A kiberbiztonsági szabályozások hatása a dokumentumkezelésre (NIS2, GDPR és egyebek)

A kiberbiztonsági szabályozások hatása a dokumentumkezelésre (NIS2, GDPR és egyebek)

Írta: Ana Canteli, 2025. január 30.

A vállalati környezet növekvő digitalizációja miatt egyre több kiberbiztonsági szabályozás lép életbe, mint például a NIS2 irányelv és az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR), amelyek célja az Európai Unió egész területén a magas szintű biztonság biztosítása. Ezek a szabályozások jelentős hatással vannak a dokumentumkezelésre, és arra kötelezik a szervezeteket, hogy meghatározott intézkedéseket vezessenek be az információbiztonság védelme érdekében.

NIS2 irányelv: Új szabályozási keret a kiberbiztonságban

A NIS2 irányelv a korábbi NIS irányelvet frissíti, kibővíti hatókörét és szigorúbb követelményeket állít a kiberbiztonsági intézkedések tekintetében. Az új szabályozás az alapvető és fontos szerepet betöltő szervezetekre vonatkozik, mint például az energia, közlekedés, banki szolgáltatások, egészségügy és egyéb kritikus infrastruktúrák. Az érintett vállalatoknak – beleértve számos közepes méretű vállalkozást is – olyan intézkedéseket kell bevezetniük, mint a hozzáférés-szabályozás, az adatok titkosítása és a többtényezős hitelesítés, valamint biztosítaniuk kell a megfelelő incidenskezelést.

GDPR: A személyes adatok védelme

A GDPR az EU-n belüli személyes adatok biztonságára összpontosít. Előírja, hogy a szervezeteknek biztonságosan kell gyűjteniük, tárolniuk és feldolgozniuk az adatokat, biztosítva a felhasználók kifejezett hozzájárulását és bevezetve egy 72 órás incidensértesítési kötelezettséget. A szabályok be nem tartása akár több millió eurós bírságokat is eredményezhet, ami súlyosan érintheti a vállalat bevételeit.

A dokumentumkezelésre gyakorolt hatás

A dokumentumkezelés közvetlenül érintett ezekben a szabályozásokban, mivel nagymennyiségű érzékeny információt kezel. A NIS2 előírásainak való megfelelés érdekében a szervezeteknek a következő intézkedéseket kell bevezetniük:

• Hozzáférés-szabályozás az adatelérési jogosultságok minimalizálása érdekében, hogy csak az arra jogosult munkatársak férhessenek hozzá kritikus dokumentumokhoz.

• Adattitkosítás nyugalmi és átvitel közbeni állapotban is, hogy megvédje az információt a kibertámadásokkal szemben.

• Egyértelmű biztonsági irányelvek meghatározása, amelyek rögzítik az adatok kezelésének módját.

• Rendszeres behatolási tesztek, amelyek feltárják a potenciális biztonsági réseket.

• Biztonságos információcsere beszállítókkal és ügyfelekkel.

Hogyan segíthet az OpenKM az ezekben való megfelelésben?

A NIS2 és a GDPR előírásainak való megfeleléshez egy megbízható és rugalmas megoldásra van szükség. Az OpenKM, mint dokumentumkezelő rendszer, olyan funkciókat kínál, amelyek lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy hatékonyan teljesítsék a szabályozási követelményeket. Főbb jellemzői közé tartozik:

• Ellátási lánc biztonsága: Az OpenKM fejlett technikai megoldásokkal, például titkosítással, többtényezős hitelesítéssel és jogosultság-alapú hozzáférés-szabályozással biztosítja a dokumentumok védelmét a digitális infrastruktúrán belül.

• Incidenskezelés: Az automatizált munkafolyamatoknak és konfigurálható válaszcsapatoknak köszönhetően gyorsan reagálhat bármilyen biztonsági incidensre.

• Szabályozási megfelelés: Az OpenKM fejlett ellenőrzési és nyomon követési eszközöket kínál, amelyek segítik a szervezeteket a NIS2 és egyéb előírások betartásában.

• Elektronikus aláírás: Megbízható hitelesítési folyamatokkal biztosítja a biztonságos tranzakciókat és a szabályozási előírásoknak való megfelelést.

Az OpenKM tehát nemcsak technológiai megoldásokat kínál, hanem az OpenKM Akadémián keresztül célzott képzéseket is biztosít. Az adminisztrátorok, tanácsadók, fejlesztők és végfelhasználók képzése lehetővé teszi a rendszer megfelelő bevezetését és optimalizálását. A képzés olyan kulcsfontosságú területekre terjed ki, mint a kiberbiztonsági irányelvek bevezetése, a kockázatelemzés és az üzletmenet-folytonosság kezelése, ezáltal nagyobb autonómiát biztosítva a vállalatoknak a dokumentumkezelés terén.

Továbbá, az OpenKM tanácsadási szolgáltatásokat is kínál, amelyekkel az egyes szervezetek igényeire szabhatja a megoldást, biztosítva a hatályos szabályozási keretek hatékony és problémamentes betartását.

Kulcsfontosságú intézkedések az OpenKM segítségével

Az EU irányelveinek és a GDPR-nak való megfelelés érdekében a vállalatok az OpenKM segítségével az alábbi legjobb gyakorlatokat alkalmazhatják:

• Részletes hozzáférés-szabályozás bevezetése, a felhasználók szerepkörök szerinti szegmentálásával.

• Zéró bizalom alapú biztonsági modell alkalmazása, amely folyamatosan ellenőrzi a felhasználók hitelesítését.

• Automatizált folyamatok bevezetése, amelyek minimalizálják az emberi hibák kockázatát és segítenek a szabályozási határidők betartásában.

• Hatékony válságkezelés, előre definiált tervek alkalmazásával az üzletmenet-folytonosság biztosítása érdekében.

• Átfogó szabályozási megfelelés, amely ötvözi a dokumentumkezelési folyamatokat a nemzeti és nemzetközi előírásokkal.

Összegzés

A NIS2 és GDPR megfelelőség elérése a dokumentumkezelés területén egy olyan kihívás, amelyet minden érintett vállalatnak proaktívan kell kezelnie. Az OpenKM bevezetése nemcsak a jogszabályi előírásoknak való megfelelést biztosítja, hanem optimalizálja is a dokumentumkezelést, garantálva egy biztonságos és hatékony digitális munkakörnyezetet.

További információért látogasson el az openkm.com weboldalra.