Intelligens automatizálás a dokumentumkezelésben: OpenKM és a mesterséges intelligencia ereje

Intelligens automatizálás a dokumentumkezelésben: OpenKM és a mesterséges intelligencia ereje

Ana Canteli írása, 2025. február 21.

A digitális átalakulás megváltoztatta a vállalatok információkezelését. A napi szinten keletkező hatalmas dokumentummennyiségek hatékony megoldásokat igényelnek az adatok rendszerezése, elemzése, valamint gyors és pontos visszakeresése szempontjából.

Ebben játszik kulcsszerepet a mesterséges intelligencia (AI). Az OpenKM-hez hasonló vállalatok beépítették az AI-t a platformjaikba, hogy intelligens dokumentumkezelő rendszert tudjanak kínálni, amely így képes releváns információkat kinyerni, javítani az osztályozást, csökkenteni az emberi hibákat és automatizálni a dokumentumfolyamatokat.

Ez a cikk bemutatja, hogyan alakította át az OpenKM AI modulja a dokumentumkezelést.

A mesterséges intelligencia szerepe a dokumentumkezelésben

A vállalatok fejlődése a dokumentumok egyszerű digitalizálásától a teljes automatizálásig vezetett, ahol az AI alapvető szerepet tölt be az alábbiakban:

• Ismétlődő feladatok automatizálása, például dokumentumok címkézése és rendszerezése.
• Működési költségek csökkentése a felesleges manuális folyamatok megszüntetésével.
• Hatékonyság javítása a dokumentumkeresés és -elemzés során.
• Szabályozási megfelelés biztosítása az aktuális előírások szerinti dokumentumkezeléssel.

Az olyan AI-alapú dokumentumkezelő rendszerek, mint az OpenKM, természetes nyelvfeldolgozás (NLP) segítségével könnyítik meg a fájlok osztályozását és visszakeresését. Ez lehetővé teszi a dokumentumokban lévő mintázatok felismerését és az információk soha nem látott pontosságú kinyerését.

Az OpenKM AI moduljának legfontosabb funkciói

Az OpenKM AI modulja egy hatékony és rugalmas megoldás, amely lehetővé teszi a vállalatok számára dokumentumfolyamataik optimalizálását fejlett funkciókkal.

Adatelemzés és -kinyerés

Fejlett AI motorja révén az OpenKM mélyreható dokumentumelemzést végez, amely lehetővé teszi a pontos adatkinyerést. Ez segít a kulcsfontosságú információk azonosításában még nagy adatmennyiség esetén is, csökkentve a feldolgozási időt.

Automatikus javítás és stílusfejlesztés

A rendszer képes helyesírási és nyelvtani hibák javítására, valamint a dokumentumok hangnemének és stílusának formálisabbá vagy éppen közvetlenebbé tételére.

Intelligens és strukturált összefoglalók

Automatikus dokumentumfeldolgozással az OpenKM AI strukturált felsorolások formájában készít összefoglalókat, amelyek lehetővé teszik a tartalom gyors és hatékony megértését.

Metaadat-kinyerés és -kezelés

A rendszer képes kinyerni metaadatokat, például címet, nevet, kategóriát és kulcsszavakat, majd ezeket a dokumentum tulajdonságaihoz társítja, megkönnyítve ezzel a keresést és kezelést.

Munkafolyamat-automatizálás

Az AI segítségével a munkafolyamatok optimalizálhatók, biztosítva, hogy minden dokumentum a megfelelő folyamaton menjen keresztül a szervezeten belül – növelve ezzel a termelékenységet és időt spórolva meg a munkavállalóknak.

AI-alapú interakció: nyitott kérdések

A felhasználók nyitott kérdéseket tehetnek fel az AI-ügynöknek, amely a dokumentum tartalmán alapuló válaszokat ad. Így anélkül juthatunk kulcsfontosságú információkhoz, hogy végig kellene olvasnunk az egész dokumentumot.

Kézzel írt dokumentumok feldolgozása

A digitális dokumentumok mellett az OpenKM AI modulja képes kézzel írt dokumentumokat is feldolgozni – ez különösen hasznos olyan szervezetek számára, amelyek még mindig nagy mennyiségű kézzel írt anyagot kezelnek.

Fejlett optikai karakterfelismerő (OCR) algoritmusai és természetes nyelvfeldolgozása révén az AI nagy pontossággal képes tartalmat kinyerni kézzel írt szövegekből. Ez lehetővé teszi, hogy a kézzel írt szövegek digitalizálva, strukturált adatokként bekerüljenek a rendszerbe későbbi keresés és elemzés céljából.

Főbb képességek:

• Kézzel írt szöveg digitális formátummá alakítása, ami lehetővé teszi annak integrálását az automatizált munkafolyamatokba.
• Releváns információk kinyerése, például nevek, dátumok és kulcsadatok azonosítása.
• Automatikus osztályozás és indexelés, javítva a dokumentumok kereshetőségét.
• Hibajavítás és pontosság növelése, hogy a gépi átirat hű maradjon az eredetihez.

Ez a funkció különösen hasznos a jogi, egészségügyi és közigazgatási szektorban, ahol a kézzel írt nyilvántartások még mindig elterjedtek. Az OpenKM segítségével ezek a dokumentumok hatékonyan digitalizálhatók és automatizált folyamatokban használhatók anélkül, hogy manuális átiratra lenne szükség.

Felhasználási esetek az üzleti menedzsmentben

A dokumentumkezelésben alkalmazott mesterséges intelligencia jelentős hatással van különböző iparágakra. Néhány példa:

Jogi szektor

Az ügyvédi irodák hatalmas mennyiségű szerződést, peres iratot és jogi dokumentumot kezelnek. Az intelligens dokumentumautomatizálással gyorsabban osztályozhatók a dokumentumok, kinyerhetők a fontos információk, és jelentések generálhatók.

Egészségügy

A kórházakban és rendelőkben az AI képes az orvosi nyilvántartások elemzésére, receptek rendszerezésére és a betegadatok szabályozási előírásoknak megfelelő kezelésére.

Pénzügy és számvitel

A pénzügyi intézmények naponta rengeteg dokumentumot dolgoznak fel. Az AI növeli a pontosságot a számlák, jelentések és auditok azonosításában, biztosítva a hatékony információkezelést.

Digitális átalakulás a vállalatoknál

Minden olyan szervezet, amely dokumentumkezeléssel foglalkozik, optimalizálhatja működését egy intelligens dokumentumkezelő rendszerrel. Számos vállalat már bevezette az OpenKM-et, hogy növelje termelékenységét és biztosítsa az információkhoz való hatékony hozzáférést.

A mesterséges intelligenciával támogatott dokumentumkezelés jövője

A mesterséges intelligenciára épülő dokumentumkezelő rendszerek fejlődése a következő években is folytatódik, még fejlettebb képességeket kínálva, mint például:

• Prediktív dokumentumelemzés, amely előre jelzi az információigényt.
• Nagyobb integráció a produktivitási eszközökkel és levelezőrendszerekkel.
• Mélytanulási algoritmusokkal támogatott fájlkeresés.
• Automatikus összefoglaló-generálás és üzleti dokumentumokon végzett trendanalízis.

Ezekkel az innovációkkal az AI továbbra is átalakítja a dokumentumkezelést, és segít a vállalatoknak abban, hogy a bennük rejlő információs potenciált maximálisan kiaknázzák.

Kérjen bemutatót, és ismerje meg az OpenKM-et!

A mesterséges intelligenciával támogatott dokumentumkezelés nem csupán trend – alapvető szükséglet a digitális világban. Az OpenKM fejlett platformot kínál azon vállalatoknak, amelyek hatékonyabb működést, kevesebb hibát és gyorsabb hozzáférést szeretnének biztosítani információikhoz.

Ha szeretné megtapasztalni, hogy a folyamatok automatizálása és az információkinyerés milyen előnyöket jelenthet vállalatának, kérjen bemutatót az OpenKM-ről, és emelje új szintre dokumentumkezelését!