A munkavédelem automatizálása az OpenKM segítségével

A munkavédelem automatizálása az OpenKM segítségével

Szerző: Ana Canteli – 2024. augusztus 2.

A hatékony dokumentumkezelés napjainkban elengedhetetlen minden vállalat számára. Az OpenKM dokumentumkezelő platform fejlett megoldásokat kínál a folyamatok egyszerűsítésére. Egy nemrégiben megvalósult esettanulmány azt mutatja be, miként tudott egy latin-amerikai multinacionális vállalat automatizálni munkavédelmi jelentéseket az OpenKM használatával.

Esettanulmány: Munkavédelmi jelentések automatizálása

Egy Egyesült Királyságban működő vállalat, amely kikötői szolgáltatások és létesítmények kezelésére szakosodott, olyan megoldást keresett, amellyel automatizálható a munkavédelmi jelentések elkészítése és kitöltése. A cél egy olyan rendszer kialakítása volt, amely automatikusan létrehozza az egyes telephelyekhez tartozó sablonokat, megkönnyítve az üzletvezetők számára a jelentések kitöltését.

Projektkövetelmények

• Munkavédelmi jelentéssablonok automatikus generálása
• Telephely-specifikus metaadatok integrálása (pl. név, cím, vezető)
• Könnyen kezelhető felület az adatok szerkesztéséhez és érvényesítéséhez

Megvalósítás az OpenKM rendszerrel

A rendszerbevezetés során az OpenKM fejlett funkcióit használták fel, beleértve a metaadat-kezelést, munkafolyamatokat és automatikus értesítéseket. Az alábbi folyamatot alakították ki:

1. Sablonok automatikus létrehozása:
   Minden egyes telephely számára külön mappát hoztak létre, amelyhez telephely-specifikus metaadatokat rendeltek (pl. cím, vezető neve). Ezeket az adatokat manuálisan vitték fel, de biztonsági beállítások alapján kijelölt felhasználók számára szerkeszthetővé tették.
2. Jelentésindítási folyamat:
   Egy központi mappából (bejövő mappa) kiindulva a rendszer automatikusan lemásolta a munkavédelmi sablont minden telephelyre, és kitöltötte a vonatkozó adatokat (telephely neve, vezető neve stb.).
3. Adatkitöltés és érvényesítés:
   Az üzletvezetők feladatot kaptak az OpenKM rendszerben, melynek keretében egy varázslófelületen keresztül tölthették ki a szükséges mezőket – anélkül, hogy a dokumentumot szerkesztő módban meg kellett volna nyitniuk. A bevitt adatok automatikusan érvényesültek, és frissítették az összefüggő mezőket is, hála a dokumentumba beépített képleteknek.
4. Értesítések és nyomon követés:
   Az érintett vezetők e-mail értesítést kaptak, amikor változás történt az általuk követett mappákban. Emellett részletes módosítási jelentések is generálhatók voltak az OpenKM naplózási és nyomkövetési funkciói révén.

Elért eredmények

• Hatékonyság és időmegtakarítás:
  A jelentések generálásának és kitöltésének automatizálása jelentős időt szabadított fel az üzletvezetők számára.

• Pontosság és következetesség:
  Az egységes sablonok és az automatikus adatellenőrzés biztosították a jelentések helyességét, csökkentve az emberi hibák lehetőségét.

• Munkavédelmi szint növekedése:
  A pontos és naprakész jelentések révén a vállalat hatékonyabban tudta alkalmazni a munkavédelmi előírásokat, javítva ezzel a munkakörülményeket és a biztonságot.

Összegzés

Ez az esettanulmány jól példázza, hogy az OpenKM milyen hatékony eszköz lehet a dokumentumfolyamatok kezelésében és automatizálásában, különösen olyan kritikus területeken, mint a munkavédelem. A platform nemcsak leegyszerűsíti a dokumentumokkal kapcsolatos műveleteket, hanem növeli az együttműködés hatékonyságát is a vállalaton belül.

Ha szeretné optimalizálni saját dokumentumkezelését, látogasson el weboldalunkra, vagy kérje személyre szabott demónkat – és fedezze fel, hogyan tudja az OpenKM megkönnyíteni az Ön vállalatának működését is!