Írta Ana Canteli 2021. március 26-án
Számos definíciót említettünk már korábban, de a digitális megőrzésről eddig nem esett szó. Pedig nem kevésbé fontos fogalom, mint az eddigiek, és ugyanúgy része kell, hogy legyen a vállalat dokumentumkezelési stratégiájának. Ennek oka, hogy minden cselekvéshez, megállapodáshoz, tranzakcióhoz, vagy döntéshozatalhoz kapcsolódó dokumentumot meg kell tudnunk őrizni az érdekelt felekkel szembeni elszámoltathatóság miatt. Továbbá, tekintettel a digitális anyagok felhasználásának széleskörűségére, gyakran előfordul, hogy az ilyen jellegű tartalmak bizonyítékként szolgálhatnak esetleges jogi eljárásokban, illetve az auditok során.
A kulturális örökség megőrzése, olyan intézkedések, technikák, folyamatok és erőforrások összessége, amelyek garantálják a digitális információk állandóságát, miközben megőrzik a dokumentumok alapvető jellemzőit, mint például: integritás, hitelesség, megbízhatóság, olvashatóság és felhasználhatóság, függetlenül a technológiai változásoktól vagy más okoktól, amelyek esetleg megváltoztathatják a bennük foglalt információkat.
A fájlok archiválásának elsődleges célja tehát, hogy garantáljuk azok hosszú távú megőrzését és az információk felhasználhatóságát. Éppen ezért olyan fontos, hogy az egyes dokumentumokat ne egymástól elszigetelten kezeljük, hanem egy egészként és vegyük figyelembe az összes hozzájuk kötődő folyamatot is. Ugyanis, nem sok értelme volna úgy fájlokat megőrizni, hogy azokat később már nem tudjuk felhasználni vagy megtekinteni. A dokumentumok fizikai megőrzésével ellentétben a digitális információtárolásnak sokkal több előnye van.
A digitális archiválás csak abban az esetben képes megoldani a problémákat, ha azt megfelelő hardver, szoftver és dokumentumkezelési stratégia segítéségével tesszük. Körültekintően kell eljárnunk annak érdekében, hogy az alábbi problémákat elkerüljük. – A sima számítógép merevlemezén tárolt digitalizációnál itt jóval többről van szó. -
Ezen problémák elkerülése érdekében erősen ajánlott egy megőrzési terv/archiválási terv létrehozása és alkalmazása.
A digitális megőrzési terv tartalmazza a digitális fájlok és objektumok megőrzésére és rendszerezésére alkalmas programot, valamint a következő szempontokat:
A megőrzési terv kidolgozásakor számos tényezőt kell figyelembe vennünk. Ezek közül a legfontosabb az a környezet, amelyben mindezt fenntartani és üzemeltetni szeretnénk, mivel ez határozza meg leginkább a digitális archiválási stratégiát. Ezen okokból kifolyólag, a megőrzési terv létrehozásáért felelős team vezetőjének ismernie kell a következő részleteket:
A cél a szervezet összes dokumentációjának központosítása egy adott helyen, mert ez a megoldás megkönnyíti az intézkedések végrehajtását és javítja a teljesítményt. Ezzel ellentétben, az olyan alternatívák, mint a számítógép merevlemezén való tárolás, számos problémát rejtenek magukban:
Az OpenKM közösségi verziója egy ingyenes dokumentumkezelő rendszer, amely lehetővé teszi a digitális erőforrások teljes életciklusának kezelését, beleértve a szervezet által bevezetni kívánt digitális megőrzési politikát is. A szoftver on-premise változatban is elérhető, a szervezet szerverére telepítve, továbbá hibrid vagy felhő alapú megoldás is létezik. Ez utóbbiak költéségéről érdeklődjön weboldalunkon keresztül.
Amennyiben a szervezet érdeklődik a felhőalapú tárolás iránt, célszerű meghatározni a következőket:
Az OpenKM Cloud segítségével a szervezet a tárhelyigényét az idő múlásával is könnyedén az igényeihez igazíthatja. Szolgáltatásunk magában foglalja a technikai támogatást, a tárhely karbantartását és a növekményes biztonsági mentéseket. Az OpenKM-mel mind a szerver, mind a felhős változat használata során az ügyfél mindenkor birtokolja az általa létrehozott információk tulajdonjogát. A rendszer teljes körű exportálási funkciót is tartalmaz - nem csak a kezdeti adattárat, hanem a rendszerben végzett összes munkáját kiexportálhatja szükség esetén.
Ami a digitális fájlok és az e-mailek ellenőrzését illeti, a szervezetnek be kell juttatnia ezeket is a dokumentumtárba, PDF vagy XML formátumban. Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver tartalmaz egy e-mail archiváló modult, amely képes indexelni ezeket, megkönnyítve a keresést több, egyszerre alkalmazható kritérium alapján: dátumtartomány, szerző, címzett, mellékleteket tartalmaz-e vagy sem, a rendszeren belüli útvonal stb.
Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetéskor alapvető fontosságú annak meghatározása, hogy milyen szabványokat és formátumokat kívánunk használni. A megfelelő intézkedések következetes használata rendkívül fontos, mivel ezek referenciapontot biztosítanak a digitális archiválási projekt fejlesztéséhez. Olyan utasításokat tartalmaznak, amelyek biztosítják, hogy a szervezet rendszere megbízhatóan és hatékonyan lássa el funkcióit.
A gyorsan fejlődő technológiák és a rendszerek közötti átjárhatóság szükségessége miatt a szabványok és formátumok elfogadása elengedhetetlen. Az interoperabilitás azokon a szabványokon alapul, amelyek meghatározzák a dokumentumkezelő rendszer által megkövetelt jellemzőket, tehát hogy a különböző programok az információcsere révén együtt tudjanak működni vagy kölcsönhatásba tudjanak lépni egymással.
Ez az igény vezetett olyan szabványok és formátumok kidolgozásához, amelyek célja, hogy irányt mutassanak az olyan technikai kérdésekben, amelyek akkor merülnek fel, amikor egy szervezet a digitális tartalom megőrzésére vonatkozó terv végrehajtását fontolgatja. Az alábbiakban felsoroljuk a legfontosabbakat:
Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver úgy készítettük fel, hogy megfeleljen a vállalat céljainak leginkább megfelelő szabványok követelményeinek is.
A hosszú távú megőrzés, exportálás és migráció megkönnyítése érdekében ajánlott az egyetemes vagy nyílt szabványok használata. Ezek a formátumok nagyobb hatékonyságot biztosítanak a dokumentumkezelési folyamatok és ellenőrzések végrehajtása során, valamint magasabb szintű átjárhatóságot biztosítanak a rendszerek között.
Széles körben elterjedt a PDF/A formátum használata, amelyre tekinthetünk akár úgy is, mint a hosszú ideig megőrzendő digitális fájlok szabványára. Ezt a formátumot elektronikus dokumentumok megőrzésére használják, mivel megőrzi annak vizuális megjelenítését is, ezáltal függetlenné válik az adott fájl létrehozására, tárolására vagy megjelenítésére használt alkalmazástól.
A dokumentum, amely PDF / A formátumban került létrehozásra:
A PDF fájl más elektronikus formátumokból vagy a fájlok digitalizálásával is létrehozható, logikus szerkezetet tart fenn és lehetővé teszi a metaadatok megőrzését.
A PDF/A formátummal nincs szükség az elektronikus dokumentumok megnyitásához és megtekintéséhez általában szükséges alkalmazásokra. Ezáltal elkerülhetjük, hogy egy adott szoftver technológiai elavulásának köszönhetően a tárolt dokumentum olvashatatlanná váljon. Ez a megoldás támogatja továbbá az elektronikus aláírások beágyazását is, valamint a szöveges tartalom szerinti keresést. Mindezek miatt a PDF / A ideális formátum a dokumentumok hosszú távú változatlan megőrzéséhez.
Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver beépített PDF-konvertáló megoldást és egy sor PDF szerkesztésére alkalmas eszközt kínál, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára az ilyen típusú tartalmakkal való hatékony munkát. Így tehát a dokumentumot nem csak megjeleníteni lehet, de fel is lehet akár osztani, forgatni vagy szükség esetén oldalakat lehet belőle kivenni.
Respondeo Kft.
Hungary: Kérlek hívj +36 20 449 0363.
Munkarend:
Hétfő - Péntek: 08:00 - 16:00 CEST sürgős segítség kérése. Jelenleg Szerda 07:47 am óra van itt: Győr-Moson-Sopron, Magyarország.
OpenKM világszerte: