Dokumentumkezelés Mesterséges Intelligenciával

Dokumentumkezelés Mesterséges Intelligenciával

 Ana Canteli írása – 2025. február 7

A dokumentumkezelés jelentős átalakuláson ment keresztül a mesterséges intelligencia (AI) integrálásával. Ez a technológia optimalizálta a folyamatokat, javította a működési hatékonyságot és csökkentette az emberi hibákat a dokumentumkezelésben. Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan forradalmasítja az AI a dokumentumkezelő rendszereket, milyen előnyöket kínál, és hogyan alakítja a dokumentumkezelés jövőjét.

Mesterséges intelligencia a dokumentumkezelésben

A mesterséges intelligencia a dokumentumkezelésben fejlett algoritmusokra és gépi tanulásra épül, hogy javítsa a dokumentumok osztályozását, archiválását és az adatok kinyerését. Ezek a fejlesztések lehetővé tették, hogy a dokumentumkezelő rendszerek nagy mennyiségű adatot hatékonyan kezeljenek, optimalizálva a folyamatokat és automatizálva az ismétlődő feladatokat. Emellett a modern rendszerek bármilyen nyelven működhetnek, beleértve az arabot és a perzsát is, így alkalmazhatók multikulturális környezetekben és globális vállalatoknál egyaránt.

Az AI integrációjának előnyei a dokumentumkezelésben

Folyamatautomatizálás

A mesterséges intelligencia lehetővé teszi a dokumentumkezelési folyamatok automatizálását olyan rendszerek révén, amelyek elemzik és rendszerezik a dokumentumokat emberi beavatkozás nélkül. Ez nemcsak javítja a működési hatékonyságot, hanem minimalizálja az emberi hibákat és csökkenti a dokumentumok osztályozására és archiválására fordított időt.

Adatkinyerés

Az AI egyik legnagyobb előnye az intelligens adatkinyerés. A természetes nyelvfeldolgozás és a gépi tanulás segítségével ezek a rendszerek képesek nagy mennyiségű adatból releváns információkat kinyerni, megkönnyítve a stratégiai döntéshozatalt és a kulcsfontosságú információk gyors elérését.

Továbbá ezek a rendszerek képesek kézzel írott szövegek beolvasására és kinyerésére is, sok esetben pontosabban, mint egyes kereskedelmi forgalomban lévő OCR (Optikai Karakterfelismerő) megoldások.

Hatékonyságnövelés és hibacsökkentés

A folyamatautomatizálás és az intelligens adatkinyerés segít minimalizálni az emberi hibákat a dokumentumkezelésben. Ez biztosítja, hogy a releváns információk pontosak és konzisztens formában legyenek elérhetők, javítva a dokumentumkezelési folyamatokat és az adatok minőségét.

További előnyök

• Adatelemző eszközként használható az alkalmazottak dokumentumkeresési szokásainak elemzésére, ami segíthet az iratstruktúra optimalizálásában és az információk hozzáférhetőségének javításában.

• Munkaerő-átcsoportosítás vagy csökkentés: Az ismétlődő és operatív feladatok megszüntetésével a vállalatok optimalizálhatják emberi erőforrásaikat, és a munkatársakat magasabb hozzáadott értékű feladatokra irányíthatják. (Ebben a kontextusban ezek a feladatok nem tartoznak az üzleti „értékláncba”, mivel nem járulnak hozzá közvetlenül a bevételtermeléshez vagy a versenyelőnyhöz.)

• Működési költségek csökkentése, mivel az automatizálás csökkenti az adminisztratív folyamatok manuális beavatkozásának szükségességét.

AI gyakorlati alkalmazásai a dokumentumkezelésben

Automatikus osztályozás és archiválás

Az intelligens dokumentumkezelő rendszerek képesek automatikusan osztályozni és archiválni a dokumentumokat azok tartalma és metaadatai alapján. Ez gyors hozzáférést biztosít a releváns információkhoz és javítja a dokumentumok szervezését a vállalatoknál.

Számlázással kapcsolatos dokumentumok feldolgozása

Az AI széles körben alkalmazható a számlázásban, lehetővé téve a számlákból, szerződésekből és egyéb pénzügyi dokumentumokból történő releváns információkinyerést. Ez optimalizálja a könyvelési folyamatokat és minimalizálja az adatbeviteli hibákat.

Fejlett keresés és információkinyerés

A mesterséges intelligencia javítja a dokumentumkezelő rendszerek keresési képességeit, lehetővé téve az összetett kereséseket a lekérdezések jelentése és kontextusa alapján. Ez megkönnyíti a szükséges dokumentumok visszakeresését és az adatok hatékony kinyerését.

OpenKM: Fejlett AI-alapú dokumentumkezelő megoldás

Az OpenKM egy vezető dokumentumkezelő platform, amely integrálja a mesterséges intelligenciát a kulcsfontosságú folyamatok optimalizálására és automatizálására. Fejlett technológiája lehetővé teszi az adatkinyerést, az automatikus osztályozást és a hatékony dokumentumkezelést.

• Automatikus dokumentumosztályozás: Az OpenKM generatív AI-t alkalmaz a dokumentumok manuális beavatkozás nélküli kategorizálására, növelve a működési hatékonyságot.

• Intelligens adatkinyerés: Fejlett optikai karakterfelismerő (OCR) modulja lehetővé teszi bármilyen típusú dokumentumból történő adatkinyerést, beleértve a kézzel írt szövegeket is, ezzel egyszerűsítve a dokumentumkezelési folyamatokat.

• AI motorok integrációja: Az OpenKM támogatja az olyan mesterséges intelligencia motorok integrálását, mint a ChatGPT és a DeepSeeK. Jelenleg olyan funkciók állnak rendelkezésre, mint az automatikus összegzés, a metaadatkinyerés és (potenciálisan) a fejlett keresések az információhozzáférés optimalizálására.

Pozitív hatás különböző iparágakban

• Egészségügy: Automatikus dokumentumellenőrzés, mintázatfelismerés és az orvosi dokumentáció minőségének javítása.

• Jog: A mesterséges intelligencia optimalizálta az igazságügyi dokumentumok kezelését, jelentősen csökkentve az ügyintézési időt.

• Pénzügyi és adminisztratív szektor: A dokumentumautomatizáció növelte a számlázás, szerződéskezelés és jogszabályi megfelelés hatékonyságát.

A megvalósítás szempontjai

Bár a mesterséges intelligencia számos előnyt kínál a dokumentumkezelésben, elengedhetetlen figyelembe venni olyan tényezőket, mint az adatbiztonság és a jogszabályi megfelelés. A vállalatoknak biztosítaniuk kell, hogy az általuk használt AI rendszerek védjék az információk bizalmas kezelését és megfeleljenek a vonatkozó előírásoknak.

Következtetés

A dokumentumkezelés jövőjét a mesterséges intelligencia vezérli, lehetővé téve a folyamatautomatizálást, az intelligens információkinyerést és a folyamatok optimalizálását.

Ahogy a technológiák folyamatosan fejlődnek, azok a vállalatok, amelyek bevezetik ezeket az intelligens dokumentumkezelő rendszereket, jelentős javulást tapasztalnak a működési hatékonyságban és a stratégiai döntéshozatalban.

Az OpenKM-nél arra törekszünk, hogy javítsuk a felhasználói élményt, és testreszabott megoldásokat kínáljunk az egyes szervezeteknek.

Ha szeretné vállalata dokumentumkezelését a mesterséges intelligencia segítségével új szintre emelni, vegye fel velünk a kapcsolatot még ma, és fedezze fel, hogyan segíthet az OpenKM a hatékonyság növelésében, a hibák csökkentésében és az információhozzáférés optimalizálásában!