Írta Ana Canteli 2020. március 6-án
Az információk és az adatok felhalmozódása, amely napjainkban minden szervezetet érint, szükségessé teszi annak meghatározását, hogy ezek az információk naprakészek és érvényesek-e, illetve, hogy meddig maradnak azok. Innentől tehát meg tudjuk határozni, hogy mire nincs szükségünk és hogy hogyan semmisítsük meg azokat. Az érvényes információk azonosításán túl a vállalatoknak tudniuk kell, hogy mikor és hogyan kell felhasználni azokat. Kezelje helyesen azokat információkat, amelyek javíthatják a kapcsolatot az ügyfelekkel, sőt az alkalmazottak munkatapasztalatait is jobbá teszik, mert ezáltal minden értintett számára előnyös helyzetet tud kialakítani.
Az eredmények javítása érdekében sok vállalat valamilyen tartalomkezelő, vagyis röviden ECM megoldásba fektet.
A vállalati tartalomkezelő rendszer olyan szoftver, amely strukturált vagy strukturálatlan információkhoz való hozzáférést és azok kezelését biztosítja a szervezet céljainak elérése érdekében, természetesen a jogszabályoknak megfelelően. A vállalati tartalomkezelés magában foglalja a dokumentumkezelést, a webes tartalmak kezelését, az üzleti folyamatok menedzselését és a kollaborációs lehetőségeket. Kezdetben a vállalati tartalomkezelés csak a weboldalakra korlátozódott. Az idő múlásával azonban egyre nagyobb funkcionalitása lett, amely egy új dimenziót nyitott az ECM-ek számára. Így mára már a vállalati tartalmak kezelése olyan szolgáltatások, technológiák és funkciók összességeként határozható meg, amelyek a tartalom teljes életciklusát irányítják és kezelik. Ez a körforgás létrehozással és rögzítéssel kezdődik, majd szerkesztés, felülvizsgálat, jóváhagyással folytatódik és végül helyreállítással, terjesztéssel, megőrzéssel vagy törléssel zárul.
A vállalati tartalom jól strukturált rendszerezéséhez szükség van egy céleszközre, enélkül ugyanis az információáramlás stagnálhat, vagy akár komolyabb problémák forrásává is válhat. Az ECM rendszernek teljes mértékben kezelnie kell a dokumentumok életciklusát, különben előfordulhat, hogy az elavult dokumentumok zavart okoznak és a jövőbeli problémák forrásává válnak.
Íme néhány eset, amelyben érdemes a szervezethez ECM-et bevezetni:
A vállalat számára megfelelő ECM megoldás kiválasztásához sok tényezőt kell figyelembe vennünk, néhány ezek közül környezeti, megint mások pedig a szervezet hatókörébe tartozó faktorok. Ugyanakkor, vannak olyanok is, amelyek nem tartoznak a szervezet hatókörébe és ezeket kell leginkább figyelembe venni, amikor az üzleti tartalom stratégiájáról dönt.
A vállalati tartalomkezelő rendszernek lehetővé kell tennie az alábbi hármas cél elérését:
Az OpenKM, mint ECM rendszer - vállalati tartalomkezelő - hozzájárulhat ezen hármas cél eléréséhez:
A tartalom megosztását mindig mérlegelni kell, különösen akkor, ha keményen dolgozott a minőségi tartalom létrehozásán és nem szeretné, ha elfelejtődne. Ehhez érdemes egy tartalomkezelési tervet készíteni, amely nélkül egyébként a szervezeti marketing stratégia is nehezen tudná elérni céljait. Ez a terv segíthet Önnek a tartalom hatékonyabb és kreatívabb módon történő megosztásában és segít elérni céljait, mint például: a márka pozíciójának javítása, befolyásos kapcsolatok kialakítása, benchmarking, közönség elköteleződése a márka iránt és a szavahihető és megbízható digitális hírnév megteremtése.
Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer alkalmazható olyan platformként, amely alkalmas a tartalom létrehozására és megosztására. A munkavállalók és a kollaborátorok a rendszerbe való bejelentkezést követően, saját tartalmat hozhatnak létre, formátumkorlátozás nélkül. Automatizáció segítségével minőségi protokollokat és jóváhagyási pontokat állíthatunk be az új tartalom létrejöttekor, így biztosíthatjuk, hogy a nagyközönség számára már csak is a végleges, elfogadott verzió jelenik meg. Az OpenKM Twitter integrációjának köszönhetően akár tweet-elhetünk is az új tartalomról és valós időben a közösségi hálón keresztül kommunikálhatunk közönségükkel róla.
A sales terület által létrehozott tartalom könnyedén megosztható a jelenlegi és potenciális ügyfelekkel. Ez a tartalom magas színvonalú információforrás lehet termékeinkről és szolgáltatásainkról, amelyek gazdagítják az értékesítési munkatársak üzleti érveléseit. Az ügyfeleinkkel fenntartott kapcsolat során ez a tartalom lehet tanító, nevelő jellegű és segítheti az elköteleződést, valamint segít elkerülni az esetleges félreértéseket. Az ügyfelekkel fenntartott kapcsolat nyomon követése a szervezet folyamatos fejlesztésének forrása is lehet.
A marketing és az értékesítési területek közötti szoros kapcsolat kialakításával, olyan kölcsönösen előnyös kapcsolatot hozhatunk létre, ahol a tartalmak előkészítése segíthet azonosítani a potenciális ügyfeleket.
A minőségi tartalom előállítása, sok esetben jelentős idő és más erőforrásbefektetéssel jár, ugyanis időbe telik amíg megszerezzük a releváns adatokat, amelyek megerősítik az általunk előkészített információkat. Javasoljuk a felhasznált források megemlítését, de akár megragadhatja az alkalmat arra is, hogy belső tanulmányok alapján beszámoljon következtetéseiről.
Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver riportálási funkcióinak köszönhetően lehetővé teszi, hogy mindig megbízható és számunkra értékes információkat szerezzünk.
Respondeo Kft.
Hungary: Kérlek hívj +36 20 449 0363.
Munkarend:
Hétfő - Péntek: 08:00 - 16:00 CEST sürgős segítség kérése. Jelenleg Vasárnap 18:34 pm óra van itt: Győr-Moson-Sopron, Magyarország.
OpenKM világszerte: