OKMFlow: Az OpenKM új, natív munkafolyamat-motorja, amely átalakítja a dokumentumautomatizálást

OKMFlow: Az OpenKM új, natív munkafolyamat-motorja, amely átalakítja a dokumentumautomatizálást

Írta: Ana Canteli, 2025. április 3.

Egy olyan környezetben, ahol a folyamatszervezés és a dokumentumautomatizálás egyre fontosabbá válik a versenyképesség szempontjából, az OpenKM stratégiai lépést tett előre új, natív munkafolyamat-motorjának – OKMFlow – bevezetésével. Ezt az új funkciót az OpenKM műszaki csapata fejlesztette ki, és lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy testreszabott munkafolyamatokat tervezzenek, kezeljenek és figyeljenek meg, teljesen integrálva a rendszerbe.

Miért olyan fontosak a munkafolyamatok a dokumentumkezelésben?

Az automatizált munkafolyamatok számos szervezet üzleti folyamatainak gerincét képezik. Az olyan feladatok automatizálása, mint a szerződésjóváhagyás, dokumentumok digitalizálása, ügykezelés vagy számlafeldolgozás lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy:

• Csökkentsék a folyamatok végrehajtási idejét

• Minimalizálják az emberi hibákat

• Biztosítsák a jogszabályi megfelelést az átláthatóság révén

• Optimalizálják az osztályok közötti együttműködést

• Növeljék a működési átláthatóságot

Az OKMFlow segítségével ezek a folyamatok teljes egészében az OpenKM környezeten belül kerülnek meghatározásra, végrehajtásra és felügyeletre – külső eszközök használata nélkül.

Külső motortól a natív megoldásig: minőségi ugrás

Korábban az OpenKM egy harmadik féltől származó workflow/folyamatmotorral biztosított integrációt a munkafolyamatok megvalósításához. Bár ez a megközelítés működőképes volt, több kihívást is jelentett:

• Csak részleges integráció a dokumentumkezelő rendszerrel

• Nagyobb konfigurációs bonyolultság

• Külső technológiáktól való függés

• Testreszabott folyamatok automatizálásának nehézsége

Ezzel szemben az OKMFlow már az alapoktól úgy lett kialakítva, hogy szervesen illeszkedjen a rendszerbe. Nemcsak az integrációt javítja, hanem csökkenti a tanulási görbét is, miközben bővíti a testreszabási lehetőségeket.

Mit kínál az OKMFlow?

A Java 17-re épül, Tomcat szerveren fut (jövőbeli verziókban várhatóan egyesül a fő szerverrel), és számos újítást hoz:

• Grafikus felület a munkafolyamatok tervezéséhez: kezdőpont, feladatok, feltételek, átmenetek, űrlapok, lezárások...

• Dinamikus feladatkiosztás: szerepkör alapján, manuálisan, az indító felhasználó által, vagy több felhasználó között megosztva

• Feladatkiosztás módosítása a munkafolyamat futása közben is

• Folyamatváltozók kezelése a környezeten keresztül, amely megosztott adatként működik a csomópontok között

• Változók frissítése és tárolása a dokumentumfolyamat teljes időtartama alatt

• Integráció elektronikus aláírással, e-mail értesítésekkel, metaadatok módosításával és automatikus naplózással

• Adattárolás optimalizált adatbázisban

Mindez lehetővé teszi a rutinműveletek automatizálását emberi beavatkozás nélkül – az űrlapok ellenőrzésétől kezdve a feltételes döntéshozatalig, dokumentum- vagy felhasználói adatok alapján.

Gyakorlati felhasználási területek

Sokoldalúságának köszönhetően az OKMFlow számos üzleti területen alkalmazható:

• Dokumentum minőségkezelés és verziókontroll

• Jogilag kötelező érvényű dokumentumok jóváhagyása elektronikus aláírással

• Jóváhagyási folyamatok költségvetésekhez, szerződésekhez vagy HR-folyamatokhoz

• Alkalmazás ERP disztribúcióban, élelmiszeripari ERP-kben vagy e-kereskedelmi megoldásokban

• Feladatoptimalizálás a dokumentumadminisztrációban, különösen szabályozott dokumentumtípusok esetén

Mindez lehetővé teszi a legjobb gyakorlatokkal összehangolt folyamat-automatizálást, anélkül hogy fel kellene adni a rugalmasságot.

Skálázható ökoszisztéma

Az OpenKM biztosítja a kompatibilitást a jelenlegi motor és az új motor között az átmeneti időszak alatt. Ugyanakkor az új funkciók és fejlesztések kizárólag az OKMFlow-ra fognak koncentrálni, amely már most készen áll bármilyen üzleti irányítási rendszerrel való integrációra.

Miért érdemes most váltani?

Az OKMFlow bevezetésének előnyei egyértelműek:

• Önállóság: A felhasználók saját munkafolyamatokat definiálhatnak a felületen keresztül

• Skálázhatóság: A komplexitás és a mennyiség növekedésével is megőrzi a teljesítményt

• Egyszerűség: Jelentősen csökkenti a munkafolyamatok bevezetéséhez szükséges időt és erőforrásokat

• Idő- és költségmegtakarítás

• Fokozott információbiztonság

• Hatékony dokumentum-életciklus kezelés: létrehozás, jóváhagyás, archiválás

Az OKMFlow stratégiai fejlődést jelent minden olyan szervezet számára, amely hatékonyan, biztonságosan és a mai kihívásokhoz igazodva szeretné automatizálni dokumentumfolyamatait.

Ez nem csupán egy munkafolyamat-eszköz – ez egy átalakító eszköz azon vállalatok számára, amelyek szeretnék csökkenteni a manuális feladatokat, automatizálni a folyamatokat, és dokumentumkezelő rendszerüket valódi értékteremtő motorrá alakítani.

Ne várjon tovább – lépjen kapcsolatba velünk, és tapasztalja meg a dokumentumautomatizálás jövőjét!