Fejlett optikai karakterfelismerés

Fejlett optikai karakterfelismerés

Írta: Ana Canteli 2022. május 13-án

Múlt heti cikkünkben az OpenKM-ben sztenderdként szereplő Zóna OCR-motorról beszéltünk. Ami olyan feladatok sokaságába avatkozik be, amelyek a felhasználó számára a mindennapos munkavégzése során a dokumentumkezelést nagyon egyszerűvé, gyorssá és megfizethetővé teszik. Kezdve a dokumentumok szövegének összegzésétől, indexálásától, kategorizálásától egészen a metaadatcsoportok hozzárendeléséig, valamint azt is lehetővé teszi, hogy a felhasználó bármilyen dokumentumot megtalálhasson egyetlen szó alapján is, hogy csak néhány példát említsünk.

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftvere a webszolgáltatásoknak és a dokumentációjában található teljes API-nak köszönhetően bármely harmadik féltől származó alkalmazással integrálható. Ma az OpenKM és egy fejlett optikai karakterfelismerő alkalmazás használatának lehetőségéről fogunk beszélni.

A fejlett Zóna OCR kibővíti azoknak az eseteknek a számát, amikor az optikai karakterfelismerés sikeresen implementálható a szervezet által kívánt dokumentum- és üzleti folyamatokba.

Az optikai karakterfelismerés előnyei

Az OCR kézzelfogható előnyökkel jár, elsősorban akkor, ha meghatározott feladatokra használják:

• Megkönnyíti a könyvelést: Az optikai karakterfelismerést gyakran használják a vállalathoz nagy mennyiségben érkező és számos folyamatot érintő dokumentáció feldolgozásának felgyorsítására. A számlakezelés például nem csak a könyvelési osztályt érinti, hanem releváns az ügyfélszolgálat, a pénzügyi részleg, az értékesítés utáni szolgáltatások és a raktár szintjén is.
• A várakozási idők csökkentése: A rendszeres dokumentáció kézi vagy munkaigényes feldolgozása olyan időveszteségekkel jár, amelyeket nem lehet csökkenteni. Az OCR használatának köszönhetően az alapvető dokumentációkezelés automatizálható, így például a vevői és szállítói számlák kifizetése racionalizálhatóvá válik.
• A hibák minimalizálása: Az emberi tényező az ismétlődő és kevés hozzáadott értékkel bíró feladatok végrehajtásánál növeli a hibalehetőségek előfordulási esélyeit, amelyek az optikai karakterfelismerés használatával nagyrészt elkerülhetőek.
• Felhasználhatóság maximalizálása: A gyorsabb kezelési ciklusok és a hibák csökkentése, valamint az ezek által a napi adminisztrációra gyakorolt hatás minimalizálása a dokumentumkezelés optimalizálását jelenti az egész vállalaton belül.
• Nagyobb ügyfél-elégedettség: és a szervezettel kapcsolatban álló valamennyi fél, például a beszállítók vagy a közigazgatás elégedettsége. Ha a vállalat a kiterjesztett dokumentumkezelésen keresztül lehetővé teszi a termékeihez és szolgáltatásaihoz való hozzáférést, a harmadik felek számára előnyös lehet a vállalati információkhoz és dokumentációhoz való moduláris hozzáférés. Ha a platformot az optikai karakterfelismerésnek köszönhetően optimalizálják, a kínált élmény kielégítőbb lesz.

Fejlett optikai karakterfelismerés

Az OpenKM fejlett optikai karakterfelismerő megoldást kínál. Ez az opció lehetővé teszi nagy mennyiségű dokumentáció kezelését. Bár azonos típusú bizonylatokról van szó (például számlák), nem korlátozzák őket az egyes kialakítási különbségek. Figyelembe kell venni, hogy minden egyes számla, amelyet egy szervezet kap, más-más jogalanytól származik, ezért az ilyen típusú fájl legfontosabb értékei ugyanazon a dokumentumon belül különböző helyeken találhatók. A nyílt forráskódú OCR-motorok számára ez olyan korlátozást jelent, amelyet csak sablonok beillesztésével lehet áthidalni, amelyekben az OCR-alkalmazásnak megmondják, hogy hol vannak azok az értékek, amelyeket be kell olvasnia.

A fejlett optikai karakterfelismerés lehetővé teszi az olyan metaadatok rögzítését, mint a dátum, a számlaszám, az egységek, az ár, az adóalap, az áfa, a részösszeg, a végösszeg stb., anélkül, hogy az egyes számlák felépítése korlátot jelentene. Ez az előny megsokszorozza a vállalat számára az automatizált dokumentumkezelés lehetőségeit.

A fejlett optikai karakterfelismerés működése használat közben

Most bemutatunk egy szabványos felhasználási esetet a számlakezelésre, amely egy fejlett OCR-megoldással integrált OpenKM-met használ.

A vállalkozásban lesz egy alkalmazás, ahol a dokumentációkat létrehozzák vagy rögzítik, mint például: szállítólevelek, számlák, teljesítésigazolások, megrendelések stb.

Kezdjük a számlával, különösen a szállítói számlával, mely az OpenKM-ben van elhelyezve.

Az elemezni kívánt dokumentáció különböző forrásokból és más formátumokból származhat. E-mail mellékletként vagy szkennelés eredményeként egyetlen, több oldalból álló fájl lesz, amelyek mindegyike egy-egy számla lenne.

Az OpenKM-ben a dokumentáció belépési és kilépési útvonala van programozva. A legegyszerűbb forgatókönyv szerint egy bemeneti fájl - például egy pdf - egyetlen lapot, egy számlát tartalmaz. Általában egy bemeneti dokumentumnak több kilépési pontja is lehet, így a taxonómia elkészítésekor ügyfelenként egy-egy mappát vehetünk, amelyen belül egy almappa lesz a dokumentáció belépési pontja. Ebben a mappában a számlák dátum szerint vannak rendezve (év/hónap/nap).

Ez a fejlett optikai karakterfelismerő rendszer konfigurációs szolgáltatásokat is tartalmaz az OpenKM-en belül. A technikai csapat feladata lesz többek között a dokumentumbeviteli útvonal megvalósítása, az importszolgáltatás, a hibaellenőrzés (ebben az esetben mi a műveleti protokoll), valamint a dokumentumok szétválasztása.

Amikor a bemeneti mappa tartalmazza a dokumentációt, az OpenKM átviszi a speciális OCR-be (rögzítés, feldolgozás, elválasztás), és a dokumentáció a kimeneti útvonalra kerül, ahol további használatra készen áll.

Ha a fejlett optikai karakterfelismerő alkalmazás hibát észlel, a felhasználó értesítést kap a rossz vagy hibás fájlról. Ami az OpenKM-ben egy mappában is tárolható, ahol a felhasználó kezelheti is az incidenst. Mindezeket a műveleteket általában a háttérben hajtják végre, hogy ne befolyásolják a rendszer teljesítményét a felhasználó szempontjából.

Ez csak egy a számos eshetőség közül, amelyekben a fejlett optikai karakterfelismerés javíthatja a vállalat mindennapi dokumentumkezelését. Amennyiben még több információra van szüksége arról, a fejlett optikai karakterfelismerésről, keressen minket bizalommal!