Dokumentum jóváhagyási munkafolyamat

Dokumentum jóváhagyási munkafolyamat

 Írta Ana Canteli 2021 október 29-én

A legtöbb üzleti tevékenység során a felek közötti megállapodást a dokumentumok jóváhagyásával vagy aláírásával kell igazolni, mint a megkötött üzlet tárgyi bizonyítékát.

Jó példa erre a számla, amelyeket egy cég állít ki és az ügyfél fizet be. Ez minden nap, naponta többször megtörténik, az üzleti élet különböző szintjein. Ennek ellenére az ilyen típusú tranzakciók belsőleg, osztályon belül, a szervezet különböző területei között, más csoportszervezetekkel, közigazgatási szervekkel vagy más érdekcsoportokkal is előfordulnak.

Mindezekben az esetekben a dokumentáció létrehozása és kezelése, az üzleti folyamat legalább egy szakaszában megtörténik. De ide sorolható a szállítólevelek kiállítása (ami számla készítéséhez vezet), vagy a bérszámfejtési szolgáltatás az ügyfélnek, vagy a regisztráció, amelyet az egyetemnek generálina kell, amikor az összes kért dokumentációt megkapja a hallgatókhoz, hogy csak néhány forgatókönyvet említsünk.

Elképzelhető, hogy ezekben az esetekben cserékről, tranzakciókról van szó, amelyek sokféle dokumentum létrehozására adnak okot. Amelyek annak az üzleti folyamatnak a logikájából fakadnak, amelyhez kapcsolódnak.

A dokumentumok és folyamatok megfelelő kezelésének garantálásához olyan dokumentumkezelő rendszerre van szükség, amely megfelel a szervezet igényeinek, segít leküzdeni az esetleges nehézségeket, segít a felmerülő előnyök maximális kihasználásában. Manapság egyre gyakrabban tapasztalható, hogy az elektronikus dokumentumkezelő szoftverek funkciói között munkafolyamat eszközök is szerepelnek.

A szoros értelemben vett munkafolyamat rendszerek előnyeinek kihasználásához nem szükséges a dokumentumok digitalizálásával foglalkozni; elegendő tisztán látni az üzleti folyamat alakulását, és elérni, hogy annak minden tagja tiszteletben tartsa a kidolgozott tervet. A vállalkozások azonban egyre jobban értékelik a produktivitást és a hatékonyságot, időt takarítanak meg, és erőforrásokat fektetnek be a jövedelmezőbb tevékenységekbe. Éppen ezért a munkafolyamat rendszerek használata rendkívül ajánlottá teszi a dokumentumok digitalizálását.

Emellett a folyamatos fejlesztés logikáját követve nagyon valószínű, hogy az üzleti folyamatok idővel változnak, frissítésre, korrigálásra kerülnek. Ezeket a változásokat mindig lehet közölni a felhasználókkal. Mégis, az esetleges emberi hibák hatásának minimalizálására, a megfelelőség garantálására, valamint a minőség, a szervezeten belüli és az ügyfelek elégedettségének és hatékonyságának növelésére az elektronikus dokumentumkezelés a legjobb megoldás.

Belegondolt már a papíralapú számlák jóváhagyásának kezelésébe? Elkészíti a számlákat, majd kinyomtatja, borítékba teszi, bélyeget ragaszt rá és postázza. Aztán megvárja, amíg az ügyfél megkapja, kinyitja, megérti a tartalmát, és annak megfelelően jár el. És mindez amellett, hogy hosszadalmas és körülményes, több hiba lehetőséget is hordoz magában.

A munkafolyamat rendszereknek köszönhetően számos olyan előnyben részesülhetünk, amelyek biztonságossá, gyorssá és egyszerűvé teszik az üzleti folyamatokat.

• Nagyobb termelékenység: általában ez a fő ok, amiért a vállalatok érdeklődnek a munkafolyamatok iránt. A munkafolyamat a szakaszok egymásutánjában meghatározott folyamatok kezelésének egyértelmű csatornája. Az eljárás és a csatolt dokumentáció csak akkor jut előrehaladottabb szakaszba, ha minden előfeltétel teljesül. Az incidensek csökkentése és a feladatok helyes kiosztása közvetlenül befolyásolja az elért termelékenységet egyéni és szervezeti szinten egyaránt. Ezen túlmenően, ha a munkafolyamatokat elektronikus dokumentumkezeléssel kombinálják, az jelentős idő- és pénzmegtakarítást jelent, valamint azt, hogy az automatizált folyamatoknak köszönhetően a munkatársak relevánsabb feladatokkal foglalkozhatnak.
• Nagyobb biztonság: elsősorban a munkafolyamatok és a dokumentumkezelő szoftverek együttes alkalmazásakor, egyrészt a dokumentumkezelőknek köszönhetően biztosítjuk, hogy csak a rendszerben regisztrált felhasználók férhessenek hozzá a folyamat dokumentumokhoz. Legyen szó az eleve elektronikus dokumentumokról, vagy a folyamat közben digitalizált dokumentumokról vagy mindkettőről. Másrészt minden felhasználó, aki részt vesz a dokumentumok kezelésében, a dokumentumkezelő rendszerben meghatározott biztonság szerint éri el azokat. A folyamatmodellezéstől függően olvasási, írási, letöltési, stb. joggal rendelkezhetnek, amely – ahogy azt korábban is láthattuk – változhat.
• Nagyobb irányítás: a dokumentumok áramlásának köszönhetően a felelősök könnyen irányíthatják a folyamatokat, mivel a munkafolyamat motorok általában tartalmaznak egy felületet, amely lehetővé teszi a folyamatok alakulásának valós időben történő megtekintését; látható, hogy kihez van hozzárendelve, mikor volt beállítva, akár SLA-kat is beilleszthet, hogy a felhasználók bizonyos időn belül dolgozzanak. A dokumentáció állapotát illetően a dokumentumkezelők általában elősegítik a dokumentumok nyomon követhetőségét, azok teljes életciklusa során. Lehetővé teszik a verziókezelést is, így ha a felhasználó bármikor hibázik egy fájllal kapcsolatban, a megfelelő verzió lekérhető a jóváhagyási folyamat folytatásához.
• Jobb kommunikáció és koordináció: mind belsőleg, mind ügyfeleikkel, beszállítóikkal és érdekelt feleikkel. A szabványosított üzleti folyamatokat nem csak a belső folyamatok automatizálására használják. Ezért javasoljuk, hogy ügyfeleikkel, beszállítóikkal és más érdeklődőkkel egyeztetett kommunikációs csatornát hozzanak létre. A résztvevők valós időben tájékozódhatnak azon irányítási folyamatok állapotáról, amelyekben részt vesznek. A munkafolyamatok viszont automatikus értesítésként e-mailt küldhetnek az érdekelt félnek abban a pillanatban, amikor bármilyen releváns esemény bekövetkezik. Ez a kommunikációs eszköz pedig arra szolgál, hogy a felhasználók összehangolódjanak egymással, előre láthassák a következő lépéseket, és így felkészüljenek arra, amikor megkapják a munkafolyamattal kapcsolatos feladatot. Ezen túlmenően, a dokumentumkezelők és a munkafolyamat rendszerek kombinációjával egyetlen munkaplatformot biztosítunk minden kedvezményezett számára, megkönnyítve a globális folyamatirányítást.

Továbbra is fel kell mérni azokat a funkciókat, amelyeknek meg kell felelnie a vállalkozásunk számára megfelelő munkafolyamat szoftvereknek.

Az OpenKM minden szükséges dokumentumkezelő eszközt tartalmaz egy megbízható, biztonságos és hatékony rendszer megvalósításához. Köztük a szoftverlicencbe integrált munkafolyamat motort is. A nagyobb kényelem és autonómia érdekében az OpenKM Akadémián tanfolyamot kínálunk az üzleti folyamatok létrehozására és fejlesztésére. Ily módon az OpenKM-mel a szervezet teljes szabadságot élvez projektjei harmadik fél közreműködése nélkül történő kezelésében.

Ha szeretne többet megtudni a dokumentumkezelő rendszerben található munkafolyamatokról, forduljon hozzánk bizalommal.