A dokumentumkezelő rendszerek kihívásai

A dokumentumkezelő rendszerek kihívásai

Írta Amanda Lancaster 2021 október 1-én

Szeretne sikeres vállalkozást vezetni? Akkor, fedezze fel a modern dokumentumkezelő rendszerek lehetséges nehézségeit, és tegyen meg mindent ezek elkerülése érdekében.

Hiszen van rá menedzsment megoldás.

Dokumentumkezelési kihívások: A dokumentumkezelő rendszerek legfőbb akadályai

Nem titok, hogy minden vállalatnál rengeteg papírmunka keletkezik. Ezeket a dokumentumokat rendben kell tartani és megfelelően kell tudni rendezni. A digitális rendszerek gyors fejlesztésének köszönhetően, manapság a vállalkozásoknak már számos lehetőségük van arra, hogy a keletkezett papírmunkát körültekintően kezeljék és a fontos dokumentumok elvesztésének kockázatát csökkentsék. Pontosan ezért a dokumentumkezelő rendszer minden vállalati infrastruktúra kulcsfontosságú része. Ennek ellenére a legújabb DMS rendszereknek is számos kihívással kell szembenézniük. Nézzük meg őket közelebbről.

Következetesség

A szervezetek számára az egyik legnagyobb kihívást a dokumentumok tárolása jelenti, különösen akkor, ha sok van belőlük. Az alkalmazottaktól ugyan elvárható, hogy valamilyen hatékony módszert alkalmazzanak a dokumentumok DMS-be történő rögzítésekor. Ugyanakkor ne feledjük, hogy a DMS nem működhet következetesség nélkül. Egyszerűen fogalmazva, nem lesz könnyű a rendszert megfelelően működtetni, ha a dokumentumokat nem következetesen töltik ki, indexelik és természetesen rendszerezik. A dokumentumokkal kapcsolatos problémák nap mint nap rengeteg értékes időt emésztenek fel.

Ezért kulcsfontosságú, hogy a dolgozókat kiképezzük egy új dokumentumkezelő rendszer használatba vétele előtt. Az alkalmazottaknak meg kell érteniük a rendszer minden munkafolyamatát és funkcióját, hogy megfelelően használhassák.

A fejlesztőknek egyetlen folyamatot kell követniük a különböző tevékenységekhez. Mindez hozzájárul a munkafolyamat automatizáláshoz.

Biztonság

A dokumentumkezelési kihívások sokfélék lehetnek és a helyzet nagyon hirtelen komollyá válhat, amint adatlopás vagy szivárgás gyanúja merül fel. A pénzügyi rendszer tönkretétele mellett a vállalat azzal a kockázattal is számolhat, hogy elveszíti a jó hírnevét és ügyfeleit is. A jogszabályok betartása várhatóan szigorodni fog, mivel a cégeknek a biztonsági kérdésekre sokkal nagyobb hangsúlyt kell fektetniük. Ha a vállalatvezetés nem tesz megfelelő erőfeszítéseket a biztonság garantálása érdekében, akkor nagy a kockázata a rosszindulatú támadásoknak.

Integráció

A harmadik kihívás, amellyel egy DMS szembesülhet, az a szervezeten belüli más alkalmazásokkal való integráció, például: ERP. Néha pont az integrációs képességek okoznak azonban nehézségeket. Például, ha a vállalat integrálni kívánja az e-mail szolgáltatását a dokumentumkezelő rendszerbe, de ezt a legtöbb DMS szolgáltató nem engedélyezi vagy teszi lehetővé, akkor egy integrációs probléma lép fel. Fontos megjegyezni, hogy a biztosított szolgáltatások széles skálája lehetővé teszi a hatékonyság és a teljesítmény növelését, ezért érdemes olyan szolgáltatót választani, akinek a terméke maximálisan megfelel az Ön elvárásainak.

Végrehajtás

Nem elég egy dokumentumkezelő rendszert telepíteni a vállalaton belül minden munkahelyre. Minden rendszernek vannak bizonyos nehézségei. Ezért kulcsfontosságú annak biztosítása, hogy minden alkalmazott megfelelően használja. A vezetőségnek ellenőriznie kell, hogy a felhasználók képesek-e gyorsan és zökkenőmentesen elvégezni a DMS alapvető feladatait. Az lenne a leghatékonyabb, ha tartanának csoportos megbeszéléseket, szemináriumokat, kérdezz-felelek beszélgetéseket a dolgozók számára egy új dokumentumkezelő rendszer bevezetésénél. Miután elmagyarázták a DMS előnyeit, az alkalmazottak készek lesznek vele dolgozni.

Hogyan lehet megbirkózni a dokumentumkezelési kihívásokkal?

Néhány vállalatnak sok időt kell elpazarolnia a fent említett nehézségek leküzdésére, amíg el nem kezdik használni a tartalomkezelést. Az Ön által vezetett vállalat méretétől függetlenül, létfontosságú a megfelelő dokumentumkezelési terv beállítása és a DMS használatának teljes folyamatával kapcsolatos kockázatok minimalizálása. Egy ilyen terv magába foglalja az összes rendelkezésre álló papír ellenőrzését és digitalizálását, a megfelelő szoftverplatform kiválasztását az írási szolgáltatások folytatásához, az ECM szoftver megvásárlását és az összes alkalmazás áttelepítését.

Hogyan lehet hatékony a DMS: menedzsment megoldás

A DMS technológia szkennerek, illetve különböző szoftvereket segítségével képes megőrizni a dokumentumok és a hozzájuk kapcsolódó adatok digitális másolatát. Ezen megoldás helyes használatával, elkerülheti azokat a nehézségeket, amelyekkel a legtöbb vállalat a mai napig szembesül, mint például:

• A megfelelő dokumentumok nehézkes megtalálása. Gyakran az ember sok időt veszteget egy konkrét dokumentum megtalálására. A DMS nem csak ebben segít, hanem biztosítja, hogy minden dokumentum rendezett legyen. Ennek eredményeként a dolgozók gyorsan és könnyedén megtalálhatják a szükséges fájlokat.
• Munkavégzés a helytelen vagy elavult fájlverziókon. A legfrissebb statisztikák szerint az emberek gyakran esnek abba a hibába, hogy nem a megfelelő dokumentumon dolgoztak. Az ilyen dolgok azért történnek, mert az ügyfelek vagy kollégák a rossz verziót küldték el. A DMS segítségével könnyen ellenőrizheti a módosításokat és az aktuális verziókat.
• A teljesítmény csökkenése és az előírásoknak való megfelelés. Most már tudjuk, hogy sok időt veszíthetünk, ha a rossz dokumentumon dolgozunk és nem a megfelelő módon keressük a szükséges dokumentumokat. Ez jelentősen rontja a dolgozók teljesítményét, és a helyzet leküzdésének egyetlen módja a megfelelő dokumentumkezelő rendszer bevezetése.
• Munkavállalói frusztráció. A dokumentumokkal kapcsolatos problémák az alkalmazottak teljesítményének csökkenéséhez vezethetnek, és hozzájárulhatnak az általános feszültséghez és elégedetlenséghez. A legtöbb szakember egyetért abban, hogy rosszul szervezett rendszerekkel dolgozni még rosszabb, mintha elvesztenénk a lakáskulcsot.
• Kisegítő lehetőségek és munkafolyamat-automatizálás. A hagyományos papírmunkával sok probléma adódhat, ha valaki nincs a közelben, de az aláírása kötelező. Nincs mit tenni, mint várni, amíg az illető visszajön. Más a helyzet, ha modern dokumentumkezelő rendszerrel dolgozunk. A tartalomkezelés lehetővé teszi a fájl frissítését és módosítását a szükséges személy aktuális tartózkodási helyétől függetlenül. Ily módon akkor is tovább léphet, ha az illető egy másik kontinensen a hegyekben túrázik.

Összegezve

A dokumentumkezelő rendszerek napjainkban egyre változatosabbak. Ez azt jelenti, hogy minden vállalat könnyen megtalálhatja a rendelkezésre álló DMS-k között az elvárásainak megfelelőt. Ennek ellenére a vállalatoknak figyelembe kell vennie a lehetséges kihívásokat, mielőtt kiválasztják a menedzsment szoftvert. A menedzsment megoldásnak megbízhatónak, biztonságosnak kell lennie, és lehetővé kell tennie, hogy minden versenytársat maga mögött hagyjon.

A szerzőről: Amanda Lancaster PR menedzser, aki az resumewritingservice-nél dolgozik. Amanda 2014 óta nyújt önéletrajzírási szolgáltatásokat. Tartalomkészítőként is ismert.