekszik.

Ha szeretné megtudni, hogyan takaríthat meg időt és erőforrásokat ezzel az integrációval, kérjen személyre szabott bemutatót tőlünk!