Hogyan szinkronizálhatók dokumentumok az OpenKM és a SharePoint között

Hogyan szinkronizálhatók dokumentumok az OpenKM és a SharePoint között

Szerző: Ana Canteli – 2024. október 1.

Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan működik az OpenKM és a Microsoft SharePoint közötti integráció a dokumentumok hatékony kezelése és szinkronizálása érdekében. Ez az eljárás ideális azok számára, akik mindkét platform előnyeit szeretnék kihasználni – a dokumentumkezelés és a csapatmunka támogatása terén. Az integráció lehetővé teszi a dokumentumok átvitelét, szerkesztését és nyomon követését mindkét rendszerben, ezáltal optimalizálva a munkafolyamatokat és felszabadítva a helyi vagy felhőalapú tárhelyet.

Bevezetés: OpenKM és SharePoint

Mi az OpenKM?

Az OpenKM egy nyílt forráskódú dokumentumkezelő rendszer, amely lehetővé teszi a vállalatok számára digitális fájljaik hatékony tárolását, rendszerezését, keresését és kezelését. A szoftver fejlett funkciókat kínál, mint például verziókezelés, naplózás, munkafolyamat-automatizálás és metaadat-kezelés, valamint könnyen testre szabható a szervezet egyedi igényeihez.

Mi az a Microsoft SharePoint?

A SharePoint egy együttműködési platform, amely lehetővé teszi belső webhelyek és dokumentumtárak létrehozását, és olyan munkateret biztosít, ahol a munkatársak valós időben oszthatják meg egymással a fájlokat és információkat.

Hasonlóságok és különbségek

Mind az OpenKM, mind a SharePoint erőteljes dokumentumkezelő megoldások, de néhány kulcsfontosságú területen eltérnek:

• Az OpenKM nyílt forráskódú, ezért nagyobb testreszabhatóságot kínál.
• A SharePoint a Microsoft 365 ökoszisztémába integrálódik, így ideális választás azoknak, akik már használják az Office-alkalmazásokat.
• Mindkét platform rendelkezik verziókezelési és naplózási funkciókkal; a SharePoint kiemelkedő együttműködési lehetőségeket kínál, míg az OpenKM az összetett dokumentumkezelés és osztályozás terén erősebb.

Az OpenKM és a SharePoint integrációjának előnyei

Miért érdemes összekapcsolni a két rendszert? Mert így mindkettő erősségeit kihasználhatjuk:

• Jobb együttműködés: A SharePoint támogatja a csapatmunkát, míg az OpenKM hatékony dokumentumkezelést biztosít.
• Verziókezelés és naplózás: A dokumentummódosítások mindkét rendszerben nyomon követhetők.
• Automatizálás: A fájlok automatikus átvitele csökkenti a kézi munkát és a hibalehetőségeket.
• Biztonság: Mindkét rendszer fejlett hozzáférés-vezérlést és auditálást kínál.

Dokumentumszinkronizálás lépései az OpenKM és a SharePoint között

Egy gyakorlati példán keresztül bemutatjuk a szinkronizáció folyamatát:

1. A rendszerek előkészítése

Az OpenKM már telepítve és konfigurálva van a dokumentumok fogadására. A SharePointon létrehozunk egy „OpenKM” nevű webhelyet egy dedikált dokumentumtárral, amely a szinkronizált fájlokat fogadja.

2. Dokumentum feltöltése az OpenKM-be

Példaként egy Word-dokumentumot töltünk fel az OpenKM rendszerbe.

3. A dokumentum átvitele SharePointba

A szinkronizációhoz az alábbi lépéseket követjük:

• Az OpenKM-ben hozzárendeljük a szükséges metaadatokat a dokumentumhoz, amelyek lehetővé teszik a SharePoint-tal való szinkronizációt.
• A dokumentum automatikusan feltöltésre kerül a SharePoint Online-ba. A folyamat végén kapunk egy azonosítót és közvetlen linket a fájlhoz.
4. Ellenőrzés a SharePointban

A SharePoint könyvtárban ellenőrizzük, hogy a fájl megjelent-e, majd megnyitjuk és szerkesztjük a dokumentumot.

5. Szerkesztés és verziókezelés

A dokumentum szerkesztése után visszatérünk az OpenKM-be, ahol láthatjuk, hogy a fájl zárolt állapotban van – ez megakadályozza a párhuzamos szerkesztést. Miután a dokumentum szerkesztése lezárult, az OpenKM automatikusan frissíti a verziót és feloldja a zárolást.

6. Értesítések és kezelés az OpenKM-ben

Amikor a dokumentumot módosítják a SharePointban, az OpenKM értesítést küld a frissítésről. Beállítástól függően a fájl törölhető a SharePointból, miután a frissített verzió visszakerül az OpenKM-be. Innen a felhasználók letölthetik vagy szerkeszthetik azt az OpenKM Live Edit vagy Online Editor segítségével.

Összefoglalás

Az OpenKM és a SharePoint integrációja erőteljes megoldást nyújt a dokumentumkezelés és a csapatmunka terén. A két rendszer kombinálása révén a vállalatok:

• növelhetik a termelékenységet,
• biztosíthatják a verziók nyomon követését,
• és fenntarthatják a hatékony munkafolyamatokat.

Az integráció segít a tárhely optimalizálásában, miközben az információk központilag, rendezetten és biztonságosan kezelhetők.

Ha szeretné fejleszteni szervezete fájlkezelését, az OpenKM és a SharePoint Online kombinációja remek választás lehet. További részletekért látogasson el weboldalunkra, vagy nézze meg az integrációról szóló bemutatóvideót.