Fejlett dokumentumkezelés II. rész

Fejlett dokumentumkezelés II. rész

Szerző: Ana Canteli – 2024. március 18.

A sorozat második részében további kulcsfontosságú modulokat mutatunk be, amelyek innovatív megoldásokat kínálnak a dokumentumkezelés területén.

Elektronikus számlázási modul

Az elektronikus számla digitális formában kiállított és fogadott adózási dokumentum, amely a hagyományos papíralapú számlával egyenértékű. Rögzíti az eladó és a vevő közötti gazdasági tranzakciót, azonban teljes mértékben digitálisan kerül kiállításra, továbbításra, fogadásra és archiválásra.

A számlák és bizonylatok tömeges kezelése jelentős költségekkel járhat – a nyomtatás, postázás és tárolás akár számlánként 1,2 euróba is kerülhet, nem beszélve az archiválási kötelezettségekről.

Az elektronikus számlázás előnyei:

• Nagyobb hatékonyság és gyorsaság
• Hibák csökkentése
• Jogszabályi megfelelés
• Jobb átláthatóság
• Költségmegtakarítás
• Pénzügyi és készletgazdálkodás javítása
• Könnyebb auditálhatóság
• Üzleti kapcsolatok erősítése

Automatikus számlakezelési modul

Az automatikus számlakezelés célja a beérkező számlák feldolgozásának digitalizálása és automatizálása – a papíralapú adminisztráció kiváltása révén jelentős idő- és erőforrás-megtakarítás érhető el.

Az OpenKM automatikus számlakezelési modulja:

• Valós idejű információt biztosít a kiadások kezeléséhez
• Felszabadítja a munkatársakat a monoton feladatok alól
• Csökkenti a költségeket és a hibák számát
• Testreszabható, felhasználóbarát és különböző formátumokhoz, fogadási módokhoz is alkalmazható
• Támogatja a beszállítókkal való együttműködést
• Biztosítja a jogi és adatvédelmi előírások betartását

AutoCAD tervnézet modul

Az OpenKM AutoCAD tervelőnézeti modulja nélkülözhetetlen eszköz azoknak a vállalatoknak, amelyek DWG fájlokat kezelnek, de nem rendelkeznek AutoCAD licenccel. A modul lehetővé teszi:

• DWG fájlok megtekintését közvetlenül a böngészőben
• Kommunikáció és döntéshozatal egyszerűsítését
• Kapcsolódó tervek gyors elérését a „Hivatkozások” panelen keresztül

Példa: Egy építésziroda DWG fájlokat tölt fel az ügyfeleknek, akik bármilyen technikai ismeret nélkül meg tudják tekinteni a terveket, ezáltal felgyorsítva a jóváhagyási folyamatot.

AutoCAD tervverzió-ellenőrző modul (QR-kód)

A QR-kódos tervverzió-ellenőrzési megoldás hatékony módszer annak biztosítására, hogy a kivitelezés során mindig a legfrissebb tervdokumentáció kerüljön felhasználásra.

Probléma: Nagy építkezéseken gyakori, hogy több száz terv különböző verziói keringenek – az elavult dokumentum használata súlyos hibákhoz és költséges csúszásokhoz vezethet.

Megoldás: Az OpenKM a DWG fájlba ágyazott QR-kód segítségével lehetővé teszi, hogy mobilapplikációval ellenőrizhessük a terv aktuális verzióját. Egy asztali alkalmazás segítségével pedig a QR-kód beépíthető a rajzforráskódba is.

MS-Addin modul

Az OpenKM Microsoft Addin moduljai lehetővé teszik az Office-alkalmazások közvetlen összekapcsolását a dokumentumkezelő rendszerrel, így a felhasználók Word, Excel vagy PowerPoint felületéről:

• Kulcsszavakat, kategóriákat, metaadatokat rendelhetnek
• Kereshetnek és hozzáférhetnek korábbi verziókhoz
• Dokumentumokat tölthetnek fel közvetlenül az OpenKM rendszerébe

Ez jelentősen felgyorsítja az együttműködést, és hatékonyabbá teszi a napi munkafolyamatokat.

Összefoglalás

Az olyan modulok, mint:

• az AutoCAD tervelőnézet és verzióellenőrzés,
• a Microsoft Office integráció (MS-Addin),
• valamint az elektronikus számlázás és automatikus számlakezelés

…egy új szintre emelik az üzleti dokumentumkezelést.

E technológiák alkalmazásával a vállalatok nemcsak optimalizálják belső folyamataikat, hanem rugalmasabban reagálnak a folyamatosan változó üzleti környezet kihívásaira is. A gyors alkalmazkodóképesség és hatékonyság pedig kulcsfontosságú a hosszú távú sikerhez.