Hol vannak a dokumentumai az Office 365-ben? Vegye vissza az irányítást az OpenKM segítségével

Hol vannak a dokumentumai az Office 365-ben? Vegye vissza az irányítást az OpenKM segítségével

Írta: Ana Canteli — 2025. augusztus 8.

Minden nap számos Office-dokumentumot hozunk létre a Microsoft Word, az Excel táblázatok vagy a PowerPoint prezentációk használatával.
A Microsoft 365 irodai csomag növeli a termelékenységet és elősegíti a felhasználók közötti együttműködést.
Alapértelmezés szerint minden tartalom a Microsoft felhőjében kerül tárolásra, ami lehetővé teszi az elérést bárhonnan.

Azonban miközben élvezi ezeket az előnyöket, felmerülnek megválaszolatlan kérdések:
Hol tárolódnak pontosan a dokumentumaim a Microsoft felhőjében?
Milyen jogi és szabályozási keret vonatkozik erre?
Ki irányítja a felhőt, és ezzel együtt a tartalmaimat?

A világ dokumentumainak többsége amerikai technológiai megoldásokon található, ami azt jelenti, hogy az üzleti tartalmak jelentős része fizikailag azon országon kívül helyezkedik el, ahol azokat a szervezetek létrehozzák, szerkesztik és hasznosítják.

Bármely szervezet számára, amely felelős információinak biztonságáért és az adatirányításért – röviden: az információs szuverenitásért –, ez elfogadhatatlan.
Az adatvesztés és az információ feletti ellenőrzés elvesztésének kockázatával szemben az OpenKM alternatívaként pozícionálja magát, hogy Ön visszaszerezhesse az irányítást dokumentációja felett, miközben biztosítja a biztonsági megfelelést és a hatékonyságot.

Office 365 dokumentumok: hol tárolódnak, és ki irányítja őket?

Ha Microsoft 365-öt használ, fájljainak többsége a OneDrive-ban – a Microsoft felhőalapú tárolási szolgáltatásában – tárolódik.
A SharePoint Online működik a felhőben mint adattár, csapat- vagy vállalati intranet szinten.
Például a Teams csevegési fájlok automatikusan a SharePointban vagy a OneDrive-ban tárolódnak.

Amikor dokumentumai a Microsoft 365-ben vannak, a csomag általában lehetővé teszi egy elsődleges adatregió kiválasztását, például Európát.
Ugyanakkor nem mindig garantálható a teljes helyi szuverenitás.
Az Egyesült Királyságban a Microsoft kénytelen volt elismerni, hogy nem tudja biztosítani az adatok brit területen maradását a felhőszolgáltatás folytonosságával kapcsolatos esetleges problémák miatt.
A vállalat beismerte, hogy bizonyos incidensek megoldásához előfordulhat, hogy az ügyfelek adatait az Egyesült Királyságon kívülre továbbítja — ezzel az ügyfelek érzékeny adatait külföldi joghatóságoknak téve ki.

Ez a helyzet erős reakciót váltott ki a brit kormányból, a vonatkozó jogi keretek megsértése és a nemzetbiztonsági kockázatok miatt.

A vállalatokra nézve az üzenet világos:
Ha OneDrive-ot, SharePointot, Microsoft 365-öt vagy hasonló felhőszolgáltatásokat használ, az adatai egy része más joghatóságokban is replikálódhat vagy továbbítható, az Ön közvetlen ellenőrzésén kívül.
Ez hatással van a jogi és szabályozási megfelelésre, az információbiztonságra és a személyes adatok védelmére is.
Emellett kérdéseket vet fel a katasztrófa utáni helyreállítási protokollokkal kapcsolatban, mivel Ön teljes mértékben egy külső szolgáltatótól függ.

Sok Microsoft 365-felhasználó nincs tudatában annak, hogy a felhő nem tartalmaz beépített biztonsági mentést vagy helyreállítási tervet a fájlok integritásának megőrzésére.
Számos szervezet tévesen feltételezi, hogy a felhő automatikusan biztosít biztonsági mentést.
A valóságban, emberi hiba vagy például rosszindulatú programok és adathalász támadások esetén az ügyfélnek saját mentési és helyreállítási megoldásokat kell beállítania.

Noha a platform tartalmaz bizonyos konfigurálható védelmi eszközöket, a szakértők figyelmeztetnek, hogy ezek nem elegendőek az összetett fenyegetésekkel szemben.
A Microsoft maga is azt javasolja, hogy az ügyfelek rendszeresen készítsenek biztonsági mentést egy másik felhőbe a katasztrófa utáni helyreállítás érdekében.

Más szavakkal, a Microsoft-termékek használata azt jelenti, hogy Ön bízik abban, hogy a vállalat betartja a helyi, nemzeti és regionális törvényeket, és megvédi az adatait a külső hozzáféréstől (beleértve az idegen kormányokat is) — ez pedig számos szervezet, köztük a közintézmények számára aggodalomra ad okot.

OpenKM: Vegye át az irányítást, hogy hol és hogyan tárolódnak a dokumentumai

Ebben az összefüggésben az OpenKM olyan megoldásként pozicionálja magát, amely az adatok védelmét és szuverenitását szolgálja.
Az OpenKM egy dokumentumkezelő platform, amelyet a szervezetek telepíthetnek helyszínen (on-premises) vagy a felhőben.
A Microsofttal ellentétben az OpenKM lehetővé teszi, hogy pontosan meghatározza, hol tárolódjanak a dokumentumai – akár saját adatközpontjában, akár az Ön által felügyelt privát felhőben.

Ez azt jelenti, hogy Ön visszaszerzi az irányítást információi fizikai és jogi elhelyezkedése felett.
Az adatai többé nem a szolgáltató adatközpontjaiban oszlanak meg, hanem abban a mappában vagy kiszolgálón tárolódnak, amit Ön választ, az Ön által meghatározott szabályok szerint.

Az OpenKM fejlett dokumentumkezelési és adatbiztonsági funkciókat kínál.
Lehetősége van dokumentumait kategóriák, kulcsszavak, metaadatok és mappák szerint rendszerezni, finomhangolt biztonsági beállításokkal.
Ezek az eszközök alapvető fontosságúak az iratkezelés és a megőrzési időszakok kezeléséhez.

A szoftver tartalmaz verziókezelést, így mindig visszavonhatja a hibákat, vagy visszaállíthatja bármely dokumentum korábbi verzióját.
Emellett beépített, hatékony keresőmotort biztosít, amely lehetővé teszi, hogy minden jogosult felhasználó megtalálja, amire szüksége van — miközben tiszteletben tartja a szervezet által meghatározott biztonsági szabályokat.

Az OpenKM emellett kiváló együttműködési platform is.
Feladatkezelőt, előfizetési szolgáltatást, automatikus értesítéseket, natív munkafolyamat-kezelő motort és teljes API-dokumentációt kínál a harmadik féltől származó alkalmazások integrálásának megkönnyítésére.

Az OpenKM egyik fő erőssége a dokumentumbiztonsági politika.
A rendszer részletes jogosultságkezelést biztosít, hogy csak az engedélyezett felhasználók — csoportosan vagy egyénileg — férhessenek hozzá minden elemhez, meghatározott feltételek mellett (olvasás, szerkesztés, törlés, letöltés, biztonság stb.).

A Microsoft 365 szintén kínál jogosultságkezelést, de az OpenKM ezt központosított adminisztrációval emeli magasabb szintre, teljes mértékben az Ön rendszergazdája irányítása alatt.
Lehetőség van Active Directory vagy LDAP integrációra, ami biztosítja, hogy csak érvényes hitelesítéssel rendelkező felhasználók férjenek hozzá az adattárhoz.

Az OpenKM részletes eseménynaplója minden eseményt rögzít a rendszerben.
A platform emellett végpontok közötti titkosítást, kétfaktoros hitelesítést, valamint testre szabható adatvesztés-megelőzési szabályokat kínál.
Mivel Ön ellenőrzi az infrastruktúrát, saját biztonsági mentéseket és replikációkat is megvalósíthat, harmadik fél korlátozásai nélkül.

Érdemes megjegyezni, hogy az OpenKM Microsoft Office integrációt is kínál bővítményeken keresztül, ami lehetővé teszi, hogy megszokott alkalmazásaival dolgozzon, miközben a fájlokat közvetlenül az OpenKM-be menti, nem pedig a OneDrive-ba.
Így megtarthatja az Office előnyeit, miközben csak a tárolási helyet változtatja meg — a nyilvános felhőből a saját, privát OpenKM adattárába.

Gazdasági szempontból az OpenKM ésszerű választás.
Elérhető SaaS és helyszíni verzióban is, mindkettő skálázható.
Míg az Office 365 folyamatos előfizetési díjakat igényel, az OpenKM örökös licenceket kínál.

A Microsoft válaszul mérlegeli egy hirdetésalapú Office-verzió bevezetését — ez is jelzi, hogy a licencköltségek egyre nagyobb problémát jelentenek.
Az OpenKM emellett tanácsadási és oktatási szolgáltatásokat is nyújt az OpenKM Academy révén, valamint ingyenes webináriumokat az adaptáció felgyorsítására.

OpenKM vs. Microsoft 365: Összehasonlítás

Adatszuverenitás és adattárolás

Az Office 365 esetében dokumentumait olyan adatközpontokban tárolják, amelyek pontos helyét a Microsoft irányítja.
Az OpenKM ezzel szemben lehetővé teszi, hogy Ön határozza meg, hol szeretné tárolni az adatokat (saját szerveren vagy privát felhőben), ezáltal biztosítva az adatok szuverenitását — tehát ha vállalatának az adatok országon belüli tárolását kell garantálnia, az OpenKM ezt lehetővé teszi.

Irányítás és biztonság

A Microsoft 365 beépített biztonsági intézkedéseket kínál az érzékeny információk védelmére.
Ugyanakkor ügyfélként végső soron nem Ön irányítja, ki férhet hozzá az adatokhoz.
Az OpenKM esetében viszont Ön kezeli a biztonságot, a jogosult felhasználókat, a részletes biztonsági szabályokat, a titkosítást, a mentéseket és egyebeket.
Még maga az OpenKM, mint szolgáltató sem férhet hozzá az Ön fájljaihoz — így nagyobb adatvédelmet és beépített biztonságot biztosít.

Együttműködési funkciók

Az Office 365 egy teljes irodai csomag, amely tartalmazza az Office-alkalmazásokat, e-mailt, Teamset stb.
Az OpenKM viszont egy dokumentumkezelő megoldás, amely automatizálást, online szerkesztést, verziókezelést, metaadatokat, jelentéseket, értesítéseket, e-mail archiválást, feladatkezelést és munkafolyamatokat kínál.
Ez a rendszer központosítja a vállalati dokumentumtárat, és átláthatóan integrálható harmadik féltől származó alkalmazásokkal, például a Teams-szel vagy a SharePointtal.
Tekintse az OpenKM-et dokumentumkezelő rendszerének, az Office 365-öt pedig tartalomkészítő eszközének — együtt a két világ legjobbját nyújtják.

Elérhetőség és mobilitás

Mind az OpenKM, mind a Microsoft 365 biztosít távoli, többplatformos hozzáférést.
Míg a Microsoft 365 kiemelkedően jól működik a mobil hozzáférés terén, addig az OpenKM garantálja a dokumentumok elérését akkor is, ha nincs internetkapcsolat, például helyi VPN-en keresztül.

Licencelés és költségek

A Microsoft 365 előfizetési díjakat igényel.
Az OpenKM ezzel szemben örökös licenceket kínál (szerver + felhasználók), a Microsoft-féle felhasználónkénti díjazás nélkül.

A Microsoft 365 számos biztonsági funkciója csak a magasabb árú csomagokban érhető el,
míg az OpenKM minden natív dokumentumkezelési funkcióját többletköltség nélkül tartalmazza
(a technikai támogatás opcionális szolgáltatás).

A gyakorlatban sok szervezet úgy találja, hogy a két megoldás egymással integrálva nyújtja a legnagyobb értéket.
Használhatja az OpenKM-et arra, hogy szinkronizálja dokumentumait a SharePointtal,
miközben a végleges vagy érzékeny dokumentumokat az OpenKM-ben tárolja a biztonságos archiválás érdekében.

Összegzés

Napjainkban az adat az új arany.
Miközben az Office 365 forradalmasította a produktivitást, ezzel együtt azt is jelenti,
hogy bizonyos mértékben lemond az adatok feletti szuverenitásról a Microsoft felhője javára.

A szabályozott szektorokban működő vagy az adatbizalmasságot nagyra értékelő szervezetek számára
az OpenKM lehetővé teszi az irányítás visszaszerzését anélkül, hogy ez a hatékonyság rovására menne.

Az adatok korszakában a szuverenitásba és az ellenőrzésbe való befektetés
egyenlő azzal, hogy befektet vállalata jövőjébe.