Minőségirányítási rendszer

Minőségirányítási rendszer

Írta Ana Canteli 2022 március 11-én

A minőségirányítás iránti érdeklődés egészen a középkorra vezethető vissza, azon belül pedig a feldolgozóipar születéskor kialakult kereskedelmi szövetségekhez kötődik. Az ipari forradalom hajnalán születtek meg az első minőségirányítási tervek, amelyek a termelési folyamatok és azok eredményeinek szisztematikus ellenőrzésére jöttek létre. Minél több ember vett részt az elvárt termékek előállításában, és minél nagyobb volt az előállítandó termékek és szolgáltatások száma, annál inkább szükségessé vált az ún.” good practieses” – helyes gyakorlatok kidolgozása a minőségi minimumok garantálása érdekében.

A minőségirányítás a második világháború alatt vált döntő fontosságúvá, amikor a különböző gyárakban készült háborús tárgyakat - például fegyvereket és lőszereket - hibátlanul kellett összeszerelni.

A minőségirányítási rendszereknek tulajdonított jelentőség azonban nem szűnt meg a háború után sem. A legnagyobb haszonélvezője ennek Japán volt, aki az Egyesült Államok minőségügyi rendszereiben bevezetett fejlesztéseket beépítette az iparágába, nem annyira az ellenőrzésre, mint inkább a termelési folyamatok fejlesztésére összpontosítva és együttműködve az abban részt vevő emberekkel.

Erre a minőségi fejlődésre válaszul született meg a teljes minőségirányítás koncepciója – vagyis a Total Quality Management system (TQM). Mielőtt azonban így előre rohannánk határozzuk meg mi is az a minőségirányítási rendszer.

Mi a minőségirányítási rendszer?

Egy minőségirányítási rendszer célja, hogy segítsen megtervezni, ellenőrizni és javítani a szervezet céljaihoz és a vevői elégedettséghez kapcsolódó szempontokat.

A minőségirányítási rendszer tehát az ismétlődő, mérhető termelési folyamatok javítása céljából jön létre és egy dokumentációban kerül rögzítésre. A megfelelő minőségpolitika és a kitűzött célok elérése érdekében meg kell határozni az ehhez kapcsolódó összes folyamatot, eljárást és felelősségi kört.

A minőségbiztosítási rendszereknek számos definíciója létezik, mi ebben a cikkünkben a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (röviden ISO) irányelveit fogjuk követni. Az ISO minőségügyi szabványcsalád széles körben elterjedt és használatuk több ágazatban elfogadott, mindamellett, hogy megfogalmaznak iparágspecifikus kritériumokat is.

Legjelentősebb minőségügyi szabványok:

- ISO 9000 sorozat - minőségirányítási szabványok

- ISO 4000 sorozat - környezetirányítási rendszerek

- ISO 13485 - az orvostechnikai eszközök minőségirányítási rendszere

- ISO 19001 - az irányítási rendszerek auditálására vonatkozó iránymutatások

A minőségirányítás alapelvei

• Ügyfélelégedettség: ne feledje, hogy nem sok értelme volna egy teljes rendszert létrehozni és bevezetni az egész vállalatra vonatkozóan, ha annak eredményei végső soron nem javítanák az ügyfélvéleményt és elégedettséget. Naponta jelennek meg olyan új termékek és szolgáltatások, amelyek megragadják az ügyfél figyelmét, akik egyre igényesebbek és magasabb elvárásokkal rendelkeznek. Ezért a minőségbiztosítási rendszer bevezetése során ne tévessze szem elől az ügyfélelégedettség kérdését sem.
• Vezetés: ahhoz, hogy a minőségbiztosítási rendszer meghozza gyümölcsét, elengedhetetlen a vezetőség támogatása és elkötelezettsége, amely felelős azért, hogy a vállalat stratégiáját összehangolja a bevezetendő minőségbiztosítási rendszerrel. A vezetésnek kell koordinálnia a csapat által alkalmazott megoldásokat, és gondoskodnia kell az erőforrások megfelelő kezeléséről és elosztásáról is.
• Kapcsolatmenedzsment: a vállalatnak felelősséget kell vállalnia az ügyfelekkel, beszállítókkal, részvényesekkel, közigazgatási szereplőkkel, valamint a más érdekcsoportokkal való kapcsolattartásért, hogy az egyensúlyra és a kölcsönös előnyökre törekedhessen.
• Munkavállalók elköteleződése: ha az alkalmazottak nem értenek egyet vagy nem működnek együtt, akkor a minőségibiztosítási rendszer bevezetése igazi kihívássá fog válni. A szervezet tagjainak motiválása és bátorítása tehát alapvető a QMS megvalósításához.
• Folyamatalapú megközelítés: A folyamatalapú megközelítés ideális az ISO 9000-es sorozat által megjelölt minőségbiztosítási rendszer megvalósításához. Meg kell határozni és elemezni kell az ügyfélnek kínált termékek és szolgáltatások előállítására vonatkozó feladatokat, tevékenységeket, erőforrásokat és személyeket.
• Bizonyítékalapú döntéshozatal: amikor a dolgok rosszul alakulnak egy vállalatnál, akkor általában nem a megfelelő következtetéseket vonják le. A minőségügyi rendszerek a tervezés, a kivitelezés, a megvalósítás, az ellenőrzés, a felülvizsgálat és a fejlesztés fázisainak köszönhetően hozzájárulnak az eltérések felderítéséhez és méréséhez, így hozzájárulnak a megalapozott és adatalapú döntések meghozatalához is.
• Folyamatos fejlesztés:az ISO 9000 szabvány által biztosított audit segít felismerni a fejlesztendő pontokat és hogy hogyan, illetve milyen erőforrásokkal lehet azokat megvalósítani. Azaz ez a folyamat magában foglalja az innovációt is. A minőségirányítás alapvető fontosságú, mivel ez biztosítja számunkra a végrehajtandó változások megértését, a szükséges kooperációt és koordinációt, valamint a tervezett fejlesztési terv biztosításához szükséges dokumentációt.

A dokumentumkezelés fontossága a minőségügyi rendszerekben

Ahogyan a minőségirányításnak is hosszú története van, úgy a dokumentumkezelésnek és a minőségirányítási rendszerekben betöltött szerepének is.

A termelés ellenőrzésére és a gyártási folyamatok javítására szolgáló legjobb gyakorlatok dokumentálása létrehozta a minőségirányítási rendszerek szabványait. Ezért a lehetőségekhez mérten ajánlott a folyamatok működését támogató információk dokumentálása. A dokumentáció meghatározása egy minőségorientált szervezetben nagyon fontos: a kommunikáció, a mérőszámok, a minőségi szabványoknak való megfelelés, a megosztott tudás stb. szempontjából. Ez a felsorolás nem feltétlenül tartalmazza az átfogó minőségellenőrzéshez szükséges összes dokumentumot. Így érdemes még kiegészíteni a:

• Minőségügyi kézikönyvvel, amely tartalmazza a minőségpolitikát és a célkitűzéseket.
• Folyamattérképpel,
• A minőségirányítási rendszer eljárásainak dokumentációjával,
• Munkautasításokkal,
• Nyilvántartás karbantartásával,
• Egyéb dokumentációkkal (belső, helyi, ágazati előírások stb.)

Ahhoz, hogy egy szervezet sikeresen bevezesse a minőségbiztosítási rendszerét, olyan dokumentumkezelő szoftverre van szüksége, amely tartalmazza az összes olyan adatot, amely a minőségbiztosítási rendszer teljesítményének objektív bizonyításához szükséges.

A dokumentációk megfelelő és hatékony vezetése kulcsfontosságú a minőségbiztosítási rendszer sikeréhez. A QMS tervezési szakaszában a szervezetnek részletesen meg kell határoznia a dokumentumok típusait, valamint a dokumentumok létrehozására, megőrzésére és szerkesztésére vonatkozó irányelveket. A minőségirányítási szabványok általában nem írják elő a dokumentumkezelés módszerét. Ugyanakkor a bizonyítékok megőrzése biztosítja a minőségirányítási rendszer sikerét.

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszert már több olyan vállalatnál bevezették, ahol sikeresen tanúsították minőségirányítási rendszerüket.

Ez az elektronikus irat- és dokumentumkezelő szoftver hozzáférést biztosít az OpenKM Academy online tanfolyamaihoz is. Az e-learning platform a vállalat által bevezetett minőségbiztosítási rendszer elfogadásához és használatához biztosít képzéseket.