Adatkezelés

Adatkezelés

Írta: Ana Canteli 2022. március 29-én

Az adatkezelés alapja az információgyűjtés, megőrzés, valamint a hatékony és biztonságos felhasználás. Célja, hogy az adatkezelési irányelvek és a szabályozási keret alapján segítse felhasználásának optimalizálását. Nem szabad azt sem elfelejtenünk, hogy egyre több olyan vállalat van, amelynek az adatkezelés a fő profilja.

Az adatkezelés feltehetően 1890 körül kezdődött a lyukkártyák létrehozásával. Azonban a valóságban 1960-ig az adatkezelés vagy adatmegőrzés fogalma nem került szóba, úgy ahogyan azt ma értelmezzük. Egy évtizeddel később az adatkezelési rendszerek még csak működőképesek voltak; egy adott időpontban a műveletekről készített jelentéseket szolgáltattak - relációs adatbázisból - adattárházból - kivont törzsadatokat, amelyeket sorokban és oszlopokban tároltak.

Ma a vállalkozásoknak olyan adatkezelési megoldásokra van szükségük, amelyek több szinten egységes módon biztosítják számukra az adatok kezelését. Mivel az adatfeldolgozási eszközök adatkezelési platformokon alapulnak, és magukban foglalhatnak törzsadatbázisokat, adattavakat, adattárházakat, nagy adatkezelési rendszereket, adatelemzéseket stb.

Az adatkezelési platform egy elsődleges rendszer, amely alkalmas a nagy mennyiségű adatelemzés összegyűjtésére és biztosítására. Az adatplatformok gyakran tartalmaznak a kezeléshez szükséges szoftvereszközöket, melyeket az adatbázis-szolgáltató vagy harmadik fél is fejlesztheti. Ezek az adatkezelési megoldások segítik a szakértőket és az adatbázis-adminisztrátorokat az olyan feladatok elvégzésében, mint például:

• Az adatbázisrendszer vagy az infrastruktúra hibáinak azonosítása, diagnosztizálása és megoldása.
• Tárolási erőforrások kiosztása.
• Az adatbázis kialakításának frissítése.
• Az adatbázis lekérdezési válaszainak optimalizálása a jobb teljesítmény érdekében.

Ami a big data-t illeti, pontosan az, aminek hangzik: nagy mennyiségű adat. Azonban a temérdek adat sokféle formátumban érkezik, amiknek gyűjtése nagy sebességgel valósul meg. Nézzünk egy példát rá: Gondoljon a Meta által a közösségi hálózatokról gyűjtött adatokra. Az adatok mennyisége, sokfélesége és sebessége teszi őket olyan értékessé a vállalkozások számára, de egyben megnehezíti a kezelésüket is.

Mivel egyre több adatot gyűjtenek olyan eltérő forrásokból, mint pl.: a közösségi média, a hangfelvételek és a dolgok internetének (IoT) eszközei, ezért megjelentek a nagy adatmenedzsment rendszerek.

Ilyen például az adattó is, ami nem más, mint egy adattároló rendszer nyers formátumban, amely jellemzően tartalmazza a forrásrendszerből származó adatok alapvető biztonsági mentéseit.

Az adatok stratégiai és versenyszinten is nagyon fontosak. Az adat egyben meghatározott tőke is, mivel olyan információ, amely nyilvántartott és szükséges áruk vagy szolgáltatások előállításához. Ahogy fentebb említettük, ez magában foglal minden rögzített adatot:

• Szervezet: tranzakciók, ügyfélnyilvántartások, támogatási jelentések.
• Mobil: alkalmazásinterakció, eszközkonfiguráció, földrajzi helymeghatározás.
• Audió: ügyfélszolgálat, hangszolgáltatások és automatizált rendszerek.
• Videó: műholdképek, röntgenfelvételek, biztonsági felvételek.
• Érzékelők: hőmérséklet, páratartalom, rezgés, gyorsulás.

Az adatkezelési folyamat alapvető elemei

• Adatarchitektúra: adatbázisrendszerrel és más tárolókkal együtt tervezik és telepítik a szervezet adatainak elhelyezésére.
• Adatmodell: a munkafolyamatok és az adatok közötti kapcsolatok feltérképezése céljából hozzák létre, hogy az információk a vállalat követelményeinek megfelelően szervezhetők legyenek.
• Adatok: létrehozzák, feldolgozzák és tárolják egy adatbázisban, fájlrendszerben, felhőszolgáltatásban vagy más tárolórendszerekben.
• Tranzakciós rendszer: egyéb adatforrások integrálódnak egy adattárházba vagy adattóba az adatelemzési eredményekhez.
• Adat-minőségellenőrzés: a hibák és ellentmondások azonosítására és adattisztítási feladatokkal történő megoldására szolgál.
• Adatszabályzás: adatdefiníciók és adatfelhasználási irányelvek létrehozása.

Az adatkezelés kihívásai

Az adatkezelés legtöbb kihívása napjainkban az üzleti élet egyre gyorsuló tempójából és az adatok folyton növekvő mennyiségéből fakad. A vállalatok számára elérhető adatok növekvő sokfélesége, sebessége és mennyisége arra készteti a cégeket, hogy hatékonyabb kezelési eszközöket keressenek a fenntartásuk érdekében. A szervezetek néhány fő kihívásai a következők:

• Az adatokkal kapcsolatos ismeretek hiánya: Sok adatot gyűjtenek és tárolnak különböző mennyiségben és változatosságban, de egyik adat sem hasznos, ha a szervezet nem tudja, hogy milyen információkkal rendelkezik, hol vannak, és hogyan hasznosíthatja azokat. Az adatkezelési megoldásoknak nagyságrendre és teljesítményre van szükségük ahhoz, hogy érdemi információkat szolgáltassanak, amikor szükség van rájuk.
• A teljesítményszint fenntartásának nehézségei: A szervezetek sokkal több adatot rögzítenek, tárolnak és használnak fel egyre hosszabb ideig. Ahhoz, hogy a válaszidők a legmagasabb színvonalon versenyképesek maradjanak, a cégeknek folyamatosan figyelemmel kell kísérniük, hogy az adatbázis milyen típusú lekérdezésekre válaszol, és a kérdések változásával együtt az indexeket is módosítaniuk kell anélkül, hogy ez a teljesítményre hatással lenne.
• Nehézségek a változó követelmények teljesítésében: A szabályozási követelmények, mint például az általános adatvédelmi rendelet, sokkal összetettebbek, valamint több joghatóságra terjednek ki, és folyamatosan frissülnek. Ilyen körülmények között a vállalatoknak képesnek kell lenniük arra, hogy gyorsan felülvizsgálják adataikat, és azonosítsák azokat az elemeket, amelyek sérthetik az új előírásokat. Különösen a személyazonosításra alkalmas információkat kell észlelni, nyomon követni és ellenőrizni, hogy azok megfeleljenek az egyre szigorúbb globális adatvédelmi előírásoknak.
• Az adatfeldolgozás és konvertálás szükségessége: Az adatok összegyűjtése és azonosítása önmagában nem nyújt értéket; ahhoz, hogy hasznosíthatóak legyenek a szervezetnek fel kell dolgoznia azokat. Ha túl sok időt és erőfeszítést igényel, hogy az adatokat olyanná alakítsák, amilyenre szükségük van az elemzéshez, akkor ez valószínűleg nem fog megtörténni. Ennek eredményeképpen az adatok potenciális értéke elvész.
• A folyamatos és megfelelő tárolás szükségessége: A szervezetek ma már több rendszerben tárolják az adatokat, beleértve az adattárházakat és a strukturálatlan adatforrásokat, amelyek képesek bármilyen formátumú adatot tárolni egyetlen tárolóhelyen. A szervezet adatelemzőinek az adatokat az eredeti formátumból az elemzések széles köréhez szükséges formába, illetve modellbe kell átalakítaniuk, egy gyors és egyszerű folyamatot követve. Ahogy azt el tudjuk képzelni, ez gyakran igen összetett feladatnak tűnik.
• A technológiai teljesítmény és a költségek folyamatos optimalizálása: A felhőalapú adatkezelési rendszerek megjelenésével a vállalkozások választhatnak, hogy az adatokat helyben, a felhőben vagy hibrid rendszerben tárolják és elemzik. A vállalatoknak fel kell mérniük, hogy szervezetük számára a helyi telepítés vagy a felhős megoldás a legmegfelelőbb, ahhoz, hogy fenntartsák a maximális agilitásukat, miközben csökkentik költségeiket, azonban ennek az egyensúlynak a fenntartása vagy garantálása összetett feladat.

Bevált gyakorlatok az adatkezelésben

A jól megtervezett adatkezelési program elengedhetetlen a szilárd és megbízható adatkezelési stratégia esetében, különösen a sok rendszert magában foglaló, elosztott adatkörnyezetű vállalatoknál. A bevált gyakorlatok alkalmazásához kiemelten fontos, hogy a cégek nagy hangsúlyt helyezzenek az adatok minőségére. Azonban pusztán az informatikai és adatkezelési szakemberek nem tudnak minden feladatot elvégezni. A vezetőségnek, az alkalmazottaknak és a felhasználóknak is elkötelezettnek kell lenniük az adatok megfelelő felhasználásának biztosítása és az adatminőség fenntartása mellett.

Ezenkívül a megvalósítható adatbázisok és egyéb adatplatformok sokasága gondos adatarchitektúra-tervezést igényel, valamint a megfelelő technológiát kell kiértékelni és kiválasztani. Az adatkezelőknek és az adatkezelő rendszereknek gondoskodniuk kell arról, hogy az általuk megvalósított rendszerek a célnak megfelelőek legyenek, és rendelkezzenek a szervezetük működéséhez szükséges adatfeldolgozási képességekkel és elemző információkkal.

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer rendelkezik az összes olyan funkcionalitással és képességgel, amelyekkel hatékonyan feldolgozhatja szervezete adatait, és konfigurálhatja vagy részévé teheti az általa fejlesztett adatkezelési rendszert. Az OpenKM segítségével vállalkozása a lehető legtöbbet hozhatja ki az adatkezelésből.

Amennyiben további információkat szeretne megtudni az OpenKM-mel történő adatkezelésről, forduljon hozzánk bizalommal!