Fejlett dokumentumkezelés III. rész

Fejlett dokumentumkezelés III. rész

Szerző: Ana Canteli – 2024. március 25.

OpenKM Dev-Tools modul

Az OpenKM Dev-Tools a fejlesztők számára készült eszközkészlet, amely lehetővé teszi az OpenKM nyílt forráskódú dokumentumkezelő rendszer testreszabását és bővítését. A modul segítségével egyedi alkalmazások fejleszthetők, más rendszerekkel való integrációk valósíthatók meg, valamint belső folyamatok automatizálhatók.

Legfontosabb jellemzők:

1. RESTful API
HTTP-alapú API, amely lehetővé teszi külső alkalmazások számára a dokumentumok és adatok elérését, kezelését.
2. Java SDK
Fejlesztők számára biztosított szoftverfejlesztői készlet (SDK), mellyel Java nyelven írhatók egyedi bővítmények, új funkciók.
3. Eclipse bővítmény
Az Eclipse fejlesztőkörnyezethez készült plugin megkönnyíti a hibakeresést és az OpenKM-kompatibilis fejlesztést.
4. Integráció más technológiákkal
Könnyedén használható a Spring keretrendszerrel vagy az Apache Mavennel, így kihasználhatók a meglévő könyvtárak és eszközök.

Érdeklődők számára külön fejlesztői tanfolyam is elérhető az OpenKM Akadémián.

E-mail archiváló modul

Az OpenKM e-mail archiváló modulja hatékony megoldást kínál a vállalatok e-mailjeinek strukturált, biztonságos és automatizált kezelésére, közvetlenül a dokumentumkezelő rendszerrel integrálva.

Főbb előnyök:

• Elveszett vagy törölt levelek visszakereshetősége
• Auditnaplók a kommunikáció nyomon követhetőségéhez
• Szellemi tulajdon védelme
• eDiscovery támogatása (belső vizsgálatokhoz, jogi eljárásokhoz)

Funkciók:

• A levelek teljes tartalmának és mellékleteinek archiválása
• Jogszabályi megfelelés biztosítása (pl. adatmegőrzés)
• Outlook kompatibilitás
• Tömeges importálás kezelése várólistákon keresztül
• Egyéni szabályok a levelek automatikus katalogizálásához
• Exportálás PDF-be, teljes körű naplózás és indexelés a gyors visszakereséshez

Összegzés:

Ez a modul teljeskörű megoldást nyújt a szervezetek e-mail kommunikációjának rendszerezett, biztonságos és jogilag megfelelős kezelésére.

EDX – Elektronikus Dokumentumcsere Modul

Az EDX modul célja, hogy biztonságos csatornát biztosítson a vállalat és ügyfelei vagy partnerei közötti dokumentumcsere lebonyolításához – mindezt anélkül, hogy ez új OpenKM licencet igényelne a felhasználók részére.

Funkcionalitás:

• Mappasablonok hozhatók létre az átadandó dokumentumok szervezett tárolásához
• Az EDX saját jogosultsági rendszerrel rendelkezik: felhasználók, szerepkörök, hozzáférések kezelhetők
• A felhasználók hozzáférnek a számukra releváns dokumentumokhoz, új fájlokat tölthetnek fel
• Értesítést kapnak új dokumentumokról
• Keresési lehetőség a gyors információ-eléréshez

Ez a modul kiválóan alkalmazható például partnerkapcsolatok digitalizálásához, ügyfélportálként, vagy projektdokumentációk biztonságos megosztására.

Összefoglalás

A bemutatott három modul – Dev-Tools, E-mail archiválás, EDX – rendkívül hatékony eszközöket kínál a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához.

• A Dev-Tools fejlesztői környezet rugalmas testreszabást tesz lehetővé
• Az e-mail archiválás megfelelőséget és visszakereshetőséget biztosít
• Az EDX modul új dimenziót nyit a dokumentumok biztonságos megosztásában

Tegye próbára ezeket az eszközöket saját szervezeténél – ha kérdése van, örömmel segítün