OpenKM rendszer az ingatlankezeléshez

OpenKM rendszer az ingatlankezeléshez

Szerző: Rogelio Sanchez Zapata, OpenKM Mexikó, 2025. május 26.

Az ingatlankezelés egyre nagyobb struktúrát, rugalmasságot és ellenőrzést követel meg a dokumentumok, feladatok és adatok nagy mennyisége miatt. Amennyiben épületeket, házakat, lakásokat, raktárakat vagy kereskedelmi ingatlanokat kezel, bizonyára szembesült már azzal a kihívással, hogy minden információt naprakészen kell tartania. A jó hír az, hogy teljes működését egyetlen platformon központosíthatja: OpenKM.

Az alábbi útmutató segítséget nyújt abban, hogy hogyan valósíthat meg az OpenKM rendszer segítségével egy átfogó ingatlankezelő megoldást. Valós tapasztalatokra épül és célja, hogy időt takarítson meg, csökkentse a hibák számát, valamint javítsa a portfólió feletti ellenőrzést.

1. Hozzon létre ingatlanonként szervezett struktúrát

Az első lépés az OpenKM ingatlankezelési célú használatában egy világos, átlátható mappastruktúra kialakítása. Javasoljuk, hogy minden ingatlan külön gyökérmappát kapjon egy általános könyvtáron belül, például: „/Ingatlanok”. Az ingatlanmappán belül alkönyvtárak jöjjenek létre dokumentumtípusok vagy tevékenységek szerint:

/Ingatlanok

  ├── PROP-001 SanPedroLakas2

       ├── 01 Jogi dokumentumok

       ├── 02 Bérleti szerződések

       ├── 03 Kifizetések és bérleti díjak

       ├── 04 Karbantartás

       ├── 05 Tervrajzok és műszaki dokumentáció

       ├── 06 Fényképek

       └── 07 Levelezés

Ez a struktúra lehetővé teszi, hogy munkatársai gyorsan megtalálják a szükséges információt, anélkül hogy e-mailezéssel vagy telefonálással kellene időt vesztegetniük.

Javasolt megközelítések:

1.1. Nevezze el a mappákat kóddal és rövidített névvel (pl. PROP-001 SanPedroLakas2)
1.2. Rendeljen metaadatokat az egyes gyökérmappákhoz (pl. PROP-001...), hogy az alapinformációk egy helyen legyenek elérhetők
1.3. Állítsa be az engedélyek öröklését a szülőmappából az alkönyvtárak felé
1.4. Használjon számozást a mappanevekben (01_, 02_), hogy megőrizze a logikus sorrendet
1.5. Alkalmazzon előre definiált dokumentumtípusokat (pl. Bérleti szerződés, Karbantartási számla), hogy egyszerűbb legyen a keresés és a munkafolyamatok kezelése

2. Alkalmazzon metaadat-sablonokat az egyes információtípusokhoz

Az OpenKM egyik legnagyobb előnye az egyedi metaadatcsoportok támogatása. Ennek segítségével strukturált adatokat rögzíthet minden mappához vagy dokumentumhoz, ami megkönnyíti a keresést, a jelentéskészítést és az automatizálást.

Példa: Metaadatcsoport – Ingatlan

• Ingatlan kódja
• Teljes cím
• Ingatlantípus (Lakás, Ház, Kereskedelmi ingatlan, Iroda, Telek, Egyéb)
• Méret (m²)
• Szobák száma
• Fürdőszobák száma
• Állapot (Elérhető, Kiadva, Karbantartás alatt, Eladva)
• Megszerzés dátuma
• Piaci érték
• Havi bérleti díj

Ugyanezt az elvet alkalmazhatja a bérlőkre és szerződésekre is, megadva a kezdési és lejárati dátumokat, havi összegeket, a szerződés állapotát, valamint az elektronikus aláírás meglétét.

Metaadatcsoport – Bérlő

• Teljes név
• Személyi azonosító vagy CURP
• Állampolgárság
• Telefonszám
• E-mail cím
• Jelenlegi lakcím
• Beköltözés dátuma
• Bérelt ingatlan
• Szerződés állapota (Aktív, Lejárt, Meghosszabbított, Törölt)

Metaadatcsoport – Szerződés

• Szerződés kódja
• Kapcsolódó ingatlan
• Kapcsolódó bérlő
• Kezdő dátum
• Lejárati dátum
• Havi összeg
• Szerződés állapota
• Elektronikus aláírás (Igen/Nem)

3. Automatizálja a karbantartási és bérleti feladatokat

Az OpenKM munkafolyamatainak segítségével automatizált folyamatokat állíthat be az alábbi célokra:

3.1. Bérleti díjak esedékességének értesítése
3.2. Kifizetések és tartozások rögzítése
3.3. Megelőző vagy javító karbantartási feladatok indítása
3.4. Javítások nyomon követése – költségek és számlák dokumentálása

Ez nemcsak a működés hatékonyságát javítja, hanem lehetővé teszi az ingatlanhoz kapcsolódó összes tevékenység átlátható dokumentálását is.

4. Központosítsa a jogi, műszaki és működési dokumentumokat

Az egyik legnagyobb kihívás az ingatlankezelésben a különböző helyeken tárolt dokumentumok kezelése – szerződések, tulajdoni lapok, tervrajzok, fotók, levelezés. Az OpenKM lehetőséget nyújt ezek beolvasására, feltöltésére és rendszerezésére egyetlen felületen – akár mobiltelefonról, táblagépről vagy számítógépről is hozzáférhetően. Fejlett keresőmotorja OCR-rel és metaadat-indexeléssel támogatja a gyors keresést.

Lehetőség van szerepkör-alapú hozzáférések beállítására – például jogi, karbantartási, pénzügyi vagy felügyeleti szerepkörök szerint –, így biztosíthatja az érzékeny adatok védelmét és a belső kontrollok betartását.

5. Egészítse ki a rendszert a működéséhez illeszkedő funkciókkal

Amennyiben csapata további funkciókat igényel, az OpenKM támogatja:

5.1. E-mail értesítések küldését
5.2. Dokumentumok és szerződések elektronikus aláírását
5.3. Kommunikációs modulokat bérlők és beszállítók számára
5.4. Egyedi PDF- vagy Excel-jelentések készítését (pl. bevétel, kihasználtság, költségek)
5.5. ERP- vagy CRM-rendszerekkel való integrációt REST API-n keresztül

Beállíthat automatikus biztonsági mentéseket is, valamint skálázhatja a rendszert néhánytól akár több száz ingatlan kezeléséig.

6. Használjon előre elkészített struktúrákat a gyorsabb bevezetés érdekében

Időt takaríthat meg, ha importál egy XML-sablont előre definiált mappastruktúrával. Ez leegyszerűsíti a szabványosítást, és megelőzi a hibákat új ingatlanok létrehozásakor.

Továbbá szkriptek segítségével automatikusan generálhat mappákat külső adatbázisokból vagy rendszerekből, így felgyorsíthatja új ingatlanok felvételét.

Összegzés

Az OpenKM alkalmazása az ingatlankezelésben nemcsak lehetséges, hanem erősen ajánlott. A rendszer kiválóan megfelel a dokumentumkezelés, a munkafolyamat-automatizálás, a nyomon követés és a kontroll szempontjából támasztott követelményeknek. A siker kulcsa a világos struktúra kialakítása, a metaadatok és munkafolyamatok teljes körű kihasználása, valamint a jól szervezett működés fenntartása.

Ha központosított, biztonságos és skálázható megoldást keres ingatlankezelési feladataihoz, az OpenKM kiválóan szolgálhat vállalkozása digitális központjaként.