Ha szeretne jól informált maradni, iratkozzon fel az OpenKM hírleveire

A dokumentumkezelő szoftver és a Microsoft Teams integrációja

Ana Canteli

Írta: Ana Canteli 2022. június 3-án

Napjainkban már számos olyan alkalmazás áll rendelkezésünkre, amelyek garantálják az együttműködést az ügyfelekkel, a felhasználók, alkalmazottak és csapatok között a globalizált és egyre inkább virtualizált valóságban. Kezdetben ezeket talán csak egy újabb kommunikációs csatornának tekintették, mégis mára, népszerűségük miatt vagy kényszerűségből, de egyre többen használják a szakmai életben. Az egyik ilyen együttműködési eszköz a Microsoft Teams.

Az otthoni munkavégzés elterjedése csak tovább növelte jelentőségét és jelenlétét a munkahelyeken, így az MS Teams több szervezet által választott megoldássá vált, rengetegen használják a vállalaton belüli együttműködés javítására, valamint a belső és külső partnerekkel, közigazgatási szereplőkkel történő kommunikációra.

A Teams segítségével a felhasználók javíthatják az együttműködést azáltal, hogy nyomon követhetik a csevegéseket, e-maileket, naptárakat, projekteket stb. Vannak azonban bizonyos korlátai, amelyeket a Microsoft Teams és egy dokumentumkezelési megoldás integrációjával lehet leginkább leküzdeni. A legkézenfekvőbb általában a SharePoint, ami a Microsoft által kínált dokumentumkezelő platform. Az online SharePoint segítségével a Teams felhasználók kezelhetik a leggyakoribb dokumentumtípusokat, mint például a Word, az Excel vagy a Power Point. A Microsoft termékcsalád többi alkalmazásában lehetőség van dokumentumok tárolására, mappák létrehozására, amelyeket végül az online SharePointban tárolnak.

Az MS Teams és a SharePoint közötti munkafolyamat azonban nem folyamatos, mivel nincs kapcsolat a Microsoft SharePoint biztonsági szabályzata és a felhasználók által használt alkalmazások között. Ennek megoldásához integrálni kell a dokumentumkezelési feladatok elvégzéséhez szükséges jogosultságokat.

A Teams-ben megosztott és tárolt információk többsége dokumentum, az alkalmazás pedig számos csatornára van felosztva. Minden kommunikációs csatorna létrehoz egy mappát, amely a Microsoft SharePoint dokumentumtárához kapcsolódik, ide vezet a Teams Fájlok gombja. A böngészési élmény hiánya megnehezíti az integrált dokumentumtár megjelenítését és a dokumentumok azon halmazának megértését, amellyel a felhasználók egy csoportjának dolgoznia kell, ami olyan hibákhoz vezethet, mint például a dokumentumok duplikálása vagy a releváns információk elvesztése. Valójában az egyes dokumentumkezelő szakértők szerint a Microsoft Teams egyik legfőbb hiányossága az információk keresése és megtalálása során nyújtott gyenge teljesítmény.

Az MS Teams és a Microsoft SharePoint együttes használatának másik hátránya, hogy az archiválási és megőrzési szabályzat a Microsoft Office 365 összes alkalmazására kiterjed. Ez azt jelenti, hogy az archiválási terv korlátainak leküzdéséhez a szervezetnek egy másik alkalmazással való integrációra van szüksége a probléma megoldásához. De a legnagyobb kihívás, amellyel a végfelhasználó szembesül, az, hogy nem tudja, hogyan viselkedjen az egyre kifinomultabb munkakörnyezetben: Mikor kell új csapatot létrehozni? Mikor elég egy Teams kommunikációs csatorna? Nyilvános vagy privát legyen? Milyen dokumentumokat lehet tárolni a Teams-ben? Mi történik az információs fájlokkal és az érzékeny adatokkal?

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver a Microsoft Teams-el integrálva megoldja ezeket a hátrányokat

A dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi bármilyen típusú fájl online szerkesztését, nem csak a Microsoft Office csomaghoz tartozókat. Az OpenKM Live Edit rendszerének köszönhetően a fájl kiterjesztése nem jelent korlátozást. Az OpenKM verziókezelő rendszere megakadályozza a dokumentumok megkettőzését és elvesztését. Az előfizetéses szolgáltatás pedig az OpenKM-ben meghatározott kommunikációs csatornák tökéletes működését biztosítja.

Másrészt, ha egyidejű szerkesztést szeretne használni, az OpenKM Online Editor lehetővé teszi a fájlok online szerkesztését, még a Teams-ben szervezett értekezletek során is.

Az OpenKM biztonsági szabályzata a szervezet teljes dokumentumtárára vonatkozik. Sok vállalat az OpenKM-et választja, hogy egyetlen platformon központosítsa összes tartalmát; így a szervezet – egyéb előnyök mellett – tényleg naprakész azzal kapcsolatban, hogy milyen információkkal rendelkezik, azok hol vannak, ki férhet hozzá, és milyen feltételekkel. Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer alapkivitelben kínálja az Active Directory -val vagy az LDAP -val való integrációt, így, ha a vállalat már rendelkezik azokban az alkalmazásokban meghatározott hozzáférési szabályzattal, akkor nem kell megkettőznie azt a dokumentumkezelőben.

Az OpenKM másik előnye a személyre szabott automatikus feladatok létrehozásának lehetősége. Például, ha a felhasználók egy csoportja megbeszélést indít az MS Teams-ben, akkor az OpenKM-ben megadhatjuk azt az útvonalat, amelyen a munkacsoport által készített összes dokumentáció tárolva lesz. A biztonság meghatározása az OpenKM részletes szintjén lehetővé teszi a felhasználó dokumentumkezelési élményének meghatározását. Belső vagy külső felhasználók számára engedélyezhetjük a hozzáférést, írásvédett módban, szerkesztési joggal (mappákon, almappákon, vagy csak meghatározott fájlokon), központi biztonsági frissítési jogosultsággal - mappa, rekord, e-mail, dokumentum - törlés stb.

Az OpenKM egyik legjelentősebb előnye a felhasználók számára biztosított hatékony keresési lehetőség. Az OpenKM nagy teljesítményű keresőmotorja lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy bármilyen információt megtaláljanak számos tényező alapján: szövegrészletek, kulcsszavak, kategóriák, metaadatok stb. A dokumentumkezelő keresőmotorja hozzáférést biztosít a tartalomhoz kapcsolódó összes információhoz: jegyzetek, metaadatok, előzmények, auditálás és más tartalmakkal való kapcsolatok; még azt is láthatjuk, hogy az adott fájl egy munkafolyamat része-e. Az OpenKM tartalmaz egy munkafolyamat-motort, amely képes kezelni a legösszetettebb munkafolyamatokat, amelyek bármely Teams-ben végrehajtott projekt részét képezhetik. A keresési feladatokat megkönnyíthetjük azzal is, hogy "tárolt kereséseket" hozhatunk létre a leggyakoribb lekérdezésekre általános szinten vagy akár egy listát személyes szinten. Az OpenKM egyéb funkciói, mint például a jelentések vagy a kereső agent-ek egy dokumentációs esemény bekövetkezésekor a felhasználók számára érdekes információkat szolgáltatnak.

Emelje ki azt a fájltervet is, amelyet a vállalat az OpenKM segítségével megvalósíthat. A dokumentumkezelő rendszer tartalmaz egy archiválási modult, amely lehetővé teszi a szervezet számára, hogy meghatározza azt az archiválási, kiürítési vagy végső selejtezési szabályzatot, amely a legjobban megfelel a vonatkozó előírásoknak vagy törvényeknek. Az archiválási terv nagy segítséget jelent a megfelelőség és az információk irányításának megkönnyítésében a vállalaton belül.

A felhasználók megfelelő tájékoztatása érdekében a működési útmutatókról és a vállalat dokumentumkezelési tervéről az OpenKM az OpenKM Academy online képzési platformot biztosítja, amely megkönnyíti a felhasználók számára a dokumentumkezelő szoftverek használatát a mindennapi tevékenységeik során. Ne feledje, hogy a felhasználók számára nehézkes lehet alkalmazást alkalmazás után megnyitni, hogy megtalálják a szükséges információkat. Így azzal, hogy az OpenKM-et globális munkaplatformként kínáljuk nekik, biztonságot és megbízhatóságot nyújtunk nekik, amelyre szükségük van feladataik teljesítéséhez.

Amennyiben bővebb tájékoztatásra van szüksége az OpenKM és az MS Teams integrációjáról, keressen minket elérhetőségeink egyikén.

 

Kapcsolatfelvétel

Általános információk

Respondeo Kft.

Email:
email
Telefonszám:
+36 20 449 0363 ( Hungary )
Központ:
H-9061, Vámosszabadi, Újtelep Utca 30.

Hungary: Kérlek hívj +36 20 449 0363.
Munkarend:
Hétfő - Péntek: 08:00 - 16:00 CEST sürgős segítség kérése. Jelenleg Csütörtök 04:46 am óra van itt: Győr-Moson-Sopron, Magyarország.

OpenKM világszerte:

Brazil: https://www.openkm.com.br
France: https://www.openkm.fr
Germany: https://www.openkm.de
Greece: https://www.openkm.gr
Hungary: https://www.openkm.hu
Indonesia: https://www.openkm.id
Italy: https://www.openkm.it
Malaysia: https://www.openkm.my
Middle East: https://www.openkm.me
North Africa: https://www.openkm.me
Poland: https://www.openkm.pl
Romania: https://www.openkm.ro
Serbia: https://www.openkm.rs
Spain: https://www.openkm.com
USA: https://www.openkm.us