Hogyan kapcsoljuk össze az SAP rendszert az OpenKM-mel a biztonságos dokumentumkezelés érdekében

Hogyan kapcsoljuk össze az SAP rendszert az OpenKM-mel a biztonságos dokumentumkezelés érdekében

Írta: Gaspar Palmer, 2025. március 24.

Az OpenKM SAP-val való integrálásán túlmenően az OpenKM biztonságos adattárolóként és strukturált információforrásként is szolgálhat vállalata számára. Ez lehetővé teszi, hogy az SAP-ból származó adatokat és dokumentumokat importáljuk, majd tároljuk, elemezzük, és új dokumentumokat hozzunk létre ezek alapján.

Az SAP-adatok OpenKM-be történő importálásának előnyei

• Biztonsági mentés és adatvédelem: Az OpenKM biztonsági másolatként tárolja az SAP-ból származó dokumentumokat, biztosítva azok elérhetőségét az SAP-rendszer hibája esetén is.

• Optimalizált hozzáférés: A dokumentumok SAP-hozzáférés nélkül is megtekinthetők, így azok számára is elérhetők, akik nem rendelkeznek SAP-licenccel.

• Adatfeldolgozás: Az OpenKM képes kinyerni, rendszerezni és újrahasznosítani az SAP-ból származó adatokat új dokumentumok vagy jelentések létrehozásához.

• Automatizált munkafolyamatok: Szabályokat lehet definiálni az importált dokumentumok feldolgozására.

• Audit és nyomonkövethetőség: Az OpenKM verziótörténetet és hozzáférési naplókat vezet minden dokumentumhoz.

Módszerek az adatok és dokumentumok importálására az SAP-ból OpenKM-be

Automatikus exportálás az SAP-ból

Az SAP lehetővé teszi a dokumentumok különböző formátumokban történő exportálását (PDF, XML, Excel, JSON), amelyeket az OpenKM képes feldolgozni.

Példa munkafolyamat:

1. Az SAP-felhasználó létrehoz egy megrendelést vagy számlát.

2. Az SAP automatikusan exportálja a dokumentumot PDF és XML formátumban.

3. Az OpenKM fogadja és a megfelelő mappába menti a dokumentumot.

4. Kulcsadatokat nyer ki OCR vagy XML elemzéssel.

5. Az információt az OpenKM rendszerezi, és felhasználható új dokumentumok vagy jelentések generálásához.

Használt technológiák: SAP Output Management, SAP SmartForms, SAP Script.

Integráció SAP API-n keresztül

Az OpenKM hozzáférhet az SAP adataihoz REST vagy SOAP API-n keresztül.

API-integráció példája:

1. Az OpenKM adatot kér az SAP-tól (pl. rendelés állapota).

2. Az SAP JSON vagy XML formátumban válaszol.

3. Az OpenKM tárolja és feldolgozza az adatokat, amelyek SAP nélkül is lekérdezhetők.

Előny: Valós idejű integráció, manuális beavatkozás nélkül.

SAP Adatarchiválás és SAP ArchiveLink

• Az SAP ArchiveLink lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat az OpenKM-be külső tárként tároljuk, optimalizálva ezzel az SAP tárhelyhasználatát.

• Az SAP adatarchiválás révén az OpenKM fogadhatja a történeti fájlokat és biztonságosan tárolhatja azokat.

Példa:

1. Az SAP elektronikus számlát generál és elmenti az OpenKM-be.

2. Az OpenKM indexeli a számlát, és lehetővé teszi a keresést ügyfél, számlaszám, dátum stb. alapján.

3. A számla elérhető marad az SAP-ból és az OpenKM-ből is, még archiválás után is.

Integráció az SAP adatbázissal

Az SAP olyan adatbázisokat használ, mint az SAP HANA, Oracle, SQL Server vagy DB2. Az OpenKM csatlakozhat ezekhez az adatbázisokhoz, hogy információt nyerjen ki és automatikusan dokumentumokat generáljon.

Példa adatkinyerésre az SAP HANA-ból:

1. Az OpenKM SQL lekérdezést futtat az SAP-adatbázison.

2. Kinyeri a vevői rendelési adatokat JSON vagy CSV formátumban.

3. Az OpenKM automatikusan jelentést készít a kinyert adatok alapján.

4. A jelentést eltárolja, és értesítést küld a felhasználóknak.

Előny: Nagy mennyiségű adat kezelése az SAP teljesítményének befolyásolása nélkül.

Az OpenKM használata biztonságos adattárként

Az SAP-ból származó dokumentumok tárolásán túl az OpenKM biztonságos adattárként szolgálhat kulcsfontosságú információkhoz.

Automatizált biztonsági mentések

• Az SAP dokumentumok automatikus mentése ütemezhető OpenKM-ben.

• A szerződések, számlák, megrendelések és történeti jelentések tárolása segít megelőzni az adatvesztést.

Példa:

1. Az SAP-ban kiállított számlák automatikusan másolásra kerülnek OpenKM-be.

2. Az OpenKM dátum és ügyfél alapján osztályozza őket.

3. SAP-rendszerhiba esetén is hozzáférhetők maradnak.

Verziókövetés és audit

• Az OpenKM teljes verziótörténetet vezet az SAP-ból importált dokumentumokról.

• Naplózza, ki mikor fér hozzá vagy módosít dokumentumot, biztosítva a teljes nyomon követhetőséget.

Példa: Ha egy szerződés frissül az SAP-ban, az OpenKM megőrzi a korábbi verziót is, és lehetőséget nyújt az összehasonlításra.

Biztonság és szabályozási megfelelés

• Dokumentumtitkosítás: Védi az érzékeny információkat.

• Hozzáférés-vezérlés: Jogosultságok rendelhetők felhasználókhoz vagy csoportokhoz.

• Megőrzési szabályzatok: Automatikus megőrzési és törlési szabályok határozhatók meg (pl. ISO 27001, GDPR szerint).

Példa: SAP-adózási dokumentumok tárolása az OpenKM-ben, a törvény által előírt megőrzési idő betartásával.

Új dokumentumok létrehozása SAP-adatok felhasználásával

Miután az OpenKM tárolta az SAP-ból importált adatokat, automatikusan generálhat új dokumentumokat vagy jelentéseket.

• Pénzügyi jelentések automatikus létrehozása valós SAP-adatok alapján.

• Szerződések és számlák generálása OpenKM-sablonokkal.

• Jogi dokumentumok automatizált létrehozása SAP-ból kinyert információ alapján.

Példa:

1. Az értékesítési adatok kinyerésre kerülnek az SAP-ból és az OpenKM-ben tárolódnak.

2. Az OpenKM havi jelentést készít ezekből az adatokból.

3. A jelentést automatikusan továbbítja a vezetőknek és pénzügyi csapatoknak.

Összegzés

Az SAP integrálása az OpenKM-mel mint biztonságos adattár és strukturált információforrás számos előnnyel jár:

• Az SAP-kritikus dokumentumok biztonságos mentése és védelme

• Gyors információelérés SAP-hozzáférés nélkül

• Tárhelyoptimalizálás és csökkentett infrastruktúraköltségek

• Jelentések és dokumentumok automatizált létrehozása

• Jogszabályi megfelelés és teljes nyomon követhetőség

Az SAP és az OpenKM integrációja nemcsak a dokumentumbiztonságot és működési hatékonyságot növeli, hanem elősegíti vállalata digitális átalakulását is.

Ha egy erőteljes, rugalmas megoldást keres kulcsfontosságú folyamatok automatizálására, az OpenKM a megfelelő választás.

Vegye fel velünk a kapcsolatot még ma, és segítünk Önnek kialakítani az SAP és az OpenKM testreszabott integrációját az Ön szervezete igényei szerint.