Maximális dokumentumkezelési hatékonyság az OpenKM elektronikus aláírásával

Maximális dokumentumkezelési hatékonyság az OpenKM elektronikus aláírásával

Szerző: Ana Canteli – 2024. április 15.

A digitális átalakulás előtérbe helyezte azokat az eszközöket, amelyek leegyszerűsítik a dokumentumkezelést – ennek egyik központi eleme az elektronikus aláírás. Az OpenKM, amely jól ismert megbízható dokumentumkezelő szoftveréről, egy olyan elektronikus aláírás modult kínál, amely a szervezetek jogi igényeihez igazodik – akár belföldi, akár nemzetközi szinten működnek.

Ebben a cikkben különböző gyakorlati példákon keresztül mutatjuk be, hogyan segíti elő az OpenKM e-aláírása az iparági dokumentumfolyamatok egyszerűsítését.

1. Banki szolgáltatások

Képzeljük el, hogy valaki egy bankszámlát szeretne nyitni vagy pénzügyi szolgáltatást igénybe venni – mindezt az otthona kényelméből. Az OpenKM e-aláírás moduljával a felhasználó hitelesítheti magát digitális tanúsítványával. A szükséges dokumentumokat feltölti az OpenKM rendszerébe, ahol azok jogszabályoknak megfelelően indexelve és kategorizálva kerülnek tárolásra. Ez gyorsítja a folyamatot, miközben zökkenőmentes ügyfélélményt nyújt.

2. Munkavédelmi szolgáltatók

A munkavédelem területén az OpenKM e-aláírás funkciója leegyszerűsíti az olyan dokumentumok kezelését, mint a védőfelszerelések átvételét igazoló nyilatkozatok vagy átadási jegyzőkönyvek. Az ügyfelek közvetlenül saját OpenKM-fiókjukból írhatják alá ezeket elektronikus úton, megkönnyítve ezzel a jogszabályi megfelelőség igazolását és az érintettekkel való kommunikációt – legyen szó alvállalkozókról, HR-ről, szakszervezeti képviseletről vagy hatóságokról.

3. Vendéglátóipari szektor

Az élelmiszer- és italkiszállítással foglalkozó cégek esetében az OpenKM e-aláírás optimalizálja a szállítólevelek és számlák kezelését. Az ügyfelek automatikus értesítést kapnak az új dokumentumokról, amelyeket alá kell írniuk. Ez biztosítja a dokumentáció nyomon követhetőségét, csökkenti az elveszett dokumentumok számát, és lehetővé teszi a tanácsadó cégek számára, hogy pontos és hiteles adatok alapján készítsék el például az adóelszámolásokat.

4. Nemzetközi szállítmányozási vállalatok

A nemzetközi logisztika területén az OpenKM e-aláírás megkönnyíti az áruátadással kapcsolatos dokumentumok kezelését. Az ügyfelek személyre szabott értesítést kapnak, amikor aláírásra váró dokumentum jelenik meg számukra. Ez egyszerűsíti a folyamatot és biztosítja az ügymenet visszakövethetőségét, ami kulcsfontosságú a nemzetközi szállítmányozásban.

Összegzés

Az OpenKM elektronikus aláírás modulja komplex megoldást nyújt a különböző iparágak dokumentumkezelési kihívásaira – a banki szektortól a nemzetközi logisztikáig. Előnyei közé tartozik:

• a folyamatok gyorsítása,
• a dokumentumok biztonsága,
• valamint a jogi szabályozásokhoz való rugalmas alkalmazkodás.

Szeretné hatékonyabbá tenni cége dokumentumkezelését?
Kérjen online demót az OpenKM-től, és ismerje meg, hogyan járulhat hozzá az elektronikus aláírás a munkafolyamatok egyszerűsítéséhez és a dokumentumok biztonságos kezeléséhez.
Vegye fel velünk a kapcsolatot még ma, és indítsa el vállalata digitális átalakulását!