5 gyakorlati AI-felhasználási mód a munkavállalói dokumentumok életciklusának javítására

5 gyakorlati AI-felhasználási mód a munkavállalói dokumentumok életciklusának javítására

 Írta: Ana Canteli, 2025. május 15.

A mesterséges intelligencia technológiája átalakítja a munkahelyeket, és az egyik leglátványosabb hatása az iratkezelés területén érezhető. A mai szervezeteknek ugyanis hatalmas mennyiségű adatot és dokumentumot kell kezelniük, amelyek a szervezet egyes tagjainak a vállalatnál töltött teljes ideje alatt keletkezhetnek. A toborzástól a kiléptetésig az emberi erőforrások minden szakasza érzékeny, ismétlődő adatokkal dolgozik, amelyek hajlamosak a hibákra. Itt lépnek be a mesterséges intelligencia eszközei.

OpenKM mint átfogó dokumentumkezelő megoldás

Azok számára, akik szeretnék kihasználni az MI nyújtotta előnyöket az iratkezelésben, az OpenKM ideális platformot kínál. Ez a helyben telepíthető vagy felhőalapú megoldás lehetővé teszi az összes munkavállalói dokumentum központosítását egy biztonságos, rugalmas és skálázható környezetben. Robotic Process Automation (RPA) eszközökkel, digitális aláírási rendszerekkel és távoli kézzel írt aláírás-technológiákkal is kompatibilis (különösen hasznos azoknak az aláíróknak, akik nem rendelkeznek digitális tanúsítvánnyal), így teljesen digitális, papírmentes dokumentumfolyamatok valósíthatók meg.

Az OpenKM emellett fejlett dokumentumfeldolgozási funkciókat kínál, mint például OCR (optikai karakterfelismerés), automatizált szabályok és intelligens keresőrendszerek, amelyek megkönnyítik az adatok kinyerését, a felesleges manuális feladatok kiszűrését és a redundanciák kiküszöbölését. Ez átalakítja az adminisztratív munkafolyamatokat, és optimalizálja a munkavállalói életciklus minden szakaszának kezelését.

Oktatási szolgáltatások minden felhasználói szintre

Az OpenKM egyik legfontosabb megkülönböztető jegye, hogy nagy hangsúlyt fektet a munkavállalók és a rendszer valamennyi felhasználójának élményére. Az OpenKM Academy platformon keresztül elérhető képzési szolgáltatásai révén a vállalat különböző profilokra szabott oktatási programokat kínál – az operatív felhasználóktól egészen a rendszergazdákig. Ez megkönnyíti a rendszer elfogadását, növeli a csapat önállóságát, és csökkenti az emberi beavatkozást az automatizálható folyamatokban. Ennek eredményeként javul a termelékenység, és nagyobb hozzáadott érték keletkezik a szervezet számára.

Az alábbiakban bemutatunk öt gyakorlati példát arra, hogyan segíti az MI az OpenKM rendszerben a hatékonyság növelését, az ismétlődő feladatok automatizálását és a munkavállalói dokumentumok kezelésének optimalizálását:

1. Dokumentumok automatikus osztályozása

A HR tudásmenedzsment egyik fő kihívása a munkavállalói dokumentumok rendszerezése. A természetes nyelvfeldolgozás (NLP) és a gépi tanulás révén a mai rendszerek képesek elemezni az adatokat, és emberi beavatkozás nélkül osztályozni a dokumentumokat típus szerint (pl. szerződések, igazolások, bérjegyzékek, űrlapok). Ez az intelligens automatizálás csökkenti az adminisztratív feladatokra fordított időt és javítja az információk pontos tárolását.

2. Adatkinyerés önéletrajzokból és űrlapokból

A toborzási folyamat során számos önéletrajzot és jelentkezést kell feldolgozni. Az optikai karakterfelismeréssel (OCR) és adatkinyerési képességekkel rendelkező eszközök révén az MI rendszerek képesek olvasni a strukturálatlan dokumentumokat, kinyerni a kulcsadatokat (tapasztalat, végzettség, készségek stb.), és ezeket HR-adatbázisokba betölteni. Ez időt takarít meg, automatizálja a feladatokat, és növeli a toborzási csapat hatékonyságát, lehetővé téve számukra, hogy magasabb hozzáadott értékű munkákra koncentráljanak.

3. Duplikált és elavult verziók felismerése

Számos dokumentumtároló rendszerben előfordulnak ismétlődő vagy elavult fájlok. Az MI alkalmazások képesek azonosítani a dokumentumokat metaadatok, ismétlődő tartalmak vagy szemantikai egyezések alapján, így jelzik a lehetséges duplikátumokat. Ez javítja a dokumentumtár minőségét, és jelentősen csökkenti a hibák vagy félreértések kockázatát auditok vagy jogi ellenőrzések során.

4. Szerződéslejárati és jogi határidők figyelése

Az MI prediktív elemzésekre és automatikus értesítések generálására is alkalmas. Például képes figyelni a munkaszerződések, igazolások, orvosi alkalmasságok, engedélyek vagy jogosítványok érvényességét, és lejárat előtt értesítést küld. Ez kulcsfontosságú a jogi megfelelőség biztosításához, és javítja mind a dolgozók, mind a HR-osztály élményét, mivel megelőzi a büntetéseket és automatizálja az ismétlődő feladatokat.

5. Munkafolyamatok automatizálása kulcsfontosságú folyamatokban

Végül az MI lehetővé teszi a dokumentumfolyamatok teljes automatizálását – a szerződésgenerálástól az aláíráskezelésig. Digitális aláírási rendszerekkel és felhőalapú platformokkal integrálva a munkafolyamatok átalakíthatók, és megszüntethető a nyomtatás vagy a fizikai dokumentumkezelés szükségessége. Ez növeli a hatékonyságot, csökkenti a manuális munkát, és növeli a dolgozók elégedettségét a modernebb és felhasználóbarát folyamatok révén.

Záró gondolatok

A folyamatok automatizálása MI segítségével nemcsak az ismétlődő feladatokat váltja ki, hanem javítja a termelékenységet, optimalizálja a kezelést, és növeli a hatékonyságot a munkavállalói dokumentumok adminisztrációjában. Az MI által támogatott dokumentumfeldolgozás lehetővé teszi a vállalatok számára a történelmi adatok hasznosítását, a manuális munka csökkentését és az üzleti folyamatok hozzáadott értékének növelését.

Ahogy ezek az eszközök egyre hozzáférhetőbbé válnak, egyre több szervezet képes lesz alkalmazni ezt az intelligens automatizálást, hogy alkalmazkodjon a folyamatosan változó munkahelyi környezethez. A megfelelő eszközök kiválasztása valódi különbséget jelenthet a munkavállalói élmény javításában és az üzleti versenyképesség fenntartásában.

Fontos hangsúlyozni, hogy az MI nem helyettesíti a szakembereket, hanem csökkenti az emberi beavatkozást az alacsony hozzáadott értékű feladatokban, és erőforrásokat szabadít fel a tartalomkészítés, stratégiaalkotás és innováció számára. A technológiába való befektetés a dokumentumkezelés és a szervezet jövőjébe való befektetést jelenti.

Szeretné fejleszteni a munkavállalói dokumentumok kezelését?

Ismerje meg, hogyan segíthet az OpenKM a folyamatok automatizálásában, a megfelelőség biztosításában és csapata hatékonyságának növelésében. Vegye fel velünk a kapcsolatot egy személyre szabott bemutatóért, és kezdje el átalakítani dokumentumkezelését még ma!