KPI-kezelés optimalizálása az OpenKM segítségével: Egy franchise gyakorlati esete

KPI-kezelés optimalizálása az OpenKM segítségével: Egy franchise gyakorlati esete

Szerző: Ana Canteli – 2024. május 24.

A teljesítmény mérésének szerepe a vállalati fenntarthatóságban

A mai üzleti környezetben elengedhetetlen a folyamatok hatékonyságának és eredményességének mérése, ha hosszú távon fenntartható és sikeres működést szeretnénk elérni. Ebben kulcsszerepet játszanak az úgynevezett KPI-ok (Key Performance Indicators – kulcs teljesítménymutatók), amelyek segítségével a szervezetek objektíven értékelhetik működésüket és megalapozott döntéseket hozhatnak a fejlődés érdekében.

A termelési KPI-ok szerepe a hatékonyságban

A termelési mutatók – például a legyártott termékek száma, az egy termékre jutó gyártási idő, vagy a gyártósor hatékonysága – számos vállalatnál alapvető mutatónak számítanak.

Egy több telephelyből álló franchise esetében a termelési KPI-ok hatékony kezelése elengedhetetlen a jövedelmezőség és a folyamatos növekedés biztosításához. Minden értékesítési pontnak meg kell felelnie az anyavállalat által meghatározott minőségi és működési sztenderdeknek.

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer teljes körű megoldást kínál a KPI-ok kezelésére, amelyek a vállalat célkitűzéseihez igazíthatók. Az OpenKM Doc Request modul – egy olyan portál, amely nominális vagy anonim módon is lehetővé teszi az adatok beküldését – segítségével termelési adatokat gyűjthetünk, például a legyártott egységek számát, az egységre jutó gyártási időt vagy a gépleállások hosszát. Ezek az adatok elemzésre kerülnek, lehetővé téve a gyenge pontok azonosítását és a folyamatok optimalizálását.

További KPI-típusok: túl a termelésen

A termelésen túl számos más KPI is kulcsszerepet játszik a különböző vállalati területek teljesítményének értékelésében. Ilyenek például a digitális marketinghez kapcsolódó mutatók, amelyek segítenek felmérni az online kampányok hatékonyságát.

Ide tartozik:

• a weboldallátogatók száma,
• a látogatóból vevővé válási arány (konverziós ráta),
• az online hirdetések megtérülése (ROI).

Ezek a mutatók értékes betekintést nyújtanak a marketingstratégiák hatásosságába, és segítik a vállalatokat abban, hogy jobban osszák el erőforrásaikat.

Gyakorlati példa: KPI-kezelés egy több telephellyel rendelkező franchise hálózatban

Egy franchise esetében – amely különböző értékesítési pontokat üzemeltet – a teljesítménymutatók hatékony kezelése kritikus jelentőségű a siker és a növekedés szempontjából.

Az OpenKM és annak Doc Request modulja révén a franchise könnyedén gyűjthet és kezelhet különféle KPI-adatokat az egyes üzletek és munkatársak teljesítményéről. Például:

• Az alkalmazottak saját OpenKM-fiókjukban megkapják az adott időszakra vonatkozó KPI-jelentéseket kitöltésre.
• Az adminisztráció új jelentéseket is küldhet vagy frissítheti a meglévőket a változó igények alapján.

A Doc Request biztosítja, hogy minden résztvevő időben megkapja a megfelelő űrlapokat, és a rendszer biztonságosan és bizalmasan kezeli a beérkezett adatokat. Az információk tetszőleges szempontok szerint szűrhetők – dátum, felhasználó, részleg, iroda, terület stb. – így segítve a kockázatok és lehetőségek azonosítását.

A rendszer minden beküldött űrlapot egyedi alfanumerikus kóddal azonosít, és a felhasználó:

• nyomon követheti saját dokumentumait (elküldött, függőben lévő, jóváhagyott),
• hozzáférhet saját feladatlistájához.

Az OpenKM a hónap elején automatikusan küldi a kitöltendő jelentéseket, valamint emlékeztetőket küld azoknak, akik késésben vannak. Minden dokumentum biztonságosan tárolásra kerül, és részletes keresés végezhető rajtuk, így segítve az adatelemzést és a döntéstámogatást.

Továbbá a rendszer segítségével a franchise gyűjthet adatokat például:

• értékesítési eredményekről,
• ügyfélkiszolgálási időkről,
• ügyfél-elégedettségről,
• munkatársak teljesítményéről.

Az adatok elemzése teljesítménybeli tendenciákat tárhat fel, és időben történő korrekciós intézkedések bevezetését teszi lehetővé.

Összefoglalás

Az OpenKM hatékony eszközöket biztosít a vállalatok számára a KPI-ok gyűjtéséhez, kezeléséhez és elemzéséhez. Az OpenKM Doc Request modul lehetővé teszi a rendszer testreszabását az adott vállalati igényekhez igazítva, így segítve a teljesítmény mérését, a gyenge pontok feltárását és a megalapozott üzleti döntések meghozatalát.

A KPI-ok tudatos használatával a vállalatok optimalizálhatják működésüket, és megerősíthetik versenyképességüket egy folyamatosan változó piacon.