Felhőalapú munkaidő-nyilvántartás

Felhőalapú munkaidő-nyilvántartás

 Írta: Ana Canteli – 2025. október 3.

A munkaidő digitalizálása nem csupán egy „jó, ha van” funkció: ez a legmegbízhatóbb módja a jogszabályi megfelelés, a termelékenység és az ellenőrizhető adatok biztosításának. Bármely országban vagy iparágban azok a szervezetek, amelyek következetesen rögzítik a be- és kilépéseket, szüneteket és túlórákat, sokkal szabályozottabban és zökkenőmentesebben működnek; a HR osztály kevesebb manuális munkát végez, a vezetés pedig feltételezések helyett valódi adatok alapján dönthet.

A jó hír: ennek nem kell bonyolultnak lennie. Az OpenKM teljes körűen menedzselt felhőszolgáltatást kínál: mi bevezetjük, karbantartjuk és támogatjuk, Ön pedig egy előre tervezhető havi díjat fizet egy központosított, ellenőrizhető és skálázható rendszerért. Az irodától kezdve a gyártósoron, az építkezésen, a kiskereskedelemben és a terepen dolgozó csapatokig mindenhol használható: ahol értelmes, ott webes és mobilos elérés; ahol szükséges, ott fix terminál. Mindez egyesítve a felhőben, így megfelelhet az előírásoknak, időt takaríthat meg a HR-nek, és nyugodtan kezelhet ellenőrzéseket.

Készen áll a növekedésre és a megfelelés kiváló kezelésére. Már az első naptól kezdve rendelkezésre áll egy munkavállalói portál, egy HR irányítópult egyértelmű riportokkal (ledolgozott órák, szünetek, éjszakai órák, túlórák), valamint a bérszámfejtési integráció, amely zökkenőmentessé teszi a havi zárást. A valós idejű nyomon követhetőség és adatkezelés révén teljes ellenőrzést gyakorolhat a napi működés felett: mi kerül rögzítésre, ki fér hozzá, és meddig kerül megőrzésre.

Amit megoldunk

• Jogszabályi megfelelés munkaidő-nyilvántartásban – táblázatok és saját megoldások nélkül.
• Felhőalapú rögzítés – bármely helyszínről és eszközről elérhető.
• Egyetlen szolgáltatás az egész cégnek – nemcsak az irodáknak: gyártósor, építkezés, üzletek, terepi munkatársak is.
• Meggyőző bizonyíték auditokhoz: be- és kilépések, szünetek, túlórák teljes átláthatósággal.
• HR időmegtakarítás: kész riportok, kevesebb e-mail, kevesebb javítás, kisebb stressz.

Mit tartalmaz a havi díj

• Menedzselt felhőplatform: üzembe helyezés, konfiguráció, biztonsági mentések, frissítések és védelem.
• Betanítás és bevezetés: helyszínek, műszakok, naptárak és jogosultságok beállítása.
• Munkavállalói portál és HR irányítópult világos riportokkal.
• Integráció a bérszámfejtési vagy HR rendszerrel, hogy a hónap végi adatok pontosan egyezzenek.
• Gyors reagálású ügyfélszolgálat: kérdések megválaszolása, szabályok finomítása, napi támogatás.
• GDPR-megfelelés: sablonok, bevált gyakorlatok és nem-biometrikus alternatívák igény esetén.

Eredmény: könnyedén rögzíti a munkaidőt, minden valós időben nyomon követhető, a HR csapata pedig időt és nyugalmat nyer.

Hogyan működik (3 egyszerű lépésben)

1. Önnél kezdünk: megismerjük működését, és beállítjuk a szolgáltatást a helyszínei, műszakai és felhasználói alapján.
2. Összekötjük az eseményeket: webes rögzítés az irodában, mobilos a terepen, terminálok (ujjlenyomat, kártya, PIN) a gyártásban és kereskedelemben.
3. Készen van: láthatja az eseményeket az irányítópulton, egy kattintással jóváhagyhatja a túlórát, és letöltheti a szükséges riportokat.

Valós példák

Iroda

A munkatársak másodpercek alatt bejelentkeznek, majd el is felejthetik. Ha valaki elfelejti a kilépést, a vezető azonnal látja az irányítópulton és javíthatja. Nincs többé e-mailezés vagy „elfelejtettem” kifogás.

Terepi csapatok

Értékesítők és technikusok könnyedén rögzítik óráikat mobilról. Tökéletes megoldás úton lévőknek vagy ügyféllátogatásnál. Az adatok azonnal megjelennek a riportokban.

Gyártósor és raktár

A dolgozók a munkaállomásnál lévő terminálon jelentkeznek be – ujjlenyomattal, kártyával vagy PIN-nel. Kevesebb hiányzó adat, egyértelmű nyilvántartás. A túlórát egy kattintással jóvá lehet hagyni.

Építkezések

A helyszínen strapabíró terminál lehetővé teszi a bejelentkezést még gyenge hálózati lefedettségnél is. Az adatok később automatikusan feltöltődnek. Ön továbbra is mindent lát a felhőből.

Kereskedelem és üzletek

A személyzet nyitáskor bejelentkezik, záráskor kijelentkezik. Ha valaki elfelejti, a rendszer automatikusan javaslatot tesz a műszak lezárására, amit a vezető jóváhagyhat. A havi összesítő a bérszámfejtéssel összhangban készül el.

Egészségügy és védett létesítmények

Korlátozott hozzáférésű területeken időnyilvántartást lehet kombinálni biztonságos azonosítással. A lényeg: minden dokumentált, elérhető és auditálható.

Logisztika és több telephely

Ha több helyszínt vagy váltott műszakot kezel, egyetlen irányítópulton áttekintheti: ki van jelen, ki lépett be/ki, hogyan alakul a túlóra. A műszak- és lefedettség-tervezés sokkal könnyebb.

Közigazgatás és szabályozott környezet

A szolgáltatás elősegíti a jogilag előírt megőrzési idő betartását és az adatok visszakereshetőségét. Készen áll bármilyen hatósági megkeresésre – kapkodás nélkül.

Fejlődő KKV-k

Kezdje egy telephellyel és néhány felhasználóval – bármikor nyithat új irodát. A rendszer skálázható: nem kell újrakezdeni. A havi díj az igényeivel arányosan nő.

Érezhető előnyök már az első hónaptól

• Nulla informatikai teher: nincs szükség szerverekre vagy telepítésre. Csatlakozzon, és használja.
• Kevesebb manuális munka: búcsút mondhat az Excel fájloknak, képernyőképeknek és „elfelejtettem belépni” típusú leveleknek.
• Túlóra kontroll alatt: a vezetők az irányítópulton keresztül hagyhatják jóvá vagy utasíthatják el.
• Teljes átláthatóság: személyenkénti, helyszíni vagy projektszintű riportok, egy kattintással letölthetők.
• Nyugalom az ellenőrzésekhez: jól szervezett, világos bizonyítékok.
• Valódi skálázhatóság: több helyszín, több felhasználó vagy terminál – minden gond nélkül.

Gyakori kérdések

Kell-e terminált vásárolni?
Nem feltétlenül. Az irodai és terepi munkavégzéshez elég lehet a web és mobil. Ha már van terminálja, újrahasznosítható; ha nincs, ajánlunk megoldást.

Mi a helyzet a biometrikával (ujjlenyomat/írisz)?
Csak ha tényleg szükséges. Mindig kínálunk alternatívát (kártya/PIN), és segítünk a magánszféra és jogszabályok betartásában.

Hogyan történik a fizetés?
Előfizetéses rendszerben, havi, átlátható és kiszámítható díjazással. A tárhely, támogatás és frissítések benne foglaltatnak.

Exportálhatóak az adatok?
Igen. PDF/Excel formátumban letölthetők, és integráljuk őket a bérszámfejtéssel a könnyű havi záráshoz.

Mi van, ha nincs internetkapcsolat a helyszínen?
A rendszer továbbra is működik. Az adatok helyileg tárolódnak, majd később szinkronizálódnak.

Demó igénylése, és megmutatjuk a rendszert az Ön saját példái alapján.