Ha szeretne jól informált maradni, iratkozzon fel az OpenKM hírleveire

E-számlázás

Ana CanteliÍrta: Ana Canteli 2022. augusztus 12-én

A számla, mint bizonylat, ma már nem számít újdonságnak, valójában ez az egyik leghétköznapibb, legelterjedtebb dokumentum. Ahogy egy cég létrehozása, működtetése, vagy az abban való munkavégzés is sok erőfeszítést igényel - mert nem triviális olyat alkotni, ami elég vonzó ahhoz, hogy valaki önként vásároljon vagy béreljen - maguk a számlák, sem rejtélyesek. Szerte a világon, még azok is, akik nem jártasak az iratkezelésben vagy a kereskedelmi jogban, valamikor már tartottak számlát a kezükben. Más kérdés, hogy tudjuk-e helyesen értelmezni a számlákon szereplő információkat.

A számlák tulajdonképpen egy adott esemény megtörténtének bizonylatai, melyek általában termékek megszerzésére, vagy igénybevételére irányuló gazdasági tranzakciók bizonyítékai. Korábban minden számla papíralapú volt, egy ideje azonban már felváltotta a helyüket az elektronikus számla, aminek ezáltal egyre nagyobb jelentősége van. A legtöbb ezredfordulós vagy Z generációs személyhez kapcsolódó cég már nem postai úton küldi el a számláit. Számukra a számlák a cég honlapján keresztül érhetők el. Csak meg kell adniuk a belépési azonosítójukat és a jelszavukat, és máris hozzáférhetnek többek között a számláikhoz is.

A közigazgatás nem tekinthető elszigetelt rendszernek. Bár más területeken is van lehetőség az elektronikus számlázásra, 2015 óta a Közigazgatással együttműködő cégek kötelesek elektronikus formátumban kiállítani számláikat.

Ez 2023 júniusától változni fog; a 8 millió eurót meghaladó forgalmú vállalatoknak ekkor kell majd elektronikus számlákat kiállítaniuk egymásnak. A többi kisebb szervezetnek sem szabad megpihennie a babérjain. Tavaly november 29-én jóváhagyták a Create and Grow törvényt Spanyolországban, amely a cégalapítás megkönnyítésére, a bűnözés elleni küzdelemre és a kkv-k növekedésének előmozdítására, a szabályozási és pénzügyi akadályok csökkentésére született. Ezenkívül az adócsalás megelőzésére és leküzdésére irányuló intézkedésekről szóló, július 9-i 11/2021. számú törvény kötelezi a vállalatokat, hogy az adóhivatal által jóváhagyott számlázóprogramot használjanak, amely minden számláról számlázási nyilvántartást készít. Ez megkönnyíti a nyomtatvány elküldését az Adóhivatalnak, amennyiben szükséges.

Mint látható, a szabályozási keret ilyen irányú fejlesztése nemzeti szinten elősegíti a vállalatok digitális átalakulását. A világjárvány a digitalizációban soha nem látott gyorsulást eredményezett. A bűnözés és az adócsalás elleni küzdelem segíti a lendület fenntartását. Nem szabad elfelejtenünk, hogy a digitalizáció segít megtartani a vállalatok pozícióját, sőt hozzájárul a versenyképességük javításához, különösen a kkv-k tekintetében. Mert a technológiai cégek, a gazdasági szervezetek vagy a közigazgatás tisztában van azzal, hogy az elektronikus számlázás bevezetése a digitalizációs folyamat része. Nincs értelme, sőt kontraproduktív lenne, ha nem foglalkoznának a kérdéssel. A többi vállalat számára, amelyek valamilyen oknál fogva nem eléggé tudatosak, a határidő 2025. és őszintén szólva, a legjobb, ha már felkészülten és a törvényi előírásokat követő számlázási folyamattal érkeznek meg erre a dátumra.

Az elektronikus számlázás előnyei

Az elektronikus formátumú számla használata és bevezetése az alábbi előnyökkel jár az üzleti szektor számára:

  • Költségmegtakarítás: ez a legnyilvánvalóbb előny. Azzal, hogy nem kell kinyomtatni, borítékolni, bélyegezni és hagyományos postai úton papírformátumban elküldeni a számlákat, megtakarítjuk az írószer, a nyomtatás és a postai szolgáltatások összes költségét.
  • Jobb helygazdálkodás: a számlázási rendszer elektronikus folyamatra való átállásával a korábban a papíralapú számlák tárolására szánt összes hely más célokra fordítható.
  • Rövidebb számlázási ciklusok: az elektronikus számlázás bevezetésének köszönhetően a teljes folyamat optimalizálódik. A számlák kiállítása és beérkezése, illetve kifizetése felgyorsul, mivel a folyamat során csökken a kézi beavatkozás.
  • Nagyobb biztonság: a papír szerepének csökkentésétől - amely érzékeny a fizikai elvesztésre, a tűz és az árvíz általi megsemmisülésre - az emberi hibák minimalizálásán keresztül nagyobb lesz a biztonság. Az elektronikus számla garantálja, hogy a számlát nem lehet manipulálni, mivel az említett dokumentum elektronikus tanúsítványt tartalmaz, amely megvédi azt a csalási kísérletektől.

Az elektronikus számlázás előnyeinek kihasználása érdekében a legjobb, ha a vele járó digitalizálást a teljes vállalatban végrehajtják, nem pedig részleteiben vagy külön-külön.

Ehhez az olyan dokumentumkezelő szoftverek bevezetése, mint amilyen az OpenKM, megkönnyítik a digitális átalakulást a vállalaton belül.

Az OpenKM segítségével bármely szervezet képes a teljes számlázási ciklus kezelésére. Nézzünk, erre egy példát: Tegyük fel, hogy ennek egy részét még mindig papíralapon kezeli. Ebben az esetben az optikai karakterfelismerés megkönnyíti a számla azonosítását és a metaadatokban szereplő kritikus értékek kinyerését. Ezek a kulcsadatok felhasználhatók bármely számla azonosítására, például a keresőmotor segítségével. Ezek az attribútumok akár a számlák osztályozására vagy katalogizálására is felhasználhatók. És természetesen ezek a feladatok automatizálással megvalósíthatók az OpenKM-ben.

Az OpenKM-ben található munkafolyamat-motor a számlázási folyamatok kezelésére is használható. Így például, ha egy olyan számlát kapunk vagy állítunk ki, amelynek értéke meghalad egy bizonyos küszöbértéket, az OpenKM képes rögzíteni ezt a számlát egy jóváhagyási munkafolyamaton belül. Ezenkívül az OpenKM rendelkezik egy ellenőrzési nyomvonallal, amely garantálja a nyomon követhetőséget a teljes számlázási rendszerben.

Az OpenKM 100%-ban testre szabható, a vállalat a dokumentumkezelő rendszer segítségével létrehozhat egy számlázási portált az ügyfelek vagy a beszállítók számára. Az OpenKM csomag emellett digitális tanúsítvánnyal ellátott aláírás-klienst és kézzel írt elektronikus aláírási alkalmazást is kínál.

Ha szeretné tudni, hogyan működik az elektronikus számlázás, lépjen kapcsolatba velünk, és mi megmutatjuk Önnek egy személyre szabott online bemutató keretében.

Kapcsolatfelvétel

Általános információk

Respondeo Kft.

Email:
email
Telefonszám:
+36 20 449 0363 ( Hungary )
Központ:
H-9061, Vámosszabadi, Újtelep Utca 30.

Hungary: Kérlek hívj +36 20 449 0363.
Munkarend:
Hétfő - Péntek: 08:00 - 16:00 CEST sürgős segítség kérése. Jelenleg Szerda 02:34 am óra van itt: Győr-Moson-Sopron, Magyarország.

OpenKM világszerte:

China: https://www.openkm.cn
France: https://www.openkm.fr
Germany: https://www.openkm.de
Greece: https://www.openkm.gr
Hungary: https://www.openkm.hu
Indonesia: https://www.openkm.id
Italy: https://www.openkm.it
Malaysia: https://www.openkm.my
Middle East: https://www.openkm.me
North Africa: https://www.openkm.me
Poland: https://www.openkm.pl
Romania: https://www.openkm.ro
Serbia: https://www.openkm.rs
Spain: https://www.openkm.com
USA: https://www.openkm.us