Működési hatékonyság: dokumentumkezelési folyamatok automatizálása az OpenKM segítségével

Működési hatékonyság: dokumentumkezelési folyamatok automatizálása az OpenKM segítségével

Szerző: Ana Canteli – 2024. május 6.

A mai üzleti környezetben a dokumentumkezelés továbbra is jelentős kihívást jelent sok szervezet számára. Az átállás a papíralapú, manuális dokumentumfolyamatokról elektronikus megoldásokra elengedhetetlen az olyan akadályok leküzdéséhez, amelyek befolyással vannak a hatékonyságra, a biztonságra és a termelékenységre. Ebben a cikkben áttekintjük a hagyományos dokumentumkezelés leggyakoribb problémáit, valamint bemutatjuk, hogyan nyújt erre hatékony megoldást az OpenKM dokumentumkezelő rendszer.

A hagyományos dokumentumkezelés kihívásai

1. Lassúság – A manuális dokumentumkezelés lassú és gyakran késésekkel jár, ami rontja az üzleti reakciókészséget.
2. Emberi hibák – A kézi adatbevitel növeli a hibák és mulasztások kockázatát, ezáltal csökken az információk megbízhatósága.
3. Dokumentumok elvesztése – A papíralapú tárolás megnöveli az elvesztés vagy félrehelyezés kockázatát, ami idő- és költségveszteséghez vezet.
4. Nem megfelelő biztonság – A bizalmas adatok védelme és a fizikai biztonsági intézkedések (pl. tűz, árvíz) nehezen kivitelezhetők.
5. Tárolási költségek – A nagymennyiségű papíralapú dokumentum tárolása jelentős helyigénnyel és költséggel jár.

Az OpenKM előnyei a dokumentumkezelésben

Az OpenKM számos olyan funkciót kínál, amelyek hatékonyan kezelik a fenti kihívásokat:

1. Folyamatok automatizálása – Az OpenKM képes automatizálni a dokumentumok rögzítésétől kezdve a feldolgozáson, archiváláson és továbbításon át minden lépést, ezáltal csökkentve a hibák számát.
2. Fokozott biztonság – A rendszer hozzáférés-szabályozást, titkosítást és naplózást alkalmaz az érzékeny adatok védelme érdekében, megfelelve a szabályozásoknak.
3. Digitális hozzáférés – A dokumentumok digitalizálása lehetővé teszi a gyors visszakeresést, csökkenti az elvesztés kockázatát és növeli a működési hatékonyságot.
4. Költségcsökkentés – A fizikai tárolás megszüntetésével, a hibák és az újrafeldolgozás csökkentésével jelentős megtakarítás érhető el.

Az OpenKM szerepe az üzleti folyamatok automatizálásában

Az OpenKM nemcsak a dokumentumkezelés specifikus kihívásait kezeli, hanem teljes körű üzleti folyamat-automatizálási eszköztárat is biztosít:

• automatizált munkafolyamatokkal,
• elektronikus aláírási lehetőséggel,
• és fájlkezelési funkciókkal,

melyek elősegítik az együttműködést a munkatársak, ügyfelek és hatóságok között.

Gyakorlati példa: dokumentumfolyamatok automatizálása az OpenKM segítségével

Egy orvostechnikai eszközök forgalmazásával foglalkozó cég komoly problémákkal küzdött dokumentumkezelés terén. Naponta nagyszámú dokumentumot generáltak: árajánlatokat, megrendeléseket, számlákat és szállítóleveleket. A manuális feldolgozás lassú és hibára hajlamos volt.

A vállalat egy OpenKM alapú megoldásban látott lehetőséget, és próbaüzemet kért. A cél: a dokumentumfolyamatok racionalizálása, a működési hatékonyság növelése és a hibák csökkentése.

A próbaüzem során három kulcsfontosságú esetre derült fény:

1. Ajánlatok feldolgozása – Az OCR technológia segítségével az OpenKM automatikusan beolvasta az elfogadott ajánlatokat, kinyerte a metaadatokat, és azokat az adatbázisban tárolta – biztosítva a gyors visszakereshetőséget.
2. Megrendelések kezelése – Az ügyfél által elfogadott ajánlat alapján az ERP rendszer generálta a megrendelést, amit az OpenKM automatizáltan fogadott és kapcsolt az eredeti ajánlathoz. Az OCR azonosította a releváns adatokat, a „Kapcsolatok” funkció pedig biztosította az ajánlatok, rendelések, számlák és szállítólevelek közötti logikai összekapcsolást.
3. Szállítólevelek és számlák feldolgozása – A beszállítók az OpenKM portálon keresztül küldték a dokumentumokat. Az OCR beolvasta a metaadatokat, majd a rendszer összerendelte a megfelelő megrendelésekkel, még akkor is, ha több szállítólevél tartozott egy számlához, vagy fordítva. A „Kapcsolatok” funkció ebben is segített, átláthatóvá téve a dokumentumok közötti kapcsolatot.

Emellett az OpenKM fejlett keresési és riportálási lehetőségei további előnyöket nyújtanak a vállalat számára.

Eredmény

A próbaidőszak végére a vállalat meggyőződött az OpenKM képességeiről, és a rendszer teljes körű bevezetése mellett döntött. Bíztak abban, hogy az OpenKM:

• optimalizálja a dokumentumfolyamataikat,
• növeli az információbiztonságot,
• és javítja az általános működési hatékonyságot.

Ön is készen áll a dokumentumkezelés optimalizálására?

Vegye fel velünk a kapcsolatot egy személyre szabott OpenKM demóért, és tudja meg, hogyan segíthetünk a működési hatékonyság növelésében és az adatbiztonság javításában!

Az OpenKM tanácsadási szolgáltatásai és az OpenKM Akadémia minden lépésben támogatást nyújtanak az átállás során a hatékony, digitális dokumentumkezelés felé vezető úton