Online dokumentumkezelési oktatóanyag kezdőknek

A felhő adta lehetőségek

Írta Gaspar Palmer 2021. november 26-án

Amikor a „felhős” kifejezést használjuk, akkor általában olyan kiszervezett webszolgáltatásokra gondolunk, mint például telekommunikáció, email küldés, adattárolás stb., melyek gyakran olyan nagy óriások kezében vannak, mint például az Amazon, a Google vagy a Microsoft. Még az is előfordul, hogy a közigazgatási szervek is ugyanezen cégekre bízzák adataik, e-mailjeik stb. kezelését - általában a közvetlen irányítás végrehajtásához szükséges anyagi és emberi eszközök hiánya miatt.

Az adatok tárolásának és kezelésének kiszervezése kényelmes megoldásnak tűnhet. Az ezzel kapcsolatos egyik legfőbb probléma azonban az, hogy az ilyen típusú szolgáltatások esetén a felhasználók elveszítik az adatok feletti kontrollt.

Ha egy külső szolgáltató eszközein tárolja az adatokat, az hatékonyabb lehet, de kevesebb befolyással fog rendelkezni a hozzáférések és a dokumentumok kezelése felett. Szükséges megemlíteni, hogy néhány nagyobb beszállító a szerződésében (a bonyolult kikötések révén, amelyeket néha figyelmen kívül hagyunk) hozzájut a felhatalmazásunkhoz, hogy az adatainkkal kereskedjenek.

Ezért manapság kritikus döntéseket kell tudni meghozni adataink tárolásával és karbantartásával kapcsolatban, különböző szempontok alapján:

• Működési és funkcionális szempont: célja a szervezet megfelelő működésének garantálása.
• Versenyelőnyök megteremtése és megőrzése: a megszerzett és különösen az ezekből az adatokból kinyert ismereteken keresztül.
• A szabályozási és jogszabályi környezetnek való megfelelés.

A jogi keretrendszerrel kapcsolatban az alábbiakat kell figyelembe venni:

• Az európai GDPR feltétlenül megköveteli, hogy a polgáraira vonatkozó érzékeny adatok ne legyenek tárolhatók a közösség területén kívüli külső szervereken.
• Az Egyesült Államok felhőtörvénye lehetővé teszi, hogy az Egyesült Államok hatóságai (a helyi rendőrségtől a szövetségi ügynökségekig) adatokat kérjenek az egyesült államokbeli technológiai vállalatoktól a területükön kívül található adatközpontokban tárolt felhasználókról és más országok vállalatairól. Ami gyakorlatilag az amerikai cégek európai földön található adatközpontjaiban tárolt adatokhoz való hozzáférést jelenti.

Fontos ügyelnünk rá, hogy még a megfelelő szerződés aláírásával (amely kötelezi a beszállítót, hogy az adatok az Európai Gazdasági térségében lévő szervereken legyenek tárolva) sem lehetünk teljesen biztosak abban, hogy ez így is lesz, még akkor sem, ha a rendszerek auditálhatók.

Ne feledje, hogy az Egyesült Államokban működő felhőszolgáltatók az Európai Unióban is működnek, azaz adatközpontjaik Európában is megtalálhatók, és megfelelnek az európai törvényeknek. Így előfordulhat, hogy az észak-amerikai hatóságok kérésére nyilvánosságra kell hozniuk az európai felhasználók és cégek adatait. Emiatt Németország felhívta az Európai Unió többi tagállamának figyelmét arra a veszélyre, amelyet az ilyen jellegű amerikai szolgáltatók szolgáltatásainak választása rejt magában.

Éppen ezért, az európai unió polgárainak és vállalkozásainak adatainak védelmének legjobb módja, ha a közösség területén található európai vállalatok felhőszolgáltatásaira bízzák adataik tárolását.

Az OpenKM felhőszolgáltatása segít megoldani a jogszabályokkal kapcsolatos teendőket, továbbá egyszerű és biztonságos hozzáférést, valamint kezelést biztosít megfizethető áron és teljes adatvédelem mellett az Európai Unióban.

Az OpenKM felhős környezete különböző módon igényelhető és használható:

• Közvetlenül az OpenKM csapata által: tiszta felhő beszerzése, szolgáltatásként való hozzáféréssel, amely magába foglalja a szerverek adminisztrációját és karbantartását, valamint a biztonsági másolatok helyes végrehajtását. Ez a szolgáltatás azoknak a szervezeteknek a legalkalmasabb, amelyek nem igényelnek sok felhasználót, vagy nem kezelnek nagy adattárakat.
• Szintén az OpenKM csapata, de ebben az esetben a szervezetünkön kívüli informatikai részleg szolgáltatásait biztosítjuk. A hosting szolgáltatások különböznek az OpenKM platform támogatásához kapcsolódó szolgáltatásoktól (előbbi havi, utóbbi éves). Ez a verzió olyan üzleti környezetekhez alkalmas, ahol nagyszámú felhasználókkal vagy nagyméretű adattárakkal lehet számolni. Ideális a magas szintű rendelkezésre állású környezetekben is.
• Végül egy ugyanabban az adatközpontban tárolt, de saját informatikai részlegünk (OpenKM) által kezelt környezet fogja kezelni a szervezet szabályzatait a szerver adminisztrációjával és karbantartásával, valamint a biztonsági mentési eljárásokkal kapcsolatban. Ebben az esetben az OpenKM technikai csapata csak a dokumentumkezelési platformhoz kapcsolódó technikai támogatást nyújtja. Ez minden olyan üzleti környezethez illeszkedik, ahol saját IT-csapat működik, és közvetlenül kezelheti a privát felhőjét. Igény esetén a magas szintű rendelkezésre állású környezetekben is.