Folyamatmenedzsment

Folyamatmenedzsment

Írta Ana Canteli 2023. február 3-án

A folyamatmenedzsment a szervezeten belüli kritikus folyamatok tervezésének, kialakításának, végrehajtásának, nyomon követésének, ellenőrzésének és fejlesztésének szisztematikus megközelítése a stratégiai célok elérése, valamint a hatékonyság és eredményesség javítása érdekében. Magában foglalja az alapvető folyamatok azonosítását és elemzését, a szerepek és felelősségi körök meghatározását, a teljesítménymutatók megállapítását, valamint a folyamatos fejlesztést szolgáló eszközök és technikák alkalmazását.

A folyamatirányítás legfontosabb összetevői iparágtól és szervezettől függően változhatnak. Ugyanakkor nagy általánosságban elmondható, hogy a következő területek mindegyike kritikusnak tekinthető:

• Tehetséggondozás: Az alkalmazottak toborzása, kiválasztása, képzése és fejlesztése.

• Termelés: Az áruk vagy szolgáltatások előállításának tervezése, kivitelezése, végrehajtása és ellenőrzése.

• Pénzügyek: Számvitel, költségvetés-tervezés, pénzügyi kockázatkezelés és döntéshozatal.

• Marketing és értékesítés: Termékfejlesztés, piackutatás, promóció és értékesítés.

• Ügyfélszolgálat: Ügyfélszolgálat, problémamegoldás és panaszkezelés.

• Ellátási lánc menedzsment: az ellátási lánc tervezése, irányítása és optimalizálása.

• Információmenedzsment: A kritikus információk rögzítése, tárolása, kezelése és terjesztése.

Hogyan javíthatja a folyamatmenedzsment a tehetséggondozást?

A folyamatmenedzsment jelentősen javíthatja a tehetséggondozást azáltal, hogy szisztematikus, hatékony és folyamatos fejlesztésre irányuló megközelítést biztosít a humánerőforrás-gazdálkodáshoz, amely minden szervezet számára alapvető fontosságú tevékenység. Ez többféleképpen történhet:

• A szerepek és felelősségi körök tisztázása: Ez hatékonyabb feladatmegosztást és nagyobb hatékonyságot eredményez.

• Jobb hatékonyság: A humánerőforrás-gazdálkodási folyamatok szabványosításával és optimalizálásával csökkenthetők az állásidők, és növelhető a döntéshozatal és a feladatok elvégzésének hatékonysága.

• Objektív értékelés: A folyamatmenedzsment lehetővé teszi a kulcsfontosságú teljesítménymutatók meghatározását és a teljesítmény pontos mérését, ami segít a megalapozott döntések meghozatalában az emberekkel való gazdálkodással kapcsolatban.

• Folyamatos fejlesztés: A folyamatmenedzsment iteratív megközelítés, amely a folyamatos fejlesztésre összpontosít, ami azt jelenti, hogy a tehetséggondozási folyamatokat a teljesítmény optimalizálása érdekében rendszeresen újraértékelik.

• Fokozott munkavállalói elégedettség: A tehetséggondozás hatékonyságának és eredményességének javításával növelhető a dolgozói elégedettség, és csökkenthető a fluktuáció.

Hogyan javíthatja a folyamatmenedzsment a termelésirányítást?

Az árutermelés és a szolgáltatásmenedzsment szinte minden vállalat tevékenységének középpontjában áll. Általában több szakaszra bontható, amelyek mindegyikéhez valamilyen módon kapcsolódik a folyamatmenedzsment:

• Tervezési szakasz: Ebben a szakaszban a folyamatmenedzsment lehetővé teszi a kritikus folyamatok azonosítását és rangsorolását, amely jobb döntéshozatalt eredményez.

• Tervezési szakasz: A folyamatmenedzsment segít a világos tervezési célok meghatározásában is, ami hatékonyabb és eredményesebb döntéshozatalt és erőforrás-elosztást tesz lehetővé.

• Végrehajtási és ellenőrzési szakasz: Ebben a szakaszban pedig lehetővé teszi az eljárások szabványosítását, ami segít a végrehajtás következetességének és a hatékonyság növelésében; Továbbá a valós idejű nyomon követésnek köszönhetően az esetleges eltérések vagy problémák már a korai szakaszban felismerhetők; valamint a kulcsfontosságú teljesítménymutatók meghatározhatók, melyek segítenek a megalapozott döntések meghozatalában.

Hogyan javíthatja a folyamatmenedzsment a pénzügymenedzsmentet?

A folyamatmenedzsment több szempontból is javíthatja a vállalati pénzügyek irányítását:

• Költségcsökkentési lehetőségek azonosítása: A folyamatmenedzsment azonosíthatja a javításra szoruló területeket a költség-értéklánc mentén történő megoszlásában, ami jelentősen javíthatja a vállalat jövedelmezőségét.

• Erőforrás-optimalizálás: A költségek csökkentésével a vállalat az erőforrás-gazdálkodás javítására összpontosíthat, kevesebbel többet termelhet, így jelentősen javíthatja a hatékonyságot és a megtakarításokat.

• Jobb átláthatóság: A folyamatmenedzsment bevezetése segít megvilágítani a pénzügyi gazdálkodást; lehetővé teszi a vállalat számára, hogy megalapozott döntéseket hozzon az erőforrások elosztásáról és a költségoptimalizálásról.

• A pénzügyi folyamatok automatizálása: A folyamatmenedzsment számos pénzügyi folyamatot automatizálhat; ez csökkenti a hagyományos pénzügyi menedzsmenttel járó időt és költségeket.

• Jobb döntéshozatal: A folyamatmenedzsment megkönnyíti az adatok gyűjtését és elemzését, hogy támogassa a szervezet pénzügyi gazdálkodásával kapcsolatos döntéshozatalt.

Hogyan javíthatja a folyamatmenedzsment az értékesítési és marketingtervet?

A folyamatmenedzsment számos ponton javíthatja egy szervezet értékesítési és marketingstratégiáját.

• Az értékesítési ciklus optimalizálása: A folyamatmenedzsment lehetővé teszi a marketing- és értékesítési folyamatok jobb megértését. Ez segíthet az értékesítési ciklus optimalizálásában és a vállalat marketing- és értékesítési tervének hatékonyságának növelésében.

• Jobb folyamatminőség: A folyamatmenedzsment megkönnyíti a marketing- és értékesítési stratégián belüli hibák azonosítását és kiküszöbölését, ami növeli ezen irányítási folyamatok minőségét, hatékonyságát és eredményességét, beleértve a döntéshozatalt is.

• Nagyobb ügyfél-elégedettség: A jobb folyamatok jobb koordinációt eredményeznek a marketing és az értékesítés között, ami hozzájárul az ügyfelek elégedettségének és az értékesítési teljesítménynek a növekedéséhez.

Hogyan javíthatja a folyamatmenedzsment az ügyfélkiszolgálást?

Bár részben már említettük, hogy az ügyfelek nélkül szinte lehetetlen egy vállalat létezése, ezért érdemes egy fejezetet szentelni ennek a kérdésnek. A folyamatmenedzsment a következőképpen tudja javítani az ügyfélkiszolgálást:

• A folyamatok szabványosítása: egységes élmény biztosítása az ügyfelek számára minden interakció során.

• Jobb problémamegoldás: A folyamatirányítás nagyobb koordinációt tesz lehetővé az ügyfélkiszolgálásban részt vevő részlegek között, ami javítja a problémamegoldást és az ügyfelek elégedettségét.

• A fejlesztési lehetőségek azonosítása: A folyamatmenedzsment lehetővé teszi az ügyfélszolgálati adatok gyűjtését és elemzését, ami lehetővé teszi a szolgáltatás javítási lehetőségeinek azonosítását.

Hogyan javíthatja a folyamatmenedzsment az ellátási láncot?

A folyamatmenedzsment több szempontból is javíthatja az ellátási lánc irányítását:

• Szabályozás: A raktárkezeléssel szemben a folyamatmenedzsment megvalósításával egy szabványosított terv megvalósítása mellett dönthet, ami segít a teljes ellátási ciklus átláthatóságának javításában, valamint a nyomon követésben és az auditálásban.

• Jobb együttműködés: A folyamatmenedzsment javíthatja az ellátási lánc különböző szereplői közötti együttműködést és kommunikációt.

• Optimalizált tervezés: A folyamatmenedzsment optimalizálhatja az ellátási lánc tervezését és javíthatja a készletgazdálkodás hatékonyságát.

• Költségcsökkentés: A folyamatmenedzsment segít azonosítani a költségeket megszüntető vagy csökkentő lehetőségeket az ellátási láncban.

Hogyan javíthatja a folyamatmenedzsment az információkezelést?

A folyamatmenedzsment a szabványosítás, automatizálás, átláthatóság és döntéshozatal révén segíthet a szervezeteknek az információkezelési folyamataik javításában.

• Szabványosítás: a szabványosítással minden feladatot lépéssorozatba szervezünk, amelynek során olyan szempontokat veszünk figyelembe, mint a biztonság, az eredményesség és a hatékonyság működési és pénzügyi szinten.

• Automatizálás: Az információkezelési folyamatok szabványosításával az ismétlődő feladatok is automatizálhatók, ami csökkenti a hibákat és javítja a hatékonyságot.

• Jobb átláthatóság: A folyamatmenedzsment javíthatja az információkezelési folyamatok átláthatóságát, és lehetővé teszi a jobb nyomon követést és ellenőrzést.

• Optimalizált irányítási folyamatok: Az információkezelési folyamatok javíthatják az információk gyűjtését, elemzését és felhasználását a döntéshozatalhoz.

A dokumentumkezelő rendszer bevezetése elengedhetetlen mindezen célok eléréséhez. A dokumentumkezelő rendszerek jelentősen javíthatják egy vállalat folyamatirányítását azáltal, hogy hatékonyabb, biztonságosabb és folyamatos fejlesztésre irányuló megközelítést biztosítanak a szervezeten belüli dokumentumok és információk kezeléséhez.

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver többek között olyan folyamatirányítási funkciókat tartalmaz, mint az automatizálás, az OCR zónamotor vagy a munkafolyamat-motor. A munkafolyamat-motor egy olyan OpenKM komponens, amely automatizálja és kezeli bármely szervezet folyamatait, a kérelem beérkezésétől a végső fázisig. Biztosítja a megállapított szabályok és eljárások betartását.

Az OpenKM munkafolyamat-motorja lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egy folyamat egyes lépéseihez feladatokat, felelősségi köröket és feltételeket határozzanak meg, és a funkciók sorrendjét meghatározott kritériumok szerint automatizálják. Ez magában foglalhatja a feladatok konkrét személyekhez való hozzárendelését, az eseményekről való értesítést és a döntések jóváhagyását.

Ha az Ön szervezete a folyamatok kezelésének hatékonyságát és átláthatóságát szeretné javítani, akkor a munkafolyamat-motorral ellátott dokumentumkezelő szoftver valószínűleg jó befektetésnek bizonyul majd. Ez a megoldás ugyanis lehetővé teszi a folyamatok automatizálását és azok nyomon követését, a hibák csökkentését, valamint az előírásoknak és szabványoknak való megfelelést, ami javíthatja a hatékonyságot, a minőséget és a szervezet hírnevét.

Ne feledkezzen meg az EU által finanszírozott Next Generation programról sem (pontos információkért kattintson a linkre), amely a kis- és középvállalkozásokat támogatja a digitális átalakulásban. A folyamatmenedzsment a digitális átalakulás lényeges része. A Digital Kit értékes forrás a kkv-k számára, amelyek javítani szeretnék folyamatmenedzsmentjüket, különösen a hatékonyság és az automatizálás tekintetében.

További információért kérjük lépjen kapcsolatba az OpenKM szakértőivel, az Acelera Pyme program hivatalos digitalizációs ügynökével.