Információbiztonsági Irányítási Rendszer (ISMS): OpenKM konfigurálása és használata

Információbiztonsági Irányítási Rendszer (ISMS): OpenKM konfigurálása és használata

Írta: Ana Canteli, 2025. január 22.

Az Információbiztonsági Irányítási Rendszer (ISMS) bevezetése alapvető fontosságú a szervezet információs eszközeinek védelmében, biztosítva az adatok bizalmasságát, sértetlenségét és elérhetőségét. Az OpenKM, amely robusztus dokumentumkezelő rendszerként ismert, konfigurálható úgy, hogy megfeleljen az ISMS követelményeinek, illeszkedve olyan nemzetközi szabványokhoz, mint az ISO/IEC 27001. Ez a cikk lépésről lépésre bemutatja, hogyan alkalmazható az OpenKM az ISMS eszközeként.

Az ISMS követelményeinek megértése

Mielőtt az OpenKM-et ISMS-ként alkalmaznánk, fontos megérteni az információbiztonság három alappillérét:

• Bizalmasság: Az információk csak az arra jogosult személyek számára legyenek elérhető.

• Sértetlenség: Az adatok pontosságának és teljességének megőrzése, továbbá az illetéktelen módosítások megakadályozása.

• Elérhetőség: A jogosult felhasználók hozzáférése az információhoz akkor és amikor az szükséges.

Ezek az elvek képezik az ISO/IEC 27001 szabvány alapját, amely keretet biztosít egy ISMS létrehozásához, fenntartásához és folyamatos fejlesztéséhez. Ezzel a szervezetek csökkenthetik az információbiztonsági kockázatokat és védelmet nyújthatnak legértékesebb adataik számára.

OpenKM telepítése és konfigurálása

• Biztonságos telepítés: Az OpenKM-et egy védett szerveren kell telepíteni, megfelelő tűzfalbeállításokkal és IT-biztonsági intézkedésekkel. Az OpenKM telepítési szolgáltatása minden standard ajánlat részét képezi.

• Biztonsági mentések: Rendszeres biztonsági mentések konfigurálása az üzletmenet folytonosságának és az adatok védelmének biztosítása érdekében. Az OpenKM Cloud esetén ezek a mentések automatikusan részei a szolgáltatásnak.

A szervezeti struktúra kialakítása

• Mappa hierarchia: Hozzon létre egy olyan mappastruktúrát, amely tükrözi a belső szervezetet vagy az ISMS keretrendszert, megkönnyítve a dokumentumkezelést.

Példa mappastruktúra:

• ISMS irányelvek

• Eljárások

• Kockázatelemzések

• Incidensjelentések

• Oktatási anyagok

• Az OpenKM az OpenKM Akadémián keresztül speciális képzési kurzusokat kínál adminisztrátorok, fejlesztők, technikusok és végfelhasználók számára, hogy biztosítsa a rendszer sikeres bevezetését a teljes szervezetben.

• Metaadatok és címkék: Az OpenKM keresőmotorja kulcsszavas keresést, kategóriákat (címkéket) és metaadatokat is tartalmaz. Az OpenKM metaadat- és címkerendszere javítja a dokumentumok kategorizálását és visszakeresését.

Hozzáférés-szabályozás

• Felhasználói szerepkörök és jogosultságok:

• Határozzon meg konkrét szerepeket (pl. Adminisztrátor, Auditor, Menedzser, Alkalmazott).

• Adjon meg megfelelő engedélyeket (olvasás, írás, törlés) mappák és dokumentumok szintjén.

• Bizalmas dokumentumok: Az érzékeny dokumentumokat bizalmasként kell megjelölni és a hozzáférést csak az illetékes szerepkörök számára engedélyezni.

• Az OpenKM Akadémián elérhető Haladó Felhasználói kurzus hozzáférést biztosít ehhez a típusú képzéshez. Az OpenKM webináriumokon való részvétellel ingyenes hozzáférést biztosítunk ehhez a tudáshoz.

Dokumentum-verziókezelés

• Verziókövetés engedélyezése a kritikus dokumentumok módosításainak nyomon követésére, például biztonsági irányelvek és eljárások esetén. Az OpenKM auditnaplózást biztosít mind dokumentum-, mind mappaszinten.

• Auditnapló vezetése, amely rögzíti, hogy ki és mikor hajtott végre módosításokat. Az OpenKM képes automatizált jelentéseket készíteni az összes releváns eseményről.

Auditálás és monitorozás

• Tevékenységnaplók: Az OpenKM naplózza a felhasználói tevékenységeket és dokumentum-hozzáféréseket.

• Időszakos ellenőrzések: Belső auditok elvégzése az anomáliák azonosítására és kezelésére. Az OpenKM ellenőrzött hozzáférést biztosít külső auditorok számára anélkül, hogy a biztonság sérülne.

• Értesítések beállítása a kritikus dokumentumokhoz való hozzáférésről vagy módosításokról. A feliratkozási szolgáltatások valós idejű értesítéseket biztosítanak a tartalomváltozásokról.

Kockázatkezelés és kockázatcsökkentés

• Kockázatelemzési mappa: Hozzon létre egy külön mappát a kockázatelemzések tárolására. Az OpenKM Feladatkezelője segíthet javítani a koordinációt és az együttműködést az érintett felek között.

• Automatizált munkafolyamatok: Az OpenKM munkafolyamat-kezelője segíti a kockázatok azonosítását, a kezelési tervek jóváhagyását és a biztonsági incidensek jelentését.

Megfelelőség-kezelés

• Megfelelőségi dokumentumok tárolása (pl. GDPR auditok, környezetvédelmi megfelelőségi dokumentációk).

• Audit munkafolyamatok: Ellenőrző listák és munkavállalói képzések kezelése a szabályozási megfelelés érdekében.

Integráció

• Titkosítási eszközök: Az OpenKM integrálható külső titkosítási megoldásokkal az érzékeny fájlok védelmére.

• GRC szoftverek: Az OpenKM API-ja lehetővé teszi a harmadik féltől származó alkalmazásokkal való zökkenőmentes integrációt.

Oktatás és tudatosság növelése

• Oktatási anyagok: Tárolja a kockázatkezeléssel és biztonsági irányelvekkel kapcsolatos anyagokat az OpenKM-ben.

• Elfogadás nyomon követése: A munkavállalók biztonsági irányelvek elfogadásának dokumentálása és megfelelőségi képzések rögzítése.

Jelentéskészítés és folyamatos fejlesztés

• Az OpenKM jelentéskészítési funkciói segítenek a dokumentum-hozzáférés, biztonsági állapot és megfelelőségi célok elemzésében.

Folyamatos fejlesztés

• Rendszeresen felül kell vizsgálni és frissíteni az ISMS dokumentációját az OpenKM-ben, hogy az igazodjon a változó igényekhez.

• Időszakos biztonsági kockázatelemzéseket kell végezni, hogy azonosítani lehessen a fejlesztésre szoruló területeket.

OpenKM használatának előnyei ISMS-ként

• Központosított dokumentumkezelés : Minden dokumentumot egyetlen platformon egyesít.

• Fejlett biztonsági kontrollok: Fejlett eszközöket biztosít az információbiztonság kezeléséhez.

• Megfelelőség és skálázhatóság: Megkönnyíti a belső auditokat és biztosítja a skálázható biztonsági intézkedéseket különböző méretű szervezetek számára.

Az OpenKM-alapú ISMS bevezetése nemcsak az információs eszközök védelmét segíti elő, hanem biztosítja a megfelelést az olyan szabványokkal, mint az ISO/IEC 27001, javítva a szervezet IT-biztonságát és előmozdítva a menedzsmentfolyamatok folyamatos fejlesztését.

Számos OpenKM ügyfél már megszerezte az ISO 27001 tanúsítványt dokumentumkezelő szoftverünk bevezetésével. Ne várjon tovább – lépjen kapcsolatba velünk még ma egy személyre szabott online bemutatóért!