Dokumentumkezelés az egészségügyben

Dokumentumkezelés az egészségügyben

Írta Ana Canteli 2021. szeptember 3-án

A betegellátásban mindig nagy mennyiségű információ keletkezik, amelyet a megfelelő módon kell összegyűjteni és kezelni: nyilvántartások, nyomtatványok, orvosi vizsgálatok, receptek. Ebbe beletartozik minden egészségügyi dokumentum, amely a betegek klinikai történetének, valamint az egészségügyi központok adminisztrációjának része; jövedelemgazdálkodás, ágyak elosztása, mentesítések stb., legyen szó állami kórházakról vagy magánklinikákról.

A dokumentációk megfelelő kezelése elengedhetetlen az egészségügyben, mivel közvetlenül befolyásolja a betegek és családjaik bizalmát, és reprezentálja az intézmény megbízhatóságát is.  De az egészségügyi szervezetek igazgatásában is jelentős szerepe van. Az egészségipar nagy mennyiségű egészségügyi dokumentumot hoz létre, amelyek – ha nem kezelik szigorúan – számos probléma forrásai lehetnek.

A dokumentumkezelés előnyei az egészségügyi szektorban

Az egészségügyi központok dokumentumkezelő rendszerei egységesen működnek és készek arra, hogy szembenézzenek az egészségügyi szervezetek napi kihívásaival és fenyegetéseivel.

• Időmegtakarítás: a teljesítménynövelés igénye elérte az egészségügyi szektort is. És annak érdekében, hogy ne veszélyeztessük a szolgáltatás minőségét, szükség van egy megbízható dokumentumkezelő rendszerre, amely lehetővé teszi a szakemberek számára, hogy szükség esetén azonnal, hozzáférjenek a dokumentációhoz. A dokumentumfolyamatok menedzselése, a dokumentáció digitalizálása, csak néhány a megbízható egészségügyi dokumentumkezelő rendszer által biztosított lehetőségek közül.

• Költségmegtakarítás: közvetlenül kapcsolódik az előző ponthoz. Minél nagyobb a teljesítmény, annál jelentősebb a gondozási tevékenység gyakorlása során felmerülő költségek csökkenése. Az előzőek alapján a dokumentáció digitalizálása jelentős megtakarításokat feltételez.

• Információbiztonság: ritkán van dolgunk ilyen mennyiségű érzékeny információval. Az adatok bizalmasságának biztosítása az egészségügyi szervezetek egyik alappillére. A dokumentumkezelőknek garantálniuk kell, hogy az egészségügyi dokumentumokhoz hozzáférő felhasználók jogosultak erre, és a megadott feltételek mellett férhetnek hozzá ezekhez, a biztonságos és minőségi szolgáltatás nyújtásához.

• A dokumentumfolyamatok javítása: a dokumentumkezelő rendszerek biztosítják a szükséges eszközöket az információkezelés javításához mindenben, ami a dokumentum áramlással kapcsolatos, illetve, ami a végrehajtó intézkedések minőségirányításának javításához szükséges (adminisztratív, működési, irányítási szinten, harmadik felekkel való kapcsolat stb.). A dokumentum digitalizáló programok azok, amelyek felgyorsítják a klinikai dokumentációkhoz való hozzáférést, és segítenek a dokumentáció frissítésében – például a digitális aláírási megoldásokkal, amelyek hatással vannak a napi kezelésre. További stratégiai célkitűzés például, a kórházakon belüli tudásmenedzsment, amivel a tudományos kutatási projektek megvalósítására törekedhetnek.

• Hibacsökkentés: A dokumentumok verzióváltásával kapcsolatos problémák részét képezik a betegek egészségügyi dokumentációjának elvesztése vagy azok jogosulatlan megsemmisítése. Tévedni emberi dolog, az egészségügyi dokumentumkezelő rendszerek azonban segíthetnek enyhíteni ezeket a problémákat, mielőtt a hibák szervezeti vagy akár jogi szinten okoznának gondokat.

• Az előírásoknak való megfelelés: az egészségügy az egyik leginkább ellenőrzött és számonkért ágazat. Ezért annak biztosítása, hogy a kórházi központokban végzett összes feladatnál betartják az ágazat előírásait és törvényeit, biztonságot és garanciát jelent az iparág elsődleges céljának, vagyis a legjobb betegellátás biztosításának. Az iratkezelő rendszereknek különböző szintű ellenőrzési eszközöket kell biztosítaniuk, kezdve az értesítési szolgáltatásokkal, amelyek figyelmeztetik a fájlokban bekövetkezett változásokra a felhasználókat. A jelentések hozzájárulnak, hogy az érintettek részletes információhoz jussanak a releváns helyzetekről vagy ellenőrzési nyomvonalakról, illetve, hogy szükség esetén megvizsgálják a dokumentumokat, eseményeket vagy más felhasználó tevékenységeit. Az automatizálás vagy a munkafolyamatok megvalósítása szintén hozzájárul a szabályozások betartásához, miközben mentesíti az emberi erőforrásokat az alacsony értékű feladatoktól.

Az OpenKM iratkezelő szoftvere minden eszközzel és funkcióval rendelkezik, amelyek szükségesek egy biztonságos, rugalmas és megbízható dokumentumkezelő rendszer megvalósításához a köz- és magán kórházakban és a klinikákon.

Biztonságos, mert a program megfelel a dokumentumkezelés legmagasabb követelményeinek. Rugalmas, mert mindannyian tudjuk, hogy a munkamódszerek változnak és fejlődnek, és az OpenKM-et választó egészségügyi központ biztonsággal tudja frissíteni a folyamatait, anélkül, hogy ez kellemetlenséget okozna a rendszer felhasználóinak és a betegeknek. Továbbá megbízható, mert a váratlan helyzetek esetén az egészségügyi dokumentumkezelő szoftver elmenti a rendszer bármely eseményével kapcsolatos információt.

Az iratkezelési licence integrációs eszközöket és egy teljes API-t tartalmaz, így szükség esetén a DMS összekapcsolható az orvosi központban található más alkalmazásokkal. Ha a szervezet rendelkezik technikai kapacitással, akkor a fejlesztéseket teljesen függetlenül hajtja végre. Ellenkező esetben számíthatnak együttműködésünkre testre szabási és tanácsadási szolgáltatások révén.

A dokumentumkezelő szoftvert vagy lokálisan, az ügyfél tulajdonában lévő szerverre telepítve vagy felhős konstrukcióban tudjuk ajánlani. De hibrid változatban is telepíthető. Ha a szervezetnek különböző helyszínei vannak, a többkliensű modul is vonzó lehet.

Ne felejtsük el, hogy a dokumentumkezelő platform elfogadása és következetes használata minden dokumentumkezelő rendszer sikerének alapvető eleme. Ezért az OpenKM-hez különböző profilokhoz igazított képzési programokat kínálunk, amelyek megkönnyítik a programkezelést minden felhasználó számára.

Ha további információra van szüksége az OpenKM által nyújtott előnyökről, ne habozzon kapcsolatba lépni velünk.