Digitális fájlok megőrzése okosan

Digitális fájlok megőrzése okosan

Írta Ana Canteli 2021. március 26-án

Számos definíciót említettünk már korábban, de a digitális megőrzésről eddig nem esett szó. Pedig nem kevésbé fontos fogalom, mint az eddigiek, és ugyanúgy része kell, hogy legyen a vállalat dokumentumkezelési stratégiájának. Ennek oka, hogy minden cselekvéshez, megállapodáshoz, tranzakcióhoz, vagy döntéshozatalhoz kapcsolódó dokumentumot meg kell tudnunk őrizni az érdekelt felekkel szembeni elszámoltathatóság miatt. Továbbá, tekintettel a digitális anyagok felhasználásának széleskörűségére, gyakran előfordul, hogy az ilyen jellegű tartalmak bizonyítékként szolgálhatnak esetleges jogi eljárásokban, illetve az auditok során.

A kulturális örökség megőrzése, olyan intézkedések, technikák, folyamatok és erőforrások összessége, amelyek garantálják a digitális információk állandóságát, miközben megőrzik a dokumentumok alapvető jellemzőit, mint például: integritás, hitelesség, megbízhatóság, olvashatóság és felhasználhatóság, függetlenül a technológiai változásoktól vagy más okoktól, amelyek esetleg megváltoztathatják a bennük foglalt információkat.

A fájlok archiválásának elsődleges célja tehát, hogy garantáljuk azok hosszú távú megőrzését és az információk felhasználhatóságát. Éppen ezért olyan fontos, hogy az egyes dokumentumokat ne egymástól elszigetelten kezeljük, hanem egy egészként és vegyük figyelembe az összes hozzájuk kötődő folyamatot is. Ugyanis, nem sok értelme volna úgy fájlokat megőrizni, hogy azokat később már nem tudjuk felhasználni vagy megtekinteni. A dokumentumok fizikai megőrzésével ellentétben a digitális információtárolásnak sokkal több előnye van.

 Milyen problémák merülhetnek fel?

A digitális archiválás csak abban az esetben képes megoldani a problémákat, ha azt megfelelő hardver, szoftver és dokumentumkezelési stratégia segítéségével tesszük. Körültekintően kell eljárnunk annak érdekében, hogy az alábbi problémákat elkerüljük. – A sima számítógép merevlemezén tárolt digitalizációnál itt jóval többről van szó. -

• Elavult technológia (Szoftver): ha okosan őrizzük meg digitális fájljainkat akkor biztosítja, hogy a digitális információk ne ragadjanak olyan formátumokban, amelyek hozzáférhetetlenné válnak, ha a hozzá tartozó számítógépes összetevők (szoftverek) egy része vagy egésze eltűnik a piacról. – Tehát, ha a szoftver, amely létrehozta a dokumentumot többé már nem támogatott, a megfelelő digitalizációs eszköz, még akkor is képes a benne tárolt információkat a rendelkezésünkre bocsájtani. -
• Fizikai eszközök elöregedése (Hardver): Az idő múlásával az eszközök, amelyeken az információt rögzítették, elöregednek, és elveszítik azokat a tulajdonságokat, amelyek garantálták a tartalom hozzáférését. A digitális erőforrások hosszú távú megőrzésének biztosítása során más tényezőket is figyelembe kell tehát venni, mint például a hőmérséklet és páratartalom.
• Biztonság:az információk biztonságát számos dolog veszélyeztetheti, de a digitális anyagok megőrzése tekintetében mindenekelőtt az emberi hibából adódó problémákat érdemes figyelembe vennünk, mint például, a verziókezelés hiányából adódó hibák vagy az információk módosítására, törlésére irányuló szándékos kísérletek.
• Információveszteség:szintén számos okra vezethető vissza. A tetszőleges titkosítási irányelvek használatától elkezdve, a jogosultsági engedélyek nem megfelelően történő kezelésén át egészen a digitális tartalmak megőrzésének hiányosságáig.

Ezen problémák elkerülése érdekében erősen ajánlott egy megőrzési terv/archiválási terv létrehozása és alkalmazása.

Mit is jelent a digitális megőrzési/archiválási terv?

A digitális megőrzési terv tartalmazza a digitális fájlok és objektumok megőrzésére és rendszerezésére alkalmas programot, valamint a következő szempontokat:

• Megőrzendő fájlok: Nyilvánvalóan nem szükséges mindent megőrizni, ezért meg kell határozni azokat a tényezőket, kritériumokat, amelyek definiálják, hogy milyen jellegű dokumentumot és meddig kell megőrizni. Jellemzően itt figyelembe kell venni minden olyan dokumentumot, amely esetlegesen a technológia elavulásával olvashatatlanná válna.
• A kontextus a digitális információ hosszú távú értelmezését és megértését teszi lehetővé. Így a felhasználók részletes információkkal rendelkeznek majd a technológiai eszközökről, amelyekkel reprodukálni tudják az általuk lekérdezni kívánt információt.
• Megőrzési stratégiák: többféle is létezik. A legfontosabbak: a leíró és a megőrzési metaadatok. Ez a megoldás olyan csoporttulajdonságokat ad a fájlokhoz, amelyek magyarázó információt nyújtanak és segítik az objektumok visszakeresését. A megőrzési információk, pedig jelzik, hogy hogyan lehet hozzáférni az adatokhoz. A harmadik pedig a migráció. Ez a leggyakrabban alkalmazott stratégia. A digitális erőforrások új formátumba történő konvertálását jelenti, úgy, hogy mindeközben ne vesszenek el a bennük lévő információk.
• A megőrzési terv és annak nyomon követése, funkciói és felelősségei: a megőrzési terv megfogalmazásához szükség van az igazgatótanács együttműködésére is, mert képesek a pénzügyi és humán erőforrásokat a projekt elképzeléseihez igazítani.
• Megőrzési ütemterv: A megőrzési ütemterv határozza meg a dokumentumok megőrzésére vonatkozó jogi, jogszabályi és vállalati követelményeket. Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer olyan környeztet biztosít, amely segít ezen követelmények teljesítésében.

Hogyan készítsünk ilyen tervet?

A megőrzési terv kidolgozásakor számos tényezőt kell figyelembe vennünk. Ezek közül a legfontosabb az a környezet, amelyben mindezt fenntartani és üzemeltetni szeretnénk, mivel ez határozza meg leginkább a digitális archiválási stratégiát. Ezen okokból kifolyólag, a megőrzési terv létrehozásáért felelős team vezetőjének ismernie kell a következő részleteket:

• Rendelkezik-e a szerverezet saját fájlszerverekkel és adatbázisokkal, ha igen, milyenekkel?
• Használ-e a szervezet felhőalapú tárhelyet?
• Hogyan történik az e-mailek és dokumentumok kezelése?
• A vállalat engedi-e a számítógép merevlemezén tárolni a dokumentumokat?

A cél a szervezet összes dokumentációjának központosítása egy adott helyen, mert ez a megoldás megkönnyíti az intézkedések végrehajtását és javítja a teljesítményt. Ezzel ellentétben, az olyan alternatívák, mint a számítógép merevlemezén való tárolás, számos problémát rejtenek magukban:

• Dokumentum hozzáférhetőségének problémái: A számítógép merevlemezén tárolt fájlok csak akkor lesznek elérhetők más munkavállalók számára, ha a felhasználó azokat egy megosztott mappába helyezi el. – Ez időigényes lehet és biztosítani kell a hozzáféréshez kapcsolódó jogokat is. -
• Fájl duplikáció:Mivel minden felhasználó saját példányt kezel, nem központosított helyen szerkesztik azokat, ezért a verziókezelés hiányából fakadóan számos duplikátum keletkezik. – Ez egyrészt befolyásolja az adott dokumentum megbízhatóságát, másrészt pedig feleslegesen foglalnak értékes tárhelyet. -

Az OpenKM közösségi verziója egy ingyenes dokumentumkezelő rendszer, amely lehetővé teszi a digitális erőforrások teljes életciklusának kezelését, beleértve a szervezet által bevezetni kívánt digitális megőrzési politikát is. A szoftver on-premise változatban is elérhető, a szervezet szerverére telepítve, továbbá hibrid vagy felhő alapú megoldás is létezik. Ez utóbbiak költéségéről érdeklődjön weboldalunkon keresztül.

Amennyiben a szervezet érdeklődik a felhőalapú tárolás iránt, célszerű meghatározni a következőket:

• A karbantartási és digitális megőrzési protokollok kialakításakor vegye figyelembe ezt a tárolási módot.
• Határozzon meg karbantartási határidőket a felhőalapú erőforrásokra vonatkozóan.
• Ismerje meg a szerződött tárhelyet, valamint annak bővítési lehetőségeit.
• Határozza meg a biztonsági mentési irányelveket.

Az OpenKM Cloud segítségével a szervezet a tárhelyigényét az idő múlásával is könnyedén az igényeihez igazíthatja. Szolgáltatásunk magában foglalja a technikai támogatást, a tárhely karbantartását és a növekményes biztonsági mentéseket. Az OpenKM-mel mind a szerver, mind a felhős változat használata során az ügyfél mindenkor birtokolja az általa létrehozott információk tulajdonjogát. A rendszer teljes körű exportálási funkciót is tartalmaz - nem csak a kezdeti adattárat, hanem a rendszerben végzett összes munkáját kiexportálhatja szükség esetén.

Ami a digitális fájlok és az e-mailek ellenőrzését illeti, a szervezetnek be kell juttatnia ezeket is a dokumentumtárba, PDF vagy XML formátumban. Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver tartalmaz egy e-mail archiváló modult, amely képes indexelni ezeket, megkönnyítve a keresést több, egyszerre alkalmazható kritérium alapján: dátumtartomány, szerző, címzett, mellékleteket tartalmaz-e vagy sem, a rendszeren belüli útvonal stb.

Digitális megőrzése vonatkozó szabványok

Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetéskor alapvető fontosságú annak meghatározása, hogy milyen szabványokat és formátumokat kívánunk használni. A megfelelő intézkedések következetes használata rendkívül fontos, mivel ezek referenciapontot biztosítanak a digitális archiválási projekt fejlesztéséhez. Olyan utasításokat tartalmaznak, amelyek biztosítják, hogy a szervezet rendszere megbízhatóan és hatékonyan lássa el funkcióit.

A gyorsan fejlődő technológiák és a rendszerek közötti átjárhatóság szükségessége miatt a szabványok és formátumok elfogadása elengedhetetlen. Az interoperabilitás azokon a szabványokon alapul, amelyek meghatározzák a dokumentumkezelő rendszer által megkövetelt jellemzőket, tehát hogy a különböző programok az információcsere révén együtt tudjanak működni vagy kölcsönhatásba tudjanak lépni egymással.

Ez az igény vezetett olyan szabványok és formátumok kidolgozásához, amelyek célja, hogy irányt mutassanak az olyan technikai kérdésekben, amelyek akkor merülnek fel, amikor egy szervezet a digitális tartalom megőrzésére vonatkozó terv végrehajtását fontolgatja. Az alábbiakban felsoroljuk a legfontosabbakat:

• MoReq2010 (nyilvántartási rendszerek moduláris követelményei): A szabvány célja, hogy a digitális dokumentumkezelő alkalmazásokra vonatkozó, valamint a különböző tevékenységekhez, ágazatokhoz és szervezeti típusokhoz igazítható, átfogó követelményrendszert biztosítson. A MoReq2010 igyekszik összefoglalni és meghatározni a különböző dokumentumkezelő alkalmazások alapvető szolgáltatásainak szabványos készletét moduláris szemlélettel. Ezzel olyan információs modellt hoz létre, amely magában foglalja az entitások típusait, az adatstruktúrákat, a rendszer metaadatait és a funkciók leírását.
• A DoD 5015.02-STD szabvány (Elektronikus iratkezelési szoftveralkalmazások szabványos tervezési kritériumai): meghatározza a biztonsági osztályozás, a hozzáférés-szabályozás és egyéb folyamatok alapvető funkcionális követelményeit, továbbá a dokumentumkezelő alkalmazás kívánatos jellemzőit. A DoD 5015.02-STD szabvány tartalmazza a digitális dokumentumkezelő alkalmazások közötti átjárhatóságot biztosító alapvető követelményeket.
• Az ISO 16175-2 szabvány: (Funkcionális iránymutatások, alapelvek és követelmények az elektronikus irodai környezetben lévő dokumentumokra vagy az azokat kezelő rendszerekre vonatkozóan). Megállapítja a digitális fájlokat tartalmazó rendszerek, közismert nevükön az elektronikus iratkezelő rendszerek (ERMS) vagy a vállalati tartalomkezelő rendszerek (ECMS) alkalmazási követelményrendszerét. Ezek a követelmények az e-mailek, szövegszerkesztő programok, táblázatkezelő vagy szkennelő alkalmazások segítségével létrehozott dokumentumokra vonatkoznak.
• Tartalomkezeléssel kapcsolatos interoperabilitási szolgáltatások (CMIS): fogalmi modellt és webszolgáltatással kapcsolatos követelményeket határoz meg, amelyeket az alkalmazások egy vagy több CMS-el való együttműködéshez használnak. A CMIS-interfész olyan szolgáltatási rétegként működik, amely megkönnyíti az információcserét a szervezet alkalmazásai és a dokumentumtárak között.

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver úgy készítettük fel, hogy megfeleljen a vállalat céljainak leginkább megfelelő szabványok követelményeinek is.

Dokumentumok megőrzési formátuma

A hosszú távú megőrzés, exportálás és migráció megkönnyítése érdekében ajánlott az egyetemes vagy nyílt szabványok használata. Ezek a formátumok nagyobb hatékonyságot biztosítanak a dokumentumkezelési folyamatok és ellenőrzések végrehajtása során, valamint magasabb szintű átjárhatóságot biztosítanak a rendszerek között.

Széles körben elterjedt a PDF/A formátum használata, amelyre tekinthetünk akár úgy is, mint a hosszú ideig megőrzendő digitális fájlok szabványára. Ezt a formátumot elektronikus dokumentumok megőrzésére használják, mivel megőrzi annak vizuális megjelenítését is, ezáltal függetlenné válik az adott fájl létrehozására, tárolására vagy megjelenítésére használt alkalmazástól.

A dokumentum, amely PDF / A formátumban került létrehozásra:

• önálló, mert tartalmaz minden az előállításához szükséges elemet,
• dokumentált, mert tartalmazza a leírást,
• és eszközfüggetlen.

A PDF fájl más elektronikus formátumokból vagy a fájlok digitalizálásával is létrehozható, logikus szerkezetet tart fenn és lehetővé teszi a metaadatok megőrzését.

A PDF/A formátummal nincs szükség az elektronikus dokumentumok megnyitásához és megtekintéséhez általában szükséges alkalmazásokra. Ezáltal elkerülhetjük, hogy egy adott szoftver technológiai elavulásának köszönhetően a tárolt dokumentum olvashatatlanná váljon. Ez a megoldás támogatja továbbá az elektronikus aláírások beágyazását is, valamint a szöveges tartalom szerinti keresést. Mindezek miatt a PDF / A ideális formátum a dokumentumok hosszú távú változatlan megőrzéséhez.

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver beépített PDF-konvertáló megoldást és egy sor PDF szerkesztésére alkalmas eszközt kínál, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára az ilyen típusú tartalmakkal való hatékony munkát. Így tehát a dokumentumot nem csak megjeleníteni lehet, de fel is lehet akár osztani, forgatni vagy szükség esetén oldalakat lehet belőle kivenni.