Adatvédelem fokozása: Az OpenKM lehetőségeinek maximális kihasználása érzékeny adatok archiválására

Adatvédelem fokozása: Az OpenKM lehetőségeinek maximális kihasználása érzékeny adatok archiválására

Szerző: Leonardo Nunez, OpenKM USA – 2023. december 22.

Az OpenKM egy megbízható dokumentumkezelő rendszer, amely olyan funkciókkal rendelkezik, amelyek nélkülözhetetlenek az érzékeny adatok kezeléséhez – ideértve a verziókövetést, a hozzáférés-szabályozást és a megfelelőségi támogatást. A cikk bemutatja azokat az előnyöket, amelyeket az OpenKM kínál bizalmas és személyes adatok kezelésében és hosszú távú archiválásában.

Az OpenKM kulcsfontosságú funkciói az adatvédelem szolgálatában

• Hozzáférés-szabályozás:
  Az OpenKM lehetővé teszi a felhasználói szerepkörök és jogosultságok precíz kezelését, így a dokumentumokhoz kizárólag az arra jogosult személyek férhetnek hozzá. Ez a funkció az adatvédelem és az információbiztonság alapja.

• Verziókövetés:
  A rendszer részletesen nyomon követi a dokumentumokon végzett módosításokat, ezzel biztosítva az auditálhatóságot és az adat integritásának megőrzését – különösen érzékeny adatok esetén.

• Megfelelőségi támogatás:
  Az OpenKM támogatja a jogszabályi és szabályozási előírásoknak való megfelelést, többek között dokumentum-megőrzési szabályzatok bevezetésével és érvényesítésével.

• Titkosítás:
  A rendszer további titkosítási lehetőségeket kínál – helyszíni és felhőalapú telepítés esetén egyaránt –, így növelve az érzékeny adatok védelmét.

• Tevékenységfigyelés és jelentéskészítés:
  A beépített naplózási és riportálási funkciók segítségével nyomon követhető, ki mikor fér hozzá, illetve módosítja a dokumentumokat – ez elengedhetetlen a szabályozott környezetekben.

• Biztonsági mentés és visszaállítás:
  Az OpenKM rendelkezik beépített adatmentési és helyreállítási mechanizmusokkal, így egy esetleges adatvesztés után is biztosítható az érzékeny információk visszaállítása.

• Adatmegőrzési szabályzatok:
  A rendszer lehetővé teszi előre meghatározott szabályok alapján a dokumentumok automatikus archiválását vagy törlését – ezzel is biztosítva az erre vonatkozó adatvédelmi szabályok betartását.

• ISO 27001 tanúsítási folyamat:
  Az OpenKM jelenleg az ISO 27001 információbiztonsági tanúsítvány megszerzésén dolgozik, amely tovább erősíti az elkötelezettségét az adatbiztonság iránt.

Fokozott biztonság zárt hálózati környezetben történő telepítéssel

Az OpenKM intranetes, azaz zárt hálózaton történő telepítése jelentősen növeli az adatbiztonságot. Ez a megközelítés számos előnnyel jár:

• Elszigetelés:
  Az érzékeny adatok zárt hálózaton való tárolása jelentősen csökkenti az adatszivárgás és az illetéktelen hozzáférés kockázatát.

• Növelt hálózati védelem:
  Az OpenKM integrálható meglévő tűzfalakkal, behatolás-észlelő rendszerekkel és más hálózatbiztonsági eszközökkel – így átfogó védelmet nyújt a külső fenyegetésekkel szemben.

• Csökkentett támadási felület:
  A zárt hálózat használata minimalizálja az internetes támadásoknak és rosszindulatú szoftvereknek való kitettséget.

• Központosított irányítás:
  A rendszeradminisztrátorok egyetlen felületen kezelhetik a dokumentumbiztonságot, így gyorsan reagálhatnak bármilyen biztonsági incidensre.

• Megerősített adatvédelem:
  A zárt hálózat természetes védelmet nyújt, amely kulcsfontosságú személyes és bizalmas információk kezeléséhez.

• Testreszabható biztonsági szabályok:
  A zárt hálózaton alkalmazható egyedi biztonsági intézkedések lehetővé teszik a szervezeti előírásokhoz való igazodást – legyen szó vállalati belső szabályzatról vagy iparági megfelelőségről.

Összegzés

Az OpenKM funkciógazdag dokumentumkezelő rendszerként kiválóan alkalmas érzékeny adatok biztonságos tárolására és kezelésére – különösen adatvédelmi szempontból kritikus környezetekben. A zárt hálózati telepítés tovább fokozza a külső fenyegetésekkel szembeni védelmet, kihasználva a meglévő biztonsági protokollokat és lehetővé téve a központosított irányítást.

Ez a megközelítés elengedhetetlen azok számára, akik a lehető legmagasabb szintű adatbiztonságot és adatvédelmet szeretnék garantálni szervezetük számára.