OpenKM: Intelligens dokumentumkezeléssel a hatékonyabb üzleti működésért

OpenKM: Intelligens dokumentumkezeléssel a hatékonyabb üzleti működésért

Szerző: Ana Canteli – 2024. január 15.

Az OpenKM, egy 2005-ben alapított spanyol kisvállalkozás (KKV), alapjaiban változtatta meg a dokumentumkezelés világát. Már a kezdetekkor célul tűzték ki, hogy megtörjék a nagyvállalatok egyeduralmát a dokumentumkezelő rendszerek piacán, felismerve, hogy a kis- és középvállalkozások alkotják a gazdaság gerincét. Az alapítók – elkötelezettek az innováció, a minőség, valamint az átláthatóság, felelősség és bizalmasság értékei mellett – ma is vezetik a céget, amely mára négy kontinensen van jelen.

Az OpenKM szoftvermegoldásai az évek során folyamatosan bővültek, hogy megfeleljenek ügyfeleik egyre szélesebb körű igényeinek – iparágtól és földrajzi helytől függetlenül.

Építőipar és műszaki tervezés

Kiemelkedő példa az építőipar és az építészeti tervezés területén működő vállalatok számára fejlesztett AutoCAD előnézeti modul. Ez lehetővé teszi a tervrajzok közvetlen megtekintését a rendszerben, így egyszerűbbé válik a részletek és kódok ellenőrzése. A funkció lehetőséget biztosít:

• a rajzok nagyítására és navigálására,
• jelölők és megjegyzések elhelyezésére,
• valamint QR-kódok használatára a verziókezeléshez, ezzel csökkentve a helyszíni hibák kockázatát és növelve a dokumentumbiztonságot.

Átláthatóság korában – a bejelentőcsatorna, amely vállalati kultúrát formál

A rendszer egyik legújabb fejlesztése a bejelentőcsatorna, amely az OpenKM nyílt forráskódú technológiájára épül. 2023. február 21-től Spanyolországban hatályba lépett a 2/2023. számú törvény, amely szabályozza a jogsértések és korrupciós cselekmények bejelentését. A törvény előírja, hogy az 50 főnél több alkalmazottat foglalkoztató cégek számára kötelező bejelentőcsatornát működtetni.

Az OpenKM megoldása lehetővé teszi a bejelentések központi, online fogadását, nyomon követését és kezelését, az alábbi funkciókkal:

• Bejelentések rögzítése és követése: anonim vagy névvel tett bejelentések kategorizálása, hozzárendelése, feldolgozása.
• Értesítések: automatikus státuszfrissítések az érintettek számára (pl. kivizsgálás, eredmény).
• Biztonság és bizalmasság: a rendszer garantálja a bejelentők védelmét és a jelentések titkosságát.
• Lépések naplózása: az intézkedések dokumentálása, visszakövethetősége.

Intelligens információkezelés mesterséges intelligenciával

Az OpenKM nemrég integrálta a ChatGPT technológiát, kihasználva a mesterséges intelligencia lehetőségeit a dokumentumkezelésben. Ez a fejlesztés az alábbi előnyöket kínálja:

• Információkinyerés: NLP-alapú technológiával gyorsan felismeri a kulcsadatokat (pl. dátumok, nevek, számok).
• Intelligens keresés: AI-algoritmusok segítik a pontosabb, relevánsabb keresési eredmények elérését.
• Automatikus osztályozás: a dokumentumok tartalom alapján kerülnek megfelelő kategóriába.
• Tartalomösszefoglalás: a ChatGPT automatikusan tömöríti a hosszabb szövegeket, segítve az átláthatóságot és döntéshozatalt.

Ez a kombináció – az OpenKM dokumentumkezelő rendszere és a ChatGPT intelligenciája – új szintre emeli a felhasználói élményt.

OpenKM: Testreszabhatóság, mint minőségi alapelv

Az OpenKM csapatának tapasztalata és a vállalat értékei – felelősség, átláthatóság, bizalmasság – teszik a rendszert megbízható partnerré bármilyen dokumentumkezelési projektben.

Néhány kiemelt előny:

Dokumentumgenerálás és elérés bárhonnan

• Dokumentumsablonok használata az OpenKM-en belül.
• Kötelező dokumentáció automatikus generálása iparági szabványok szerint.

Távoli, kézzel írt aláírás

• Gyorsabb ügyintézés, fizetési folyamatok egyszerűsítése.
• Aláírás stylussal vagy érintőképernyővel – nyomtatás nélkül, digitálisan.

Ezek az újítások jelentős mértékben javították a felhasználók produktivitását és egyszerűsítették a dokumentumkezelési folyamatokat.

Zárógondolat

Ismerje meg Ön is, hogyan forradalmasítja az OpenKM a dokumentumkezelést: egyszerűsítse folyamatait, javítsa az együttműködést és növelje vállalata hatékonyságát. Készen áll arra, hogy új szintre emelje az információkezelést?

Lépjen kapcsolatba az OpenKM csapatával még ma, és tegye meg az első lépést a korszerű, gördülékeny dokumentumkezelés felé!