Képzés dokumentumkezelésről

Képzés a dokumentumkezelésről

Írta Ana Canteli 2020. október 30-án

A vállalat erőforrásai közül a legfontosabbnak az emberi erőforrásnak kéne lennie, és mégis, amikor szóba kerül a munkavállalók képzése és fejlesztése, a legtöbb vállalat vonakodni kezd, ugyanis sokkal inkább költségként tekintenek az emberek képzésére, semmint befektetésként.

Miért éri meg mégis a munkavállalók képzése?

Eleinte minden ráfordítás vagy beruházás költség, de míg a ráfordítás egy olyan cselekedet, amely nem eredményez további nyereséget a vállalat számára, addig a befektetés magában foglalja azt a lehetőséget, hogy a jövőben további előnyökkel és nagyobb profittal járjon. Ebből logikusan következik, hogy amennyiben az oktatásra, mint kiadás tekintünk, akkor hajlamosabbak leszünk annak arányát csökkenteni, míg, ha befektetésként gondolunk rá, akkor az a jövőben a profitnövekedés forrásává is válhat.

Az új technológiáknak az információs társadalomban betöltött szerepe arra kényszerít minket, hogy folyamatosan alkalmazkodjunk a munkahelyen megjelenő új eszközök helyes használatához. Éppen ezért nem szabad arról megfeledkezni, hogy az ismereteink bővítéséhez, a munkavállalók képességeinek javításához, valamint a sokoldalúság, a kreativitás és a rugalmasság fokozásához a képzések és fejlesztések elengedhetetlenül fontosak. Egy pontos képzési terv megléte számos előnnyel jár mind a munkavállók, mind a vállalat számára.

Személyes előnyök:

• Új ismeretek, képességek és készségek elsajátítása.
• Foglalkoztathatóság és a munkahelyi biztonság növelése.
• Fizetésemelési lehetőség.
• Egyéni motiváció növelése.
• Termelékenység növelése.
• Jobb döntéshozatal és problémamegoldó készség.
• Új felelősségi körök betöltése, vagy a vezetői tudás fejlesztése.

Vállalat előnyei:

• Termékek és szolgáltatások minőségének javulása.
• Ügyfél elégedettség és lojalitás növelése.
• Profitnövekedés.
• Fokozott versenyképesség.
• Jobb munkakörnyezet.
• Munkahelyi hiányzások csökkentése.
• Nagyobb lehetőség új projektek és ötletek kidolgozására.

Miért fontos a munkavállalók képzése?

A szervezetet, mint egymással összefüggő rendszerek halmazát tekintjük, melyek mindegyikének megvannak a saját munkavállalói képzésekre irányuló igényei, de ezek bizonyos szempontból összefüggenek. Az egyik ilyen szempont a dokumentumkezelés, hiszen nincs olyan szervezet, amely ne információkkal vagy dokumentációkkal dolgozna, melyek végső soron papír alapú dokumentumok vagy elektronikus formátumú fájlok.

A vállalati képzések által nyújtott összes előnyt figyelembe véve sem szabad megfeledkezni arról, hogy gyakran a vállalatoknak nehézséget jelent, a képzési igények felmérése, valamint a megfelelő oktatási tematika összeállítása. Éppen ezért hoztuk létre az OpenKM Akadémiát, amely egy e-learning felület az ügyfeleink és felhasználóink részére. Tartalmaz minden szükséges információt és ismeretet, amely a dokumentumkezelő rendszer lehetőségeinek teljes kihasználáshoz szükséges.

2 fő oktatási tervet tudunk ajánlani:

• OpenKM adminisztrátor. Biztosítja a dokumentumkezelő szoftver továbbfejlesztéséhez és bővítéséhez szükséges ismereteket:
  • Alkalmazás futtatása.
  • Alapvető kezelési képességek elsajátítása.
  • Telepítési folyamat.
  • OpenKM testre szabása.
  • Példák a termelés fejlesztésére.
  • Ügyfelek sikertörténetei.
• Konzultáns: Az OpenKM minősített tanácsadója képes irányítani a dokumentumkezelő rendszer bevezetésének és megvalósításának teljes életciklusát. A képzés alatt megismerkedhet:
  • A dokumentumkezelő rendszerhez kapcsolódó alapelvekkel és szabványokkal.
  • Azzal, hogy hogyan kell a dokumentumkezelési modellt megtervezni és összeállítani.
  • Képes lesz megválaszolni az OpenKM funkcionalitásával és műszaki jellemzőivel kapcsolatos kérdéseket.
  • Képes lesz önállóan megtervezni és bemutatni az OpenKM demó rendszerét.
  • Képes lesz végfelhasználói oktatásra.
  • Képes lesz, műszaki és gazdasági javaslatok kidolgozására.
  • A tanácsadó végig támogatja az adminisztrátort és a fejlesztőt az OpenKM testre szabásában.

A képzések és fejlesztések kulcsfontoságúak ahhoz, hogy új és változásokat ösztönző lehetőségeket érjünk el. Az olyan munkakör, amelyet mindig ugyanúgy végeznek anélkül, hogy figyelembe vennék a poszt vagy az osztály változó helyzetére-, esetleg más területekhez való viszonyára gyakorolt hatásokat, könnyedén rejtett, azaz észrevétlen probléma forrássá válhat.

A vállalati képzések alkalmával az alkalmazottaknak lehetősége nyílik a szervezetnél előforduló, különböző helyzetekben és szituációkban tesztelni tudásukat és stratégiájukat, ezzel ösztönözve őket az egymás közötti véleménycserére, kommunikációra és reflexióra.