Írta Ana Canteli 2021 október 29-én
A legtöbb üzleti tevékenység során a felek közötti megállapodást a dokumentumok jóváhagyásával vagy aláírásával kell igazolni, mint a megkötött üzlet tárgyi bizonyítékát.
Jó példa erre a számla, amelyeket egy cég állít ki és az ügyfél fizet be. Ez minden nap, naponta többször megtörténik, az üzleti élet különböző szintjein. Ennek ellenére az ilyen típusú tranzakciók belsőleg, osztályon belül, a szervezet különböző területei között, más csoportszervezetekkel, közigazgatási szervekkel vagy más érdekcsoportokkal is előfordulnak.
Mindezekben az esetekben a dokumentáció létrehozása és kezelése, az üzleti folyamat legalább egy szakaszában megtörténik. De ide sorolható a szállítólevelek kiállítása (ami számla készítéséhez vezet), vagy a bérszámfejtési szolgáltatás az ügyfélnek, vagy a regisztráció, amelyet az egyetemnek generálina kell, amikor az összes kért dokumentációt megkapja a hallgatókhoz, hogy csak néhány forgatókönyvet említsünk.
Elképzelhető, hogy ezekben az esetekben cserékről, tranzakciókról van szó, amelyek sokféle dokumentum létrehozására adnak okot. Amelyek annak az üzleti folyamatnak a logikájából fakadnak, amelyhez kapcsolódnak.
A dokumentumok és folyamatok megfelelő kezelésének garantálásához olyan dokumentumkezelő rendszerre van szükség, amely megfelel a szervezet igényeinek, segít leküzdeni az esetleges nehézségeket, segít a felmerülő előnyök maximális kihasználásában. Manapság egyre gyakrabban tapasztalható, hogy az elektronikus dokumentumkezelő szoftverek funkciói között munkafolyamat eszközök is szerepelnek.
A szoros értelemben vett munkafolyamat rendszerek előnyeinek kihasználásához nem szükséges a dokumentumok digitalizálásával foglalkozni; elegendő tisztán látni az üzleti folyamat alakulását, és elérni, hogy annak minden tagja tiszteletben tartsa a kidolgozott tervet. A vállalkozások azonban egyre jobban értékelik a produktivitást és a hatékonyságot, időt takarítanak meg, és erőforrásokat fektetnek be a jövedelmezőbb tevékenységekbe. Éppen ezért a munkafolyamat rendszerek használata rendkívül ajánlottá teszi a dokumentumok digitalizálását.
Emellett a folyamatos fejlesztés logikáját követve nagyon valószínű, hogy az üzleti folyamatok idővel változnak, frissítésre, korrigálásra kerülnek. Ezeket a változásokat mindig lehet közölni a felhasználókkal. Mégis, az esetleges emberi hibák hatásának minimalizálására, a megfelelőség garantálására, valamint a minőség, a szervezeten belüli és az ügyfelek elégedettségének és hatékonyságának növelésére az elektronikus dokumentumkezelés a legjobb megoldás.
Belegondolt már a papíralapú számlák jóváhagyásának kezelésébe? Elkészíti a számlákat, majd kinyomtatja, borítékba teszi, bélyeget ragaszt rá és postázza. Aztán megvárja, amíg az ügyfél megkapja, kinyitja, megérti a tartalmát, és annak megfelelően jár el. És mindez amellett, hogy hosszadalmas és körülményes, több hiba lehetőséget is hordoz magában.
A munkafolyamat rendszereknek köszönhetően számos olyan előnyben részesülhetünk, amelyek biztonságossá, gyorssá és egyszerűvé teszik az üzleti folyamatokat.
Továbbra is fel kell mérni azokat a funkciókat, amelyeknek meg kell felelnie a vállalkozásunk számára megfelelő munkafolyamat szoftvereknek.
Az OpenKM minden szükséges dokumentumkezelő eszközt tartalmaz egy megbízható, biztonságos és hatékony rendszer megvalósításához. Köztük a szoftverlicencbe integrált munkafolyamat motort is. A nagyobb kényelem és autonómia érdekében az OpenKM Akadémián tanfolyamot kínálunk az üzleti folyamatok létrehozására és fejlesztésére. Ily módon az OpenKM-mel a szervezet teljes szabadságot élvez projektjei harmadik fél közreműködése nélkül történő kezelésében.
Ha szeretne többet megtudni a dokumentumkezelő rendszerben található munkafolyamatokról, forduljon hozzánk bizalommal.
Respondeo Kft.
Hungary: Kérlek hívj +36 20 449 0363.
Munkarend:
Hétfő - Péntek: 08:00 - 16:00 CEST sürgős segítség kérése. Jelenleg Szerda 07:45 am óra van itt: Győr-Moson-Sopron, Magyarország.
OpenKM világszerte: