Kapcsolódás és együttműködés: Az OpenKM mint belső ügyfélportál

Kapcsolódás és együttműködés: Az OpenKM mint belső ügyfélportál

Szerző: Ana Canteli – 2024. február 26.

A mai dinamikus üzleti környezetben a hatékony dokumentumkezelés az egyik legfontosabb alapfeltétele a szervezetek sikerének és versenyképességének. A gyors és egyszerű hozzáférés a releváns információkhoz, valamint a dokumentumok biztonságos és együttműködésen alapuló kezelése és megosztása elengedhetetlen az üzleti műveletek, a belső folyamatok optimalizálása szempontjából.

Az OpenKM ideális megoldás lehet ezekre a kérdésekre. Magas szintű testreszabhatóságával és jelentős eszköztárával az OpenKM lehetővé teszi a vállalatok számára egy olyan központosított digitális környezet kialakítását, ahol a munkatársak hatékonyan tárolhatják, kereshetik, elérhetik és megoszthatják a dokumentumokat. Legyen szó szállítólevelek kezeléséről, HR-dokumentációról vagy munkavédelmi nyilvántartásról, az OpenKM egy sokoldalú és skálázható platform, amely alkalmazkodik a szervezet egyedi igényeihez – így növelve a termelékenységet, elősegítve az együttműködést, és erősítve az információbiztonságot.

Ezért ma arról beszélünk, hogyan válhat az OpenKM egy belső ügyfélportállá – egy kétirányú platformmá a dokumentumok cseréjére, amely egyszerűsíti és gyorsítja az üzleti működést, miközben védi az információk bizalmasságát.

Esettanulmány 1: Szállítólevelek kezelése

Egy országos lefedettséggel rendelkező vállalat 24 fiókirodával rendelkezik. A szállítólevelek kezelése eddig papíralapon történt: az irodákban fizikailag halmozták őket, majd postán küldték a központba. Az OpenKM bevezetésével azonban a folyamat teljesen digitalizálódott.

Amikor egy alkalmazott átvett egy szállítólevelet, a beszállító lefényképezte azt, és feltöltötte az OpenKM-be. A dokumentumkezelő rendszer automatikusan felismerte a dokumentumtípust, kinyerte a kulcsfontosságú adatokat, és hozzárendelte az adott műveletet végző dolgozóhoz. Szükség esetén a felelősök automatikus értesítést kaptak, a dokumentum pedig a vállalat által meghatározott szabályok alapján került archiválásra (pl. beszállító neve, dátum, fizetési mód, alkalmazott stb. szerint). Az OpenKM ráadásul kapcsolódott a vállalat ERP-rendszeréhez, és CSV-formátumban továbbította a szállítólevelek adatait a készletnyilvántartás frissítéséhez.

Esettanulmány 2: HR-dokumentáció

Egy 100 fős vállalat e-mailben küldte ki a bérjegyzékeket, és ugyanezt a csatornát használta betegszabadságok, szabadságkérelmek, önéletrajzok, szabályzatváltozások és egyéb HR-kommunikáció kezelésére is. Az OpenKM bevezetése után minden dolgozó saját személyes tárhelyet kapott, ahol:

• automatikusan megkapják a bérjegyzékeket;
• sablonokon keresztül kérhetnek szabadságot, jelezhetnek betegszabadságot;
• értesítést kapnak az operatív vagy biztonsági szabályzatok változásairól;
• a rendszer nyilvántartja és figyelmezteti őket a lejáró dokumentumokra (pl. személyi igazolvány érvényessége).

Esettanulmány 3: Munkavédelmi dokumentáció

Egy munkavédelmi szolgáltató cég ügyfelei dolgozóinak orvosi vizsgálatait végzi. Az adatbiztonság, titoktartás és dokumentumkontroll érdekében a vállalat az OpenKM-et választotta.

Az orvosi személyzet hozzáfér az egyes dolgozók kartonjához, rögzíti a vizsgálati eredményeket, majd a rendszer automatikusan:

• összefoglaló jelentést küld a munkáltatónak az alkalmas dolgozók listájáról;
• egyéni eredményeket küld a dolgozóknak letöltési token segítségével akár WhatsAppon keresztül is.

Esettanulmány 4: Franchise belső portál

Egy franchisehálózat naprakészen tartja a kereskedelmi anyagokat az OpenKM segítségével, így a franchise-partnerek bármikor elérhetik azokat nyomtatás és üzletben történő kihelyezés céljából. Emellett a rendszer lehetőséget ad a partnerek számára, hogy:

• véleményt nyilvánítsanak,
• kérdéseket tegyenek fel,
• és információkat szerezzenek a franchise működésével kapcsolatban.

Ezek csak néhány példa arra, hogyan segíti az OpenKM a vállalatokat egy belső ügyfélportálként működni – legyen szó akár logisztikai, HR, munkavédelmi vagy kereskedelmi dokumentumok kezeléséről.

Kérjen demót, és segítünk megtalálni a legjobb megoldást az Ön számára!