Fejlett dokumentumkezelés I. rész

Fejlett dokumentumkezelés I. rész

Szerző: Ana Canteli – 2024. március 11.

A fejlett dokumentumkezelés olyan egyedi fejlesztések és bővítmények létrehozását jelenti, amelyek túlmutatnak az alaprendszer funkcionalitásán. Ezek a fejlesztések lehetnek új modulok, külső rendszerekkel történő integrációk, felhasználói felületbővítések vagy folyamat-automatizálási megoldások, melyek célja az adott szervezet igényeinek kielégítése.

A fejlesztések házon belüli létrehozása és tesztelése után azok akár kereskedelmi forgalomba is kerülhetnek – más, azonos rendszerre épülő szervezetek számára is értéket jelenthetnek, így bővíthetik saját OpenKM-megoldásaik funkcionalitását.

Multitenant modul

Az OpenKM multitenant környezete lehetővé teszi, hogy több független szervezet vagy felhasználó egyazon szerveren, elkülönített logikai egységekben használja a rendszert. Ez biztosítja:

• az adatok elkülönítését,
• az információbiztonságot,
• a testreszabhatóságot minden egyes „bérlő” számára.

A szuperfelhasználó a teljes rendszert kezeli, míg az egyes szervezetek adminisztrátorai saját felhasználóikat, csoportjaikat, kategóriáikat és felületeiket irányítják. A rendszer skálázható, költséghatékony, és egyszerűsíti a frissítések és testreszabások kezelését – különösen olyan környezetekben, ahol több egység vagy partner önálló dokumentumkezelést igényel.

Elektronikus aláírás modul

Az OpenKM elektronikus aláírási kliense a Windows-os aláírókliens funkcionalitását idézi, lehetővé téve a felhasználóknak, hogy:

• feltöltsék digitális tanúsítványukat,
• PDF dokumentumokat írjanak alá közvetlenül a rendszerből.

A kliens felhasználóbarát, és számos kiegészítő funkcióval rendelkezik:

1. Aláírási bélyegző – az aláírás vizuális megjelenítése a PDF-en.
2. Metaadatként tárolt aláírási információk – a későbbi kereshetőség és visszakereshetőség érdekében.
3. Aláírási adatok megjelenítése a dokumentum tulajdonságai között – biztosítva az átláthatóságot és a könnyű ellenőrizhetőséget.

Kézzel írt, távoli aláírás modul

Ez a megoldás lehetővé teszi, hogy grafikus táblák vagy érintőképernyős eszközök segítségével távolról írjunk alá dokumentumokat, jogilag hiteles módon.

A folyamat részei:

• dokumentum előkészítése,
• az aláíró hitelesítése,
• az aláírás elhelyezése,
• a dokumentum biztonságos tárolása,
• jogszabályi megfelelés biztosítása.

Az előnyök: kényelmes, költséghatékony, gyors, bárhonnan elérhető és biztonságos. A modul szervesen illeszkedik az elektronikus dokumentumkezelésbe – támogatja a digitalizálást, az aláírást, az elküldést és a tárolást.

Vonalkód modul

A vonalkódok használata dokumentumkezelésben segíti:

• az azonosítást és nyomon követést,
• a folyamatok automatizálását,
• a verziókezelést,
• és az auditálást.

Az OpenKM a következő típusokat támogatja, különböző iparági felhasználási példákkal:

1. Codabar – pl. klinikai minták követése.
2. Code 128 – raktári termékcímkézés.
3. UPC-A / E – szupermarketes termékazonosítás.
4. Code 39 – eszköz- és karbantartáskövetés.
5. EAN-8 / 13 – kiskereskedelmi nyomon követés.
6. RSS-14 – élelmiszeripari termékcímkézés.
7. Code 93 – futárszolgálat küldeményeinek kezelése.
8. ITF-14 – raklap- és dobozcímkézés.
9. RSS Expanded – promóciókezelés a POS rendszerekben.
10. Data Matrix – elektronikai komponensek nyomon követése.
11. Aztec – tömegközlekedési jegyek kódolása.
12. PDF417 – személyazonosító dokumentumok adattárolása.
13. QR-kód – gyors hozzáférés online tartalmakhoz.

Összefoglalás

Ebben az első részben megismerkedtünk az OpenKM alapvetéseivel, valamint olyan kulcsmodulokkal, mint:

• a multitenant környezet (többszervezetes használat),
• az elektronikus és kézzel írt aláírási megoldások,
• és a vonalkód modul, amely automatizálja a dokumentumáramlást.

Ezek mindegyike specifikus megoldást kínál az elektronikus dokumentumkezelés különböző kihívásaira, és jelentősen hozzájárulhat a vállalat hatékonyságának és információbiztonságának növeléséhez.

Ne maradj le a sorozat következő részeiről, ahol további modulokat és azok gyakorlati alkalmazásait mutatjuk be – újabb lehetőségeket kínálva a produktivitás és információkezelés fejlesztésére!