Az automatizálás lehet az üzleti termelékenység megmentője?

Az automatizálás lehet az üzleti termelékenység megmentője?

Írta Dmytro Zaichenko 2023. január 13-án

Szeretné növelni a termelékenységet és a hatékonyságot a vállalkozásában? Azon gondolkodik, hogy az automatizálás lehet erre a megoldás?

Ebben a cikkben segítünk Önnek választ találni erre a kérdésére, illetve meghozni a legjobb döntéseket, amely által javítani tudja az üzleti tevékenységet.

Mit jelent az üzleti tevékenység automatizálása?

Az üzleti folyamatok automatizálása (BPA) azt jelenti, hogy automatizáljuk a manuális munkafolyamatokat, annak érdekében, hogy megszüntessük vagy minimalizáljuk az ismétlődő folyamatokra és rutinfeladatokra fordított emberi erőforrások szükségességét és idejét. Az automatizált folyamat képes egy adott eseményre végrehajtani a teljes feladatot, így Önnek nem kell manuálisan elvégeznie azt.
Amennyiben tehát Ön még nem használ üzleti folyamatok automatizálására szolgáló szoftvert a műveletek racionalizálására, úgy abban az esetben érdemes megfontolnia, hiszen az üzleti feladatok automatizálásával időt és pénzt takaríthat meg.

6 kulcsfontosságú automatizálási előny

A munkafolyamatok automatizálásának számos előnye van. Mi most bemutatjuk a hat legfontosabb okot, amiért érdemes megfontolnia, hogy az automatizálás által további előnyöket szerezzen vállalkozásának. Emellett azt is megtudhatja, hogy hogyan takaríthat meg időt és javíthatja a hatékonyságot.

Termelékenység növelése

Üzleti vezetőként a feladatok automatizálásával nagyban növelheti a termelékenységet. Például, ha rövidebb időt tölt üzleti folyamatok irányításával, több ideje marad más feladatokra koncentrálni. Így végső soron a termelékenységi szintek is növekedni fognak a vállalkozása más területén is.

Számos feladatot felgyorsíthat a projektmenedzsment, a marketing és a folyamatok automatizálásával, a projekttervezéstől egészen az A/B tesztelésig a marketingben. Ugyanis minél gyorsabban képes feldolgozni az ügyfelek kéréseit, annál több üzletet fog tudni kötni.

Idő- és pénzmegtakarítás

Vállalkozásának növekedésével új csapattagokat kell felvennie, ha a manuális vagy kézi feladatok elvégzése a csapatának méretétől függ. Ezáltal azonban csak növekedik a manuális munkaterhelés, míg, ha automatizálja ezeket a folyamatokat, akkor a működésének növekedésével növelheti a teljesítményt is. Így nem kell bővítenie a munkaerő-állományát. Az automatizált folyamatok átlagosan évente körülbelül 360 órát takaríthatnak meg a csapat számára.

Ezen túlmenően a BPA-megoldások bevezetésével Ön képes lehet a meglévő folyamatok racionalizálására. Ennek eredményeképpen csökkentheti a költségeket, miközben ugyanazt a munkát végzi. Emellett nem kell időt töltenie az emberi hibák kijavításával.

Jobb ügyfélélmény biztosítása

Az automatizálás képes jobb élményt nyújtani az ügyfeleknek, mivel ezáltal gyorsabb, személyre szabottabb kommunikációt kapnak, bárhol is legyenek az ügyfélút során.

A mesterséges intelligencia legújabb fejlesztései pedig lehetővé teszik, hogy AI-alapú chatbotokat vezessen be a vásárlókkal való interakcióra, miközben az Ön weboldalán vagy az Ön által üzemeltetett alkalmazásban tartózkodnak. Ezek a chatbotok képesek megválaszolni a vásárlók kérdéseit, és segítenek nekik vásárolni anélkül, hogy emberi segítségre lenne szükségük.

A csevegőrobotok rendkívül hasznosak az olyan online áruházak vagy vállalkozások számára, amelyek nagy internetes forgalmat bonyolítanak, de nincs elegendő emberi erőforrásuk az ügyfélkérdések manuális kezelésére.

Üzleti folyamatok hatékonyabbá tétele

Az automatizálás növeli az üzleti folyamatok hatékonyságát. Nézzünk néhány példát.

Tegyük fel, hogy Ön egy értékesítési csapat vezetője és az Ön feladata a bejövő leadek áttekintése és elosztása a különböző értékesítési ügynökök között. Ez a feladat minden nap néhány órát vesz igénybe.

A jó hír az, hogy ez a folyamat sokkal hatékonyabbá tehető egy CRM rendszer használatával.

Folyamatok szabványosítása

Nehéz mindenkit egy oldalon tartani az üzleti folyamatokkal kapcsolatban. A dokumentációk kezelése gyakran szül problémákat. A rendszeresen beáramló dokumentumok, a megbeszélési jegyzetek stb. esetén is felmerülhet a kaotikus üzleti folyamatok dokumentációjának problémája.

Ennek egyik oka lehet, hogy a folyamatok nincsenek szabványosítva. Ezért minden érintett számára problémássá válhat kezelésük. Az automatizálás segítségével könnyedén egységesítheti a folyamatokat az egész vállalkozásban.

Továbbá szabályozhatja a teljes kreatív folyamatot is minden érintett számára. Ez segíthet jobban megszervezni a munkafolyamatokat, valamint nyomon követni és dokumentálni az előrehaladást.

Megfelelőség biztosítása magasfokon

Feltétlenül meg kell felelni az aktuális szabályozásoknak, mint például a GDPR-nak. Az automatizálás megkönnyítheti ezt.

Például az ügyféladatokat csak addig őrizheti meg, ameddig azok feltétlenük szükségesek, célhoz kötöttek. Ezt követően azonban el kell távolítania őket a rendszerből.

Triggerek és egy automatizálási szoftverrendszer bevezetésével egy bizonyos idő eltelte után automatikusan eltávolíthatja a kapcsolati adatokat például egy e-mail listáról, ügyféladatbázisból stb. Azaz, nem kell manuálisan nyomon követni minden egyes leadet, ügyfelet vagy érdeklődőt.

5 üzleti terület, amelyet 2023-ban érdemes automatizálni

Láthatja, hogy az automatizálás milyen erőteljes hatással van az üzleti életre.

Nézzük meg, melyek azok a főbb üzleti területek, amelyeket érdemes automatizálni a következő időszakban:

Pénzügyi és számviteli automatizálás

A pénzügyi tervezési és számviteli funkciók automatizálása időt szabadít fel, így stratégiailag fontosabb dolgokra összpontosíthat. Több ideje marad az elemzésekre, a stratégiára, valamint a kollégákkal és partnerekkel való együttműködésre.

Az adatrögzítés automatizálódik és nem kell többé kilométeres táblázatokban keresgélnie. Nem kell kézzel készítenie a számlákat és a jóváhagyások is továbbításra kerülnek. Az automatizálás használatával csökken a hibakockázat, így Ön nyugodt maradhat.

Marketing automatizálás

Ahelyett, hogy manuálisan nyomná meg a "küldés" gombot minden egyes e-mailben, közösségi médián vagy kampányban, számos marketingfolyamatot automatizálhat.

Egy marketingautomatizálási szoftver segítségével a következőket optimalizálhatja:

• e-mail marketingkampányok
• munkafolyamatok a CRM-ben
• közösségi média közzétételek
• SEO feladatok
• tartalommarketing
• ügyfélbevezetés

A marketingautomatizálás segít a marketingadatok kezelésében, az elemzések és a jelentések egyszerűsítésében is. A beépített funkciókkal számos marketingeszközben készíthet jelentéseket.

Ha mélyebben belemerül a marketingelemzésbe, akkor olyan analitikai és vizualizációs eszközöket is használhat, mint például a Tableau. A Tableau használatával részletes áttekintést kaphat a marketingtevékenységekről, automatikusan frissítheti a marketing adatokat, és még sok minden mást.

Ügyfélszolgálat automatizálása

Képzelje el, hogy minden kérdést Önnek kell megválaszolnia például: "Hogyan tudom visszaállítani a jelszavamat?". Itt a segítség több szolgáltatásautomatizálási szoftvertől is érkezhet, például chatbotoktól, automatikus GYIK-ajánlatoktól, AI-alapú dokumentációtól stb. Ezek használatával felszabadíthatja az ügyfélszolgálati ügyintézőket, segítve az ügyfeleket az összetettebb szolgáltatási helyzetekben való eligazodásban.

A következő generációs szolgáltatásautomatizálás felhasználhatja az AI-t és az IoT-t a szolgáltatási események előrejelzésére és korrekciójára a digitális csatornákon keresztül. Ezzel az ügyfelek teljes körű szolgáltatási tevékenység áttekintést kapnak az önkiszolgáló támogatáshoz és az automatizált felügyelethez.

Humánerőforrás automatizálás

A HR-rendszerek automatizálhatják a feladatokat, időt takaríthatnak meg és javíthatják a csapat termelékenységét. Számos feladatot automatizálhat, mint például:

• álláspályázatok feladása
• válaszok nyomon követése
• interjúk ütemezése
• munkáltatói be- és kiközvetítés
• stb.

Ezen automatizálási rendszerek bevezetésével a HR számára elérheti a munkavállalói elégedettséget, a jobb termelékenységet és a magasabb fokú elégedettséget is.

Értékesítési automatizálás

Az értékesítési folyamatok automatizálásának hagyományos módja a CRM és az e-mail elérési eszközök használata. Ez segít javítani az értékesítés irányítását, és időt takaríthat meg az érdeklődők elérésével kapcsolatos rutinfeladatokkal kapcsolatban.

Ezeknek az eszközöknek a használatán túl tovább is mehet, és felvirágoztathatja az értékesítés egyéb területeit is.

Elsősorban az automatizálási eszközök engedélyezése a következőket biztosíthatja Önnek:

• jobb lead-értékelés és lead-generálás
• racionalizált értékesítési analitika, amely jobb tervezést és döntéshozatalt von maga után
• a csapat termelékenységének javulása

Az üzleti automatizálás egy igazi életmentő

A fent bemutatott információk alapján kijelenthetjük, hogy az automatizálás valóban megmentheti az Ön üzleti folyamatainak hatékonyságát.

Időt és erőforrásokat takaríthat meg vállalkozása számos területén, ami hatással van az általános termelékenységre is. Továbbá, az automatizálás bevezetésével több bevételre tehet szert.

Reméljük, hogy ez a cikk segített abban, hogy szélesebb kontextusban tudjon az automatizációs lehetőségekről gondolkodni, és hogy meg tudja tenni az első lépéseket üzleti folyamatainak racionalizálása és javítása felé.

A szerzőről: Dmytro Zaichenko a Coupler.io adatintegrációs szolgáltatás marketing szakértője. Több mint kétéves tapasztalattal rendelkezik a digitális marketing területén. A marketing taktikákkal való kísérletezés mellett hatalmas NBA rajongó