Fejlett dokumentumkezelés IV. rész

Fejlett dokumentumkezelés IV. rész

Szerző: Ana Canteli – 2024. április 2.

Transmittal modul – Ellenőrzött dokumentumküldés

Az OpenKM Transmittal modulja teljes körű megoldást kínál a vállalatokon belüli vagy azok közötti dokumentumok biztonságos és hatékony megosztására.

A gyors és biztonságos információcsere kritikus jelentőségű, különösen összetett projektek esetén, amelyekben több érintett fél vesz részt. Bár a Dropbox vagy a Google Drive elterjedt eszközök, nem biztosítják a dokumentumküldés és -fogadás teljes nyomon követhetőségét, ami hibákhoz és vitákhoz vezethet.

Az OpenKM Transmittal modul ellenőrzött és visszakereshető folyamatot kínál, amely során:

• kiválaszthatók a megosztandó dokumentumok,
• pontosan megadhatók a címzettek,
• és a rendszer azonnali e-mail értesítést küld a küldeményről.

Példa: Egy építőipari vállalat biztosítani szeretné, hogy a projektcsapat mindig a legfrissebb tervdokumentációt használja. A Transmittal modullal minden résztvevő automatikusan megkapja a módosított vagy új dokumentumokat, megelőzve az elavult anyagok használatát.

Főbb funkciók:

• belső és külső felhasználók közötti megosztás,
• azonnali értesítések,
• teljes folyamatnyomon követés.

Ezáltal a dokumentummegosztás gyors, biztonságos és kontrollált módon történik.

E-mail aláírás digitális tanúsítvánnyal

Az OpenKM digitális tanúsítványalapú e-mail aláírás modulja biztosítja az e-mail kommunikáció hitelességét, integritását és letagadhatatlanságát.

A digitális tanúsítvány a feladó személyazonosságát köti össze az üzenet tartalmával, kizárva a manipuláció lehetőségét, valamint megakadályozza a hamisításokat és kéretlen levelek általi megtévesztést.

Előnyök:

• a küldő valódiságának igazolása,
• az üzenet tartalmának sértetlensége,
• jogi és bizalmi biztosíték.

Ez különösen hasznos köz- és magánszférabeli kapcsolatokban, ahol fontos a szabályozott elektronikus ügyintézés, illetve a hivatalos kommunikáció védelme.

Az OpenKM rendszerben ez a modul teljes mértékben integrálható, és lehetővé teszi:

• elektronikus aláírással ellátott levelek küldését/fogadását,
• kapcsolódó kommunikációs tevékenységek naplózását,
• gyors keresést és visszakereshetőséget.

Érdeklődők számára személyre szabott online bemutató is kérhető.

File Plan modul – Irattári terv és nyilvántartás-kezelés

Az OpenKM File Plan modulja elengedhetetlen eszköz a szervezeti dokumentumok szabályozott kezeléséhez, ideértve a nyilvántartásba vételt, tárolást, megőrzési időket és selejtezési folyamatokat.

Irattári terv létrehozásának lépései:

• dokumentumtípusok azonosítása,
• iratok osztályozása (pl. levelezés, nyilvántartások),
• tárolási helyek meghatározása,
• megőrzési időszakok rögzítése,
• felelősök hozzárendelése.

A rendszerben a dokumentumok hierarchikus szakaszokba és dokumentumsorozatokba szervezhetők. A szakaszok struktúrát adnak, míg a dokumentumsorozatok tartalmazzák a konkrét fájlokat (pl. e-mailek, iratok).

További lehetőségek:

• öröklési csomópontok (tulajdonságok automatikus öröklése),
• sorozatok másolása (klónozás funkció),
• metadatacsoportok, biztonsági beállítások,
• iratmegőrzési státuszkezelés, selejtezési szabályokkal.

A létrehozott dokumentumsorozatokhoz formanyomtatványok, jogosultságok és katalogizálási szabályok rendelhetők, így minden dokumentum pontosan kezelhető.

Összefoglalás

Az OpenKM Transmittal, az e-mail aláírás digitális tanúsítvánnyal, valamint a File Plan modul kulcsfontosságú eszközök a szervezetek dokumentumkezelési és kommunikációs folyamatainak biztonságos és hatékony működtetéséhez.

• A Transmittal modul biztonságos és nyomon követhető dokumentumküldést tesz lehetővé
• A digitális aláírás modul védi és hitelesíti az e-mailes kommunikációt
• A File Plan modul szabályozott és átlátható dokumentumkezelést valósít meg

Ha szeretnéd optimalizálni a vállalati dokumentumkezelést, kérj személyre szabott OpenKM bemutatót!