Bemutatjuk az OpenKM megújult felhasználói felületét

Bemutatjuk az OpenKM megújult felhasználói felületét

Írta Ana Canteli 2021 szeptember 24-én

 A felhasználói élmény (UX) növelése mindig is az elsődleges céljaink között szerepelt, éppen ezért szoftverfejlesztőink egy olyan grafikus felhasználói felületet hoztak létre, amely felhasználóbarát, könnyen használható és intuitív. Az OpenKM modern grafikus interfésze kiváló eszköz lehet a szervezet digitális marketingstratégiájának, valamint inbound marketingjének megvalósítására.

Alapvetően az OpenKM kétféle grafikus felülettel rendelkezik:

• Klasszikus felület, a hagyományos környezetet kedvelők számára.
• Illetve a modern felület, szolid reszponzív webes kialakítással, érintőképernyőre optimalizálva, amely lehetővé teszi, hogy akár különböző eszközökről is elérjük dokumentumkezelő rendszerünket.

A továbbiakban az új felhasználói felület néhány kiemelkedő funkcióját szeretnénk bemutatni:

Weboldal importálása

Az OpenKM bármely pontján importálhat weboldalakat PDF formátumban.

Feladatkezelő

A feladatkezelő segítségével a felhasználók új feladatokat definiálhatnak és azokhoz további részvevőket, felelősöket rendelhetnek.

Egy feladaton tehát több személy is kollaborálhat, ideértve a szereplőket, auditorokat stb.

Új lehetőségként, már azokat a feladatokat is kilistázhatjuk, amelyekről értesítést küldött a rendszer a közelgő határidő miatt.

Tömeges műveletek

A felhasználók a tömeges műveletek segítségével egyszerre tudnak bizonyos műveleteket végrehajtani, vagy javítást végezni a kijelölt dokumentumon. PL.: metaadat hozzáadása

Másolás

A fájl másolásakor a felhasználó megadhatja annak új helyét és a létrehozott dokumentum nevét.

Profilok

A különböző profilokhoz, különböző biztonsági beállításokat rendelhetünk, így meghatározhatjuk, hogy például ki jogosult egy bejegyzés törlésére vagy szerkesztésére.

Ugyanez igaz a metaadatcsoportokra is, hiszen a profilok segítségével beállítható, hogy ki láthat vagy módosíthat bizonyos metaadatokat.

Dokumentumok létrehozása sablon alapján

Amennyiben egy dokumentumot sablon alapján hoztunk létre, a tulajdonságait megvizsgálva megállapíthatjuk az eredeti sablont. Ha ez a sablont törlésre kerül (pl. elavul), attól még az az alapján létrehozott dokumentumoknál látszódni fog, tehát ez az információ nem vész el.

Aktuális munkaterület

A rendszer jelzi számunkra az aktuális munkaterületet, még akkor is, ha az alpontok közül választottunk ki valamit pl. e-mailek, riportok, sablonok, online szerkesztő.

Folyamatok

A folyamatok kezelésekor egy új felület jelenik meg. A könnyed navigáció érdekében egy „összezárásra” és egy „kibővítésre” alkalmas gombot helyeztünk el a felületen. Ez lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy a folyamatban szereplő adatokat, és a dokumentumhoz tartozó információkat kényelmesen, egy nézetben, egy felületen tekinthesse meg.

Opcionálisan akár új dokumentumokat is tölthet fel a folyamat közben.

Maximális fájlméret

Alapértelmezés szerint a grafikus felhasználói felületről történő fájlfeltöltéskor a maximális méret 4 GB. Szükség esetén a rendszergazda változtathat ezen az értéken.

Értesítések

Ha egynél több tartalomról, dokumentumról szeretnénk értesítést küldeni, akkor kijelölhetjük őket egyszerre, így egy emailben tudjuk azokat továbbítani.

Riportok

Még a riport létrehozása vagy mentése előtt megtekintheti annak előnézeti képét.

Előzmények

Az előzmények lapfület a könnyebb átláthatóság érdekében egyszerűsítettük. Tartalmaz minden fontos műveletet, amelyet a dokumentumon végeztek.

Saját dokumentumok

A saját dokumentumok gyökér könyvtárában biztonsági okok miatt, csak az Adminisztrátor hozhat létre új csomópontokat. Viszont, a felhasználó a saját személyes mappáján belül definiálhat további almappákat, a személyes dokumentumok rendszerezése érdekében.

Dokumentumok biztonsága

Amikor a felhasználó olyan műveletet indít el, amely egyszerre több csomópontra is érvényes, a művelet idejére a biztonsági beállítás blokkolásra kerül.  Amikor a művelet befejeződött, újra aktív státuszúvá válik.

Biztonságos bejelentkezés

A bejelentkezési felületen elérhető az „Elfeledett jelszó” funkció. Az „Elfelejtett jelszóra” kattintva meg kell adnia a felhasználónevét, ekkor a rendszer a kapcsolódó e-mail címre egy egyszer használatos kódot küld, amelynek segítségével visszaállíthatja jelszavát.

Hibajelzések

Bővebb és pontosabb hibaleírások.

Találatok számának meghatározása a kezdőoldalon

A kezdőoldalon számos gyors elérést biztosító funkciót találunk (pl. zárolt dokumentumok), amelyek most kibővültek a lapozási funkcióval is, illetve a találati lista eredményeinek meghatározásával, így átláthatóbb listát kapunk.

Bélyegző

Az OpenKM beépített vonalkód bélyegző eszközzel rendelkezik. Különböző típusú vonalkódokkal képes működni, így kiváló automatizációs lehetőséget biztosít.

Az OpenKM ügyfelek mindig naprakész információkat kapnak a dokumentumkezelő rendszerrel kapcsolatos fejlesztésekről és hírekről. Ha szeretne többet megtudni szoftverünkről és egyéb szolgáltatásainkról, akkor kérjen személyre szabott online bemutatót. Kérjük, csatlakozzon webináriumunkhoz is és iratkozzon fel a hírleveleinkre.